¶ Diagnóstico Situacional
Analisado e elaborado pelo time Amazonas
| Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária - SEPAT | Última Alteração | Versão | |
| Cliente: |
Hannyeller Bragado Alecrim Gerência de Regularização Fundiária Urbana |
18/08/2020 |
2.0 |
| Product Owner: | Victor Ranieli Bernardino de Azevedo | ||
INTRODUÇÃO
O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de web site para a SEPAT Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade do desenvolvimento, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.
O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema, que compreende o cadastro do requerente, inclusão de documentos, permitindo o acompanhamento da etapa inicial de regularização fundiária urbana. Compete ao órgão a fiscalização e a regularização fundiária rural e urbana do estado. Segundo a Superintendência, recentemente o número de emissão de títulos reduziu em consequência da falta de documento legível ou desatualizado entregue pelo requerente na etapa inicial do processo, o que tem causado a demora na entrega de títulos, indicando que provavelmente os procedimentos não estão adequados (ou poderiam ser melhores).
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:
- Entrevista técnica: Foi realizada entrevista semi-estruturada com os stakeholders do projeto;
- Aplicação de Survey com os municípios, a fim de validar a solução apresentada;
- Levantamento de dados qualitativos e quantitativos;
- Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Instituição. Nesse arcabouço estão incluídas questionários aplicados ao projeto, dentre outros.
O projeto de regularização “Titulo Já” do estado de Rondônia e o projeto em parceria com o Governo Federal “Papel Passado” estão em execução desde de 2014 e visarão atender a lei estadual 2.910/2012, os dois contemplam 23 municípios e um total de 41.015 mil títulos conveniados.
Fonte: Gerência de Regularização Fundiária Urbana
Total de 31.409 lotes do programa "titulo já" somando um total de R$ 2.446.850,00 em convênios e 9.609 títulos do "Papel Passado" repassado pelo governo federal somando R$ 1.775.057,07 reais.
O projeto está sendo monitorado pela Casa Civil e está dentro das prioridades do plano estratégico de estado 2019-2022, no eixo de Meio Ambiente e Desenvolvimento Territorial, na 1ª Batalha que visa Promover a Regularização de Terra para Todos tendo como Resultados-Chave;
- Titular de Lotes Rurais e Urbanos, a meta minima para o ano de 2020 é de 3 mil títulos;
O total de títulos entregues não foi informado até o momento pelo solicitante.
As prefeituras que participam dos projetos executam seus processos de forma física aplicando padrão estabelecido pela SEPAT, divergem apenas a organização do fluxo das atividades, o que resultam para alguns municípios as entregas dos títulos de forma mais célere aos requerentes. No entanto o município de Porto Velho difere-se na sua regularização fundiária, controlado e executado diretamente pela Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária.
ANÁLISE QUALITATIVA
O questionário com 22 perguntas referente aos habilitadores do processo foi solicitado através de oficio via SEI, informações qualitativas estruturadas em habilitadores do processo, focadas na estrutura organizacional, equipe e fluxo de trabalho e quantitativas, a fim de confirmar a progressão do processo. Dos 23 municípios envolvidos no projeto, 11 responderam as solicitações qualitativos, são eles: Ouro Preto do Oeste, Cerejeiras, Chupinguaia, Corumbiara, Espigão D'Oeste, Mirante da Serra, Rolim de Moura, Urupá, Vilhena, Guajará Mirim e Presidente Médici.
Fonte: Quadro 1- Questionário aplicado GDEV
Percebe-se no Quadro 1, que o órgão regulador vem atuando de forma amigável e flexível, o que gera admiração dos municípios conveniados, porém foi nítido durante as entrevistas e na análise, a necessidade de planejamento dos envolvidos, o estabelecimento de prazos para entrega de títulos, o cumprimento de metas e um controle maior e mais duro no cumprimento de metas e envio de informações.
Fonte: Quadro 2 - Questionário aplicado GDEV
Conforme apresentado no quadro 2, é notório que 46% dos respondentes julgam que as análises dos envolvidos externos, tem tornado o processo moroso, 27% apontam ainda que a falta de entrega de documentação do requerente tem gerado atrasos na entrega do título. Em aprofundamento nos motivos do requerente não entregar a documentação necessária estão a dificuldade em apresentar comprovante de renda, o contrato de compra e venda do imóvel e o documento de registro no Cadastro Único. Não foi possível checar até o momento o quantitativo de processo pendentes por falta de documentação.
Fonte: Quadro 3 - Questionário aplicado GDEV
Foi questionado quanto as atividades não necessárias no processo conforme quadro - 3, afirmaram 60% que há uma burocracia na entrega de documentos, conforme apresentado no escopo do processo, o que gera demora no andamento do processo. Alguns municípios apresentam como proposta a exclusão do parecer da unidade de assistência social, pois os dados são extraídos do banco de cadastro único.
Fonte: Quadro 4 - Questionário aplicado GDEV
Todos os respondentes realizam o andamento do processo de forma física, e 27% controlam suas informações de forma manual, 27% utilizam o Excel e 37% o protocolo web. Outros dados estatísticos são solicitados pela SEPAT anualmente devendo ser entregues em modelo de quadro sinótico. Durante investigação foi solicitado os quadros, foram apresentado somente 5 quadros atualizados do ano de 2020.
Fonte: Quadro 5 - Questionário aplicado GDEV
Das prefeituras 73% apresentam que a forma de trabalho tem dificultado a agilidade do processo, 100% afirmam que cumprem as regras estabelecidas em regulamento, apesar de haver somente a lei 2910 de 3 de dezembro de 2012 e o contrato de convênio assinado entre municípios e estado. Outras informações sem muita relevância, são a afirmação que há técnicos profissionais suficiente e estrutura para atender as demandas da unidade.
ANÁLISE QUANTITATIVA
Os dados quantitativos foram tabulados, dos 23 municípios apenas 8 responderam, Cabixi, Cerejeiras, Chupinguaia, Espigão d'Oeste, Santa Luzia, Vale do Paraíso, Vilhena e Corumbiara. Foi solicitado dados das demandas de entradas e saídas nos municípios, com a finalidade de avaliar o desempenho da fila de processos, média de clientes envolvidos no fluxo e tempo médio de espera, alem de validar o numero de processos paralisados por falta de documentos do requerente. Infelizmente os municípios que responderam tiveram dificuldades em coletar os dados o que comprometeu a avaliação de entrada e saída no processo.
Conforme apresentado no gráfico, é perceptível uma dificuldade em conclusão dos processos e entrega de títulos, os convênios foram firmados na maioria em 2013 ou 2017, Vilhena entregou apenas 10,60% do total de lotes, santa Luzia 48,6%, Espigão 7,28%, Chupinguaia 0,94%, Cerejeiras 36,91%, Cabixi 31,25% e Corumbiara 34,23%. Para que não se gerem duvidas, lote conforme lei Lei 6.766, de 1979, no artigo 2º, parágrafo 4º da lei em questão, o lote é definido como “o terreno servido de infraestrutura básica cujas dimensões atendam aos índices urbanísticos definidos pelo plano diretor ou pela lei municipal para a zona em que se situa”.
Com a finalidade de validar o problema de processos pendentes por falta de documentação do requerente, foi solicitado o levantamento destes. Conforme apresentado no gráfico existem processos pendentes, porem não chegam a 100 processos dentro do prazo de 3 anos, se excluirmos Santa Luzia. O município de Santa Luzia realizou ao chamamento de regularização fundiária no final de 2019, devido ao período de calamidade publica todos os processos encontram se pendentes, o que pode ser um equivoco no preenchimento da solicitação.
Foram solicitados dados quanto aos processos paralisados devido a dificuldades com falta de profissionais ou pendencias técnicas de topografia, vistoria no imóvel, estudos técnicos ambientais e seu respectivo ano. Dos 8 respondentes, 4 apresentam processos paralisados desde de 2015 somando um total de 233 processos paralisados por dificuldades técnicas dentro das prefeituras.
Foi validado a ideia de um web site para inserção de documentos com os clientes-cidadãos do processo, 90% dos 118 respondentes informaram que usariam o site.
ESCOPO DO PROCESSO
| S | I | P | O | C |
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Cidadão requerente
Prefeitura |
Documentos entregues pelo requerente: •RG e CPF, • certidão de nascimento (se for solteiro), • certidão de casamento, •certidão de óbito (se for viúvo), comprovante de renda, • comprovante de endereço, • comprovação de posse (contrato de compra e venda ou termo de doação), •cópia do carnê de IPTU, • folha resumo do CadUnico. Juntada de documento da prefeitura •Cadastro Físico, • Planta e Memorial descritivo, •Certidão Negativa de débitos de IPTU |
solicitar regularização | Check list analisado e juntada de peças técnicas (mapa e memorial) realizado | assistente social municipal |
| assistente social municipal |
•Formulário socioeconômico •Analise dos documentos pessoais •Consulta cad. único |
Emitir parecer social | Parecer social emitido |
•Prefeitura •PGE ou PGM |
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•Prefeitura •PGE ou PGM |
Analise dos documentos, planta e memorial | Emitir parecer jurídico | Parecer Jurídico emitido | Prefeitura |
| Prefeitura |
•Mapas memoriais por lote individual •Projeto de regularização •Matricula do lote •Assinatura: Requisitante, Prefeito, Superintendente da SEPAT e Governador •Registo do titulo com as assinaturas em cartório |
Emitir titulo |
Solenidade Titulo entregue |
Cidadão requerente |
Em entrevista feito por videoconferência com a gerente do projeto Hannyeller Bragado Alecrim, a mesma defende a importância do projeto, sendo que atualmente o procedimento é feito físico e o prazo de toda tramitação para emissão do titulo ocorre entre 12 meses a 18 meses.
CONCLUSÃO
A solicitação surgiu da necessidade de auxiliar na entrega de documentos dos requerente, apesar da hipótese ser validada para o cidadão, não facilitará a entrega de documentos, já que segundo os respondentes a dificuldade do requerente esta em ter o documento que comprove renda e o contrato de compra e venda.
Relatamos ainda que os atores envolvidos no processo não fazem parte da competência de Estado o que dificulta qualquer planejamento ou interferência no fluxo dos municípios.
Ressaltamos que assim como as dificuldades de analisar os quadros sinóticos, houve dificuldade na coleta de dados qualitativos e quantitativos, os prazos estabelecidos não surtiram efeito na entrega dos dados. O interesse da Superintendência no projeto, ficou visível com a falta de entrega dos dados de Porto velho onde o órgão atua diretamente.
Por se tratar de projeto prioritário de Estado, sugerimos o desenvolvimento, gerando dados para tomada de decisão e controle das solicitações geradas. Desde já deixamos claro que a construção de um sistema trará controle dos processos, mas não haverá ganhos quanto ao cumprimento das metas estabelecidos em convênios ou celeridade sem o devido acompanhamento e decisão com os dados extraídos.