Apresentamos o fluxograma de solicitações e os papéis envolvidos no processo.
¶ Perfis: Quem?
No contexto das solicitações dentro do Organograma, há um perfil para cada um dos papéis dos envolvidos: o solicitador e o homologador
¶ Solicitador
Com um acesso mais restrito à uma unidade gestora, cabe ao solicitador:
- Criar a solicitação, tanto de alteração/extinção, quanto a de criação;
- Enviar para Análise, Reabrir e Arquivar uma solicitação;
- Informar a base legal da solicitação fidedignamente à publicação no DOE;
- Criar unidade e departamento, identificando-as (nome, sigla e subordinação) com as melhores práticas e convenção de nomenclaturas adotadas pelo Executivo;
- Complementar o cadastro de unidades e departamentos com endereço, contatos e dados de suas caracterizações; e,
- Prezar pela manutenção do organograma de sua unidade, extinguindo, criando ou alterando suas estruturas sempre que necessário.
Tome nota! O ideal é que tenha mais um usuário com o perfil de solicitador por unidade gestora.
¶ Homologador
Segundo o inciso XVIII, do Art.114-A, da Lei Complementar nº 965 de 20 de Dezembro de 2017, acrescido pela Lei Complementar nº 1.062 de 04 de junho de 2020, compete ao Órgão operador do Sistema Operacional de Governança Digital - SISDIG, a SETIC, in verbi:
XVII - estabelecer diretrizes técnicas, orientar, monitorar e deliberar sobre as propostas de criação e estruturação organizacional da Administração Direta, autárquica e fundacional;
Dessa forma, cabe ao Homologador, enquanto SETIC, deliberar e homologar as solicitações de criação, alteração e extinção de unidade e departamentos.
Quando julgar improcedente a solicitação, o homologador deve motivar a recusa, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos (Decreto de regulamentação do Organograma Estadual).
¶ Processo: como?
O processo é composto das seguintes atividades:
- Rascunhar: criação, alteração e desenho de nova estrutura organizacional, quando for o caso - pelo solicitador;
- Enviar: encaminhar para análise do homologador - pelo solicitador;
- Analisar: conferência do organograma contra a base legal - pelo homologador;
- Homologador: efetivação da solicitação com pendência - pelo homologador
- Recusar: devolução de uma solicitação com pendência - pelo homologador;
- Arquivar: inativação de uma solicitação a critério do solicitador - pelo solicitador.
¶ Fluxograma
A partir das atividades acima, podemos estruturar o fluxograma a seguir.
¶ Status
Com base no fluxograma, uma solicitação terá seu status alterado a depender das atividades envolvidas.
¶ Manuais e Tutoriais
Acesso aqui aos Manuais e Tutoriais sobre criação e homologação de solicitações.
Ah! Ajude-nos a aperfeiçoar ainda mais o Organograma enviando sua sugestão de melhoria nesse link (Que tal..., Que bom..., Que pena...).