¶ Solicitando novas Unidades e Departamentos
Criação de novo setor ou definição de nova comissão? Saiba como solicitar novas unidades ou departamentos e tenha acesso a recursos, como unidade de processo Sei!, lotação de servidores e alocação de bens permanente e material de consumo, cuja gestão depende diretamentamente do organograma.
#FicaDica: Este manual está disponível na criação de Solicitações no Módulo de Organograma do e-Estado: acesse-o pelo botão (?) Ajuda que consta na parte superior da tela!
¶ Criar estrutura: nova solicitação
No Módulo de Organograma (Organograma) do e-Estado, acesso o Menu Solicitações (submenu Criação) para visualizar e criar uma novas solicitações.
Para criação de novas unidades ou departamentos existem dois tipos de solicitação. Confira:
- Criação de Nova Estrutura Organizacional: a solicitação vem em branco. Nesse caso é necessário criar uma unidade e então montar sua hierarquia; e,
- Complementar / Adicionar à Estrutura Atual: a solitação traz a hierarquia atual. Nessa caso basta selecionar a ramificação da hierarquia desejada e adicionar a nova unidade ou departamento.
Atenção! Não é possível editar qualquer item da hierarquia quando da criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!
Para criar uma nova solicitação, clica no botão + Adicionar na barra de contexto (barra verde) e preencha o formulário que se abre com as seguintes informações:
Unidade: Selecione a unidade que servirá como base da solicitação. No caso de solicitação do tipo Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, a hierarquia a ser exibida será da unidade selecionada;
Tipo de solicitação: Escolha Criação de Nova Estrutura Organizacional ou Complementar / Adicionar à Estrutura Atual, conforme explicado acima;
Tipo de normatização: Escolha o tipo de norma que fundamenta a solicitação: Lei, Decreto ou outro ato interno (Resolução, Regimento Interno, etc.);
Número da norma: Número do Ato Administrativo;
Data da norma: Data do Ato Administrativo;
Número do DOE: Número do Diário Oficial do Estado;
Data do DOE: Data de publicação do DOE;
Página do DOE: Página DOE onde está publicado a norma. A página do DOE é um dado opcional;
Link do DOE: Link para a página do DOE. O link do DOE é um dado opcional.
Veja abaixo como é simples criar uma nova solicitação.
¶ Detalhando uma solicitação
Após a criação da solicitação, a página de detalhes é carregada exibindo as informações cadastradas no momento da criação.
Tome nota! A Estrutura Organizacional (Organograma) da unidade escolhida no momento da criação da solicitação também é exibido para fins de exploração, exceto quando o tipo da solicitação for Criação de Nova Estrutura Organizacional.
Tenha um panorama da tela de detalhes com a animação abaixo.
Como se percebe na animação acima, a barra de contexto da tela (barra verde) é composta pelos seguintes botões de ação:
- Voltar: volta a lista de solicitações;
- Editar: dados da norma/base legal da solicitação;
- Enviar para análise: envia a solicitação para a análise de um homologador;
- Arquivar: arquiva a solicitação;
- Nova Unidade: adiciona uma nova unidade;
- Novo Departamento: adiciona um novo departamento;
- Histórico: exibe o histórico de movimentação da solicitação.
¶ Editando a solicitação: norma/base legal
Para editar uma solicitação, clica no botão Editar na barra de contexto da tela de detalhes da solicitação.
Edite os dados relativos à norma, bem como os de sua publicação, e clica em salvar.
Atenção! Dados relativos a unidade, tipo de solicitação e tipo de normatização não são editáveis.
¶ Unidade: criando novas
Basicamente há duas formas de se criar novas unidades: a partir da barra de contexto ou a partir da organograma.
Tome nota! A Criação de unidades a partir do organograma tem algumas peculiaridades.
Ao criar uma unidade a partir de outra no organograma, esta será definida como unidade pai da nova. A nova unidade também herdará da unidade pai, a instituição; isso serve pra manter a hierarquia e subordinação.
No caso de solicitações do tipo Criação de Nova Estrutura Organizacional, a primeira unidade deverá ser criada obrigatoriamente pela barra de contexto, uma vez que, nesse tipo de solicitação, não há um organograma incialmente pra exibir / explorar.
Idependentemente da forma de criação de unidade e tipo de solicitação, o formulário de cadastro de novas unidades é o mesmo.
O formulário contem 4 etapas: 1. Identificação; 2. Normatização; 3. Parâmetros e 4. Endereço.
¶ Identificação: nome, sigla e subordinação
Nessa etapa deverá ser informado a instituição, a unidade pai (Opcional), o nome, a sigla e o CNPJ (Opcional).
Veja abaixo o preenchimento das informações na Etapa 1. Identificação do formulário de criação de nova unidade inciado a partir da barra de contexto.
Como mencionado anteriormente, os dados de instituição e unidade pai vêm automaticamente preenchidos quando o formulário é iniciado a partir de uma unidade no organograma. Confira na animação abaixo!
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
¶ Normatização: base legal
Na segunda etapa deverá ser informado a base legal: tipo de normatização, número da norma e sua data de publicação. Vide animação acima!
Tome nota! Por padrão, a base legal será aquela informada quando da criação da solicitação. Caso sejam diferentes, encorajamos a criar solicitações distintas, uma pra cada norma.
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
¶ Parâmetros: dados complementares
Na terceira e penúltima etapa deverá ser preenchido as seguintes informações:
- Código orçamentário: o código que a unidade possui no sistema de gestão orçamentária, contábil e financeira;
- Unidade Gestora: marque quando for o caso;
- Unidade Orçamentária: marque quando for o caso;
- Unidade Staff: marque quando a unidade for de assessoramento, não estiver relacionada à ativididade-fim; e,
- Unidade Colegiada: quando a unidade for um órgão colegiado: comitê, junta, conselho, comissão, etc.
Uma ou mais opções poderão ser marcadas.
Atenção! Uma unidade gestora sempre será, também, uma unidade orçamentária; mas nem sempre o inverso.
Código orçamentário: caso não possua, informe 0 (zero).
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para avançar para a próxima etapa.
¶ Endereço: onde fica mesmo?
Na última etapa deverá ser informado os dados relativos ao endereço: CEP, rua, número, complemento (opcional), bairro, caixa postal (opcional), município.
Tome nota! Após informar o CEP, o sistema tentará preencher o restante do formulários com os dados dos Correios.
Após informar corretamente os dados, clique em continuar para concluir a criação da unidade.
¶ Unidades: editando informações
Após concluir o cadastro de criação de unidades, a tela de edição é exibida para conferência e edição de dados, inclusive para adição de contatos.
Porém, a qualquer momento, a tela de edição de unidade criada pode ser acessada a partir do organograma, clicando na unidade nova.
Atenção! A unidade criada na solicitação é indentificada com a etiqueta unidade nova. As unidades criadas antes da solicitação não podem ser editadas, nem excluídas, nas solicitações do tipo criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!
Ainda na tela de edição, é possível excluir uma unidade criada. Basta clicar no botão excluir da barra de contexto da tela de edição e confirmar a ação.
Perigo! Toda a estrutura da unidade (unidades filhas e departamentos) que porventura existir, será excluída. A ação é irreversível!
¶ Departamentos: criando novos
Criar departamento não difere muito da criação de unidades.
- Podem ser criados tanto pela barra de contexto da tela da solicitação, quanto pelo organograma;
- O formulário possui as mesmas 4 etapas;
- Na Etapa 1. Identificação, é necessário informar a unidade, o departamento pai (opcional), o nome e a sigla (opcional). Observações:
- Caso use uma unidade do organograma para criar um novo departamento, o campo de unidade virá preenchido; e,
- Caso use uma departamento do organograma para criar um novo departamento, os campos de unidade e de departamento pai virão preenchidos.
- Na Etapa 2. Normatização, os campos vêm preenchidos com os dados da norma/base legal informados quando da criação da solicitação.
- Na Etapa 3. Endereço, devem ser informados os mesmo dados exigidos para unidade, podendo ser igualmente prenchidos a parir do CEP informado.
- Na Etapa 4. Parâmetros, poderá complementar o cadastro do departamento com as seguintes informações:
- Unidade Administrativa: marque se o departamento goza de certa autonomia sobre sua gestão de pessoal e de patrimônio, embora dependa do orçamento da unidade pai, para execução de forma desconcentrada por assunto (tal como escolas, hospitais, delegacias, plantas fabris, etc.) ou territorialmente (tal como nos Esloc-Emater, Ulsav-Idaron, CRE's-Seduc, escritórios regionais-Sepog, etc.);
- Staff: caso seja de assessoramento, apoio, suporte e consultoria;
- Colegiado: caso seja um colégio de membros, tal como em: comissões, juntas, grupo de trabalho, comitê, conselho;
- Operacional: caso esteja no nível operacional da execução da atividade-fim;
- Tático: caso esteja no nível tático da execução da atividade-fim; e,
- Estratégico: caso esteja no nível estratégico do executivo.
- Após a última etapa, ao salvar, a tela de edição é exibida.
Veja a criação de um departamento a partir de outro no organograma.
¶ Departamento: Editando
Após concluir o cadastro de criação de departamento, a tela de edição é exibida para conferência e edição de dados, inclusive para adição de contatos.
Porém, a qualquer momento, a tela de edição do departamento criado pode ser acessada a partir do organograma, clicando no departamento novo.
Atenção! O departamento criado na solicitação é indentificado com a etiqueta departamento novo. Os departamentos criados antes da solicitação não podem ser editados, nem excluídos, nas solicitações do tipo criação. Saiba mais aqui sobre Alteração / Extinção na Estrutura Atual!
Ainda na tela de edição, é possível excluir um departamento criado. Basta clicar no botão excluir da barra de contexto da tela de edição e confirmar a ação.
Perigo! Toda a estrutura do departamento (departamentos filhos) que porventura existir, será excluída. A ação é irreversível!
¶ Enviar para análise: 🤞
Após criar todas as unidades e os departamentos desejados, clica no botão Enviar para análise na barra de contexto. Após confirmar a ação, a tela é atualizada com o status atual da solicitação.
Confira na animação abaixo.
Tome nota! Caso o Homologador ainda não tenha iniciado a análise, é possível cancelar o envio da solicitação reabrindo-a novamente para edição.
¶ Histórico: Conferindo movimentações
Por meio do histórico é possível consultar todas as movimentações e alterações de status da solicitação.
Na barra de contexto da tela de detalhes da solicitação, clica no botão Histórico para ter acesso às movimentações. Confira!
¶ Arquivar
Enquanto puder ser editada, uma solicitação pode ser arquivada; basta clicar no botão Arquivar da barra de contexto da tela de detalhes da solicitação.
Na animação abaixo é possível conferir o arquivamente e a consulta no histórico a ação do arquivamento.
Tome nota! As solicitações arquivadas ficam na lista de solicitações arquivadas.
Para acessar a lista de solicitações arquivadas, acesse o Menu Solicitações, Submenu Criação e depois o botão Arquivadas na barra de contexto.
¶ Solicitado: e agora?
Agora é só acompanhar a análise do homologador; mas, caso encontre alguma dificuldade, entre em contato com nosso time de atendimento por meio desse link (abertura de chamados) ou acesse aos demais Manuais e Tutoriais.
Ah! Ajude-nos a melhorar o Organograma enviando sua sugestão de melhoria nesse link (Que tal..., Que bom..., Que pena...).