¶ Manual de Homologação de Atualizações Cadastrais - Perfil RH
Informamos que o sistema Atualização Cadastral passou por reestruturação e mudanças no Layout. Além disso, algumas melhorias estão sendo implementadas, portanto, este o sistema e este manual estarão passando por atualizações durante os processos de implementação de melhorias.
¶ Introdução
Este manual é destinado aos servidores dos Recursos Humanos Setoriais do estado de Rondônia. Ele orienta sobre os procedimentos para realizar a homologação das atualizações cadastrais dos servidores.
O acesso ao Portal do Servidor é essencial para atribuir os perfis necessários para acessar os demais sistemas. Os usuários do sistema Atualização Cadastral devem sempre acessar pelo Portal do Servidor e, se necessário, através do sistema Meu Acesso.
Link de acesso ao Portal do Servidor: https://portaldoservidor.sistemas.ro.gov.br/
Link de acesso ao Meu Acesso: https://meuacesso.sistemas.ro.gov.br/
¶ Passo 1: Acesso ao Sistema
- Acesse Portal do servidor.
- Clique em Atualizar Cadastro para ser redirecionado ao sistema Atualização Cadastral.
¶ Passo 2: Acesso à Listagem de Colaboradores
- Navegue pelo menu: RH > Homologar.
- Você será direcionado para a tela que apresenta a listagem de colaboradores aguardando análise do RH.
¶ Filtros de Pesquisa
Na tela de listagem de atualizações cadastrais, você pode aplicar o filtro para facilitar a busca:
- Nome ou CPF
Serão listados os servidores que encaminharam sua atualização cadastral e possuem a mesma unidade do departamento padrão do homologador.
Para facilitar a busca, poderá ser buscado pelo Nome e CPF, mas recomendamos que confira a lotação do servidor no e-Estado para verificar se sua lotação está correta.
¶ Passo 3: Detalhamento de Atualizações Cadastrais
¶ Regras para Detalhamento:
- O homologador deve ter possuir a mesma unidade de departamento padrão do colaborador.
- Exemplo: João, lotado no departamento SETIC-GGP, pode homologar Lucas, servidor da SETIC-CODE, pois ambos pertencem à mesma unidade do departamento padrão.
- Caso o homologador possua mais de um departamento, poderá homologar apenas os colaboradores que possuirem a mesma unidade do departamento padrão do homologador, conforme o exemplo.
- Clique em detalhar do colaborador da listagem para analisar sua atualização cadastral.
¶ Passo 5: Visualização e Análise das Etapas
Após detalhar a atualização cadastral, o homologador poderá visualizar e analisar as etapas preenchidas pelo Colaborador. Etapas opcionais não preenchidas pelo Colaborador não serão enviadas para análise do RH.
A etapa de análise do RH não possui o botão Aprovar.
Ao analisar, o RH deverá Reprovar apenas as etapas que possuirem pendências, e as demais serão marcadas como aprovadas. Caso o RH necessite reprovar uma etapa que pode refletir em outra, por exemplo, Dados pessoais e documento de identificação, recomendamos que reprove as duas e peça para que o colaborador corrija ou reanexe as informações nas duas etapas.
O perfil RH pode visualizar os comprovantes em cada etapa respectivamente.
- Reprovando uma etapa que não possui listagem
Detalhe a etapa e analise as informações preenchidas pelo colaborador. Caso seja uma etapa que não possui listagem, o RH irá justificar onde está a pendência e reprovar a etapa completa.
Não é possivel reprovar uma etapa sem justificar.
A justificativa será exibida para o colaborador em sua respectiva etapa.
Caso não seja preciso reprovar, clique em Cancelar.
- Reprovando uma etapa que possui listagem
Caso a etapa envolva uma lista de itens, o RH será responsável por justificar e reprovar cada item individualmente.
Ao reprovar um item da lista, a etapa será automaticamente marcada como reprovada.
Para reprovar múltiplos itens, o RH deve proceder com a análise item por item, fornecendo justificativas detalhadas para cada reprovação. Esse procedimento é necessário, pois o sistema requer que cada item seja processado e marcado como reprovado de forma separada, com sua respectiva justificativa associada.
- Reprovar a Prova de Vida
Ao detalhar a etapa, será exibida a imagem da prova de vida do colaborador e a marca d’água do CPF do RH que está visualizando, caso necessário, justifique e reprove a prova de vida do colaborador.
Ao reprovar a etapa de prova de vida a imagem do Colaborador é excluída e deverá ser reenviada.
- Declarações
A etapa declarações é autodeclaratória e, devido a ausência de assinatura, é disponibilizada ao RH de maneira consultiva, desta forma, não possui a funcionalidade de Reprovar.
¶ Passo 6: Finalizar Homologação da Atualização Cadastral
Para prosseguir com a homologação após a análise:
- Clique no botão Finalizar e o homologador deverá declarar para os devidos fins que homologou a atualização cadastral do ano de exercício do colaborador em questão e deverá confirmar confirmar.
Para que o sistema registre a atualização cadastral como reprovada, o RH deve reprovar pelo menos uma das etapas enviadas pelo colaborador para análise.
Caso o RH não identifique pendências e não reprove nenhuma das etapas, o sistema automaticamente considerará a atualização como Aprovada. Vale ressaltar que o sistema levará em consideração o status das etapas apenas desta última análise realizada, ou seja, a análise que o RH faz ao finalizar este cliclo de análise no processo de homologação.
Caso reprovada, a atualização será encaminhada para o COLABORADOR realizar as correções e a justificativa será exibida em cada etapa respectivamente.
Caso aprovada, as informações e anexos da Atualização Cadastral serão encaminhados para o e-Estado. Após a aprovação a consulta dos documentos poderá ser realizada através do cadastro do colaborador no e-Estado.
Após isso o fluxo de Homologação do perfil RH se encerra e o status e data da homologação é disponibilizado através do menu Minhas Informações no perfil do Colaborador.
¶ Observações
1- Disponibilidade dos Documentos: Os documentos do colaborador permanecem disponíveis para consulta no sistema Atualização Cadastral apenas durante o processo de homologação.
2- Após a aprovação, os documentos são enviados ao e-Estado, onde poderão ser consultados. Além disso, a prova de vida é excluída do sistema após aprovação da Atualização Cadastral para fins de cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.