Quando uma unidade organizacional muda de posição no organograma — por exemplo, ao deixar uma secretaria e passar a integrar outra — é necessário definir qual estratégia de migração será adotada.
Exemplo: a mudança do SINE da SEDEC para a SEAS.
De forma geral, existem duas abordagens possíveis, e a escolha dependerá principalmente da necessidade (ou não) de preservação do histórico processual no SEI!.
Esta é a forma preferencial e recomendada para a maioria dos casos.
Nessa abordagem, cria-se uma nova unidade no órgão de destino e, gradualmente, são transferidos os elementos administrativos, patrimoniais e sistêmicos da unidade de origem.
O fluxo recomendado é:
Criar no organograma do órgão de destino, usando no SEO – Sistema de Organograma do e-Estado., a nova unidade e, quando houver, suas subunidades.
Exemplo:
Transferir gradualmente os elementos vinculados à unidade de origem, observando os procedimentos administrativos e as regras de cada sistema.
Isso pode incluir:
Exemplo:
Transferir os elementos vinculados de SEDEC-SINE → SEAS-SINE.
Após a conclusão da transição e inexistindo pendências operacionais, solicitar a extinção da unidade anterior no SEO – Sistema de Organograma do e-Estado.
Essa abordagem é recomendada porque:
Em alguns cenários, a simples criação de uma nova unidade pode não ser suficiente.
Isso ocorre principalmente quando o histórico processual do SEI! é essencial para continuidade das atividades da unidade, já que usuários normalmente acessam apenas processos que:
Assim, uma unidade recém-criada pode não possuir acesso aos processos históricos anteriormente vinculados à unidade de origem.
Exemplo:
Ao criar SEAS-SINE, os usuários da nova unidade poderão não visualizar automaticamente processos anteriormente tramitados em SEDEC-SINE.
Nesses casos, poderá ser avaliada uma migração excepcional da unidade organizacional, preservando sua identidade histórica no sistema.
No entanto, esta abordagem deve ser tratada como medida excepcional, pois pode exigir:
Entre os riscos envolvidos estão:
Como regra geral:
Não precisa preservar histórico processual relevante do SEI!?
→ Utilize a Estratégia 1 (criação de nova unidade).
Precisa preservar histórico essencial para continuidade das atividades?
→ Avalie a Estratégia 2 (migração excepcional) junto à SETIC.
A migração de uma unidade organizacional exige cuidados específicos para evitar perda de acesso, inconsistências cadastrais e falhas nos registros institucionais.
Esta seção apresenta os procedimentos mínimos a serem observados durante a migração.
O e-RH possui natureza predominantemente cadastral (cartorária), ou seja, registra informações e vínculos, mas não executa automaticamente os atos administrativos.
Assim, a migração de uma unidade não substitui os procedimentos formais necessários para movimentação de servidores, tais como:
No e-RH, cada servidor pode possuir os seguintes vínculos organizacionais:
A unidade solicitante deverá informar, para cada servidor impactado, se:
A lista de departamentos do servidor será preservada, sendo necessária posterior atualização por meio do RH da unidade, conforme os procedimentos de relotação aplicáveis.
Importante: o RH setorial somente consegue visualizar servidores quando houver pelo menos uma das seguintes condições:
A SETIC fornecerá à unidade solicitante uma planilha contendo todos os servidores lotados nos departamentos afetados pela migração, para preenchimento das informações necessárias.
Modelo de planilha:
| Matrícula | CPF | Nome | Departamento | UG Pagamento | UG Vínculo | Manter UG Pagamento? (S/N) | Manter UG Vínculo? (S/N) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| - | - | - | - | - | - | - | - |
Para execução das movimentações pessoais, deverá ser informado o CPF de um usuário que deve possuir perfil «RH - Setorial», para ser utilizado nos registros das alterações no sistema.
Diferentemente do e-RH, o e-Pat é um sistema transacional, exigindo movimentações formais para transferência patrimonial.
Por esse motivo, a migração de unidade não pode ocorrer com bens vinculados aos departamentos afetados, sendo necessário realizar previamente as movimentações patrimoniais correspondentes.
Antes da migração, deverá ser realizada uma Transferência Interna de Bens, movendo todos os bens dos departamentos afetados para o departamento padrão da UG de origem.
O objetivo desta etapa é deixar os departamentos sem patrimônio vinculado, permitindo sua migração sem inconsistências no controle patrimonial.
Após a migração da estrutura organizacional, deverá ser realizada a Transferência Externa de Bens, movendo os bens do departamento padrão da UG de origem para o departamento padrão da UG de destino.
Por fim, deverá ser realizada uma Transferência Interna de Bens na UG de destino, redistribuindo os bens do departamento padrão da UG de destino para os departamentos da nova estrutura organizacional.
Para execução das movimentações patrimoniais, deverão ser informados:
a) o CPF de um usuário da UG de origem;
b) o CPF de um usuário da UG de destino.
c) ambos devem possuir o perfil «Patrimônio - Gestor», sendo utilizados para registro das movimentações e aceite das transferências no sistema.
Em regra, não é necessária nenhuma ação de tramitação processual para realização da migração da unidade.
Os processos existentes permanecerão preservados em seu histórico institucional, mantendo a rastreabilidade das ações anteriormente realizadas.
Observação: os novos processos passarão a tramitar com o código da nova unidade organizacional.
A unidade solicitante deverá informar se deseja manter ou alterar o órgão de acesso dos usuários que atualmente possuem permissão nas mesas das unidades afetadas.
Caso necessário, a SETIC disponibilizará planilha para preenchimento.
Modelo de planilha:
| CPF | Nome | Mesa | Manter Mesa? (S/N) | Manter Órgão de Acesso? (S/N) |
|---|---|---|---|---|
| - | - | - | - | - |
O procedimento de migração de Unidade Organizacional (UO) no Active Directory (AD) será definido em conjunto com a SETIC-COINFRA, observando as regras de autenticação, grupos de acesso e políticas de diretório aplicáveis.
Para execução da migração, algumas informações deverão ser levantadas previamente pela SETIC e outras encaminhadas pela unidade solicitante.
Após manifestação inicial da unidade interessada, a SETIC realizará o levantamento das informações abaixo e encaminhará as planilhas para validação e preenchimento pela solicitante:
A unidade interessada deverá encaminhar solicitação formal, preferencialmente via ofício, contendo:
ato legal que fundamenta a alteração organizacional;
identificação das unidades afetadas (departamentos, subunidades e mesas, quando aplicável);
data prevista para migração, observando prazo mínimo de 10 dias úteis para planejamento da execução pela SETIC;
identificação das UGs de origem e destino;
CPF dos usuários responsáveis pelos registros sistêmicos:
planilhas disponibilizadas pela SETIC devidamente preenchidas.
Solicitações incompletas ou encaminhadas sem as informações mínimas poderão ter sua execução postergada até regularização da documentação necessária.
Observação: migrações de maior complexidade, com grande volume de servidores, patrimônio ou mesas do SEI!, poderão demandar prazo adicional de planejamento e execução.
A migração de unidades organizacionais envolve impactos administrativos, patrimoniais e sistêmicos, devendo ser planejada previamente para evitar perda de acesso, inconsistências cadastrais e riscos operacionais. Em caso de dúvida, recomenda-se consulta prévia à SETIC antes da execução.