¶ Termo de Abertura do Projeto - TAP
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
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| Última Alteração | Versão | ||
| Equipe: |
Idan Luiz Souza Santos - ASCOM / Valéria Rodrigues da Silva - ASCOM / Karine Nogueira - COGE / Elenilce Lima - COGE-GPROJ |
23/11/2023 |
1.0 |
| Clientes: | SETIC-Gabinete |
23/11/2023 |
1.0 |
| Gerente do Projeto: | Elenilce Lima |
23/11/2023 |
1.0 |
¶ Nome do Projeto:
1ª Jornada Tech.RO
¶ Justificativa:
A realização da 1ª Jornada Tech.RO é uma iniciativa estratégica da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic) voltada para impulsionar o avanço tecnológico e a transformação digital no governo de Rondônia. O evento busca modernizar a gestão pública, fortalecer a colaboração entre os setores de TI estadual e disseminar conceitos essenciais sobre tecnologia da informação e comunicação. Com a programação prevista para os dias 31 de outubro e 01 de novembro de 2023, a Jornada Tech.RO combina elementos de seminário e workshop. Seu propósito principal é promover a integração e colaboração entre os setores de tecnologia da informação do Poder Executivo e outros órgãos do estado.
¶ Objetivo:
Realizar o evento no formato de seminário ou simpósio com objetivo de aumentar o nível de reconhecimento, credibilidade e impulsionar as ações da Setic, e consequentemente aumentar o nível de colaboração com os setores de TI presentes nas Secretarias e Superintendências do Estado de Rondônia.
¶ Previsão Legal:
- Lei Complementar nº 965, de 2017, prevê a proposição de políticas de capacitação e adequada utilização dos recursos humanos relacionados à tecnologia da informação e comunicação, a proposição de investimentos em tecnologia da informação e comunicação visando atualização tecnológica e modernização do parque computacional dos Órgãos do Poder Executivo Estadual, entre outras medidas.
¶ Premissas:
- Colaboração e participação das partes interessadas;
- Suporte da alta Administração;
- Após definição do cronograma, não realizar mudanças;
- Evento dinâmico;
- Possuir representantes das áreas de interesse do evento;
- Incentivar a colaboração entre as instituições.
¶ Requisitos:
- Realizar de workshops e palestras;
- Realizar 2 edições por ano;
- Elaborar de um plano de comunicação;
- Elaborar um Portal de Informações;
- Gerenciar inscrição através de uma plataforma;
- Montar uma equipe oficial para gerenciamento do evento;
- Possuir uma equipe de infraestrutura para o evento;
- Promover parcerias com outros órgãos, tanto do executivo quanto do legislativo ou judiciário;
- Fornecer coffee-break quando necessário;
- Emitir certificados para os participantes e palestrantes.
¶ Restrições:
- O evento deve ser realizado em local de fácil acesso para os participantes;
- O evento deve ocorrer durante o período do expediente matutino;
- O evento deve ter no máximo 4 horas por dia.
¶ Riscos Iniciais:
- Não alcançar um público considerável que participe do seminário;
- Não conseguir colaboração com outras secretarias e órgãos;
- Não alcançar o objetivo do projeto;
- Não ter uma boa adesão de participantes para o evento;
- O risco de falhas na comunicação entre as partes interessadas resultando em mal-entendidos ou atrasos na tomada de decisões;
- Mudança no escopo do projeto ocasionando em atrasos ou cancelamento do evento;
- Antecipação ou cancelamento do evento por questão de interesse político ou estratégico do Governo.
¶ Equipe:
Idan Luiz Souza Santos - ASCOM
Valéria Rodrigues da Silva - ASCOM
Karine Nogueira - COGE
Elenilce Lima - COGE-GPROJ
¶ Entregas:
Data de Início do Projeto: Jun-2023
Data de Previsão do Encerramento do Projeto: Nov-2023
Processos no SEI:
- (0070.001078/2023-12, processo de contrato com empresa de coffee break)
- 0070.001518/2023-31- (06/12/2023)
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PROGRAMAÇÃO - AUDITÓRIO |
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Data |
Atividade ou Tarefa |
Palestrante |
Horário |
| 31/10/23 | Painel de Abertura |
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08:00 |
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Palestra 1 - Defesa em Profundidade Segurança da Informação |
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08:30 |
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Palestra 2 - Desafios e Estratégias: Compras de TI Descomplicadas Gestão em TI |
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09:30 |
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Palestra 3 - IA acelerando a Justiça Inteligência Artificial |
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11:00 |
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Palestra 4 - Gestão de Serviços de TI no Governo de Rondônia Infraestrutura de TI |
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12:00 |
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| Encerramento |
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13:00 |
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| 01/11/23 |
Palestra 5 - Adoção do Ecossistema Apache Gestão e Análise de Dados |
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08:00 |
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Palestra 6 - Desenvolvimento de soluções de sistemas com Desenvolvimento |
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09:00 |
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Palestra 7 - Mesa Redonda - Mercado e desafios de TI na Administração Pública
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10:30 |
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| Encerramento |
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12:00 |
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PROGRAMAÇÃO - LABORATÓRIO |
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| Data |
Atividade ou Tarefa |
Palestrante |
Horário |
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31/10/23
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Painel de Abertura - Auditório |
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08:00 |
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Workshop 1 - Introdução à ferramenta de BI Gestão e Análise de Dados |
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08:30 |
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| Intervalo - coffee break |
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10:30 |
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Workshop 1 - Introdução à ferramenta de BI Gestão e Análise de Dados |
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11:00 |
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| Encerramento |
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13:00 |
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| 01/11/23 |
Workshop 2 - Boas Práticas no SEI Ferramentas de Gestão |
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08:00 |
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Workshop 2 - Boas Práticas no SEI Ferramentas de TI |
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10:30 |
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| Encerramento |
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12:00 |
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¶ Estrutura Analítica do Projeto - EAP
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure, em inglês), é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de projetos. Ela é usada para decompor o projeto em partes menores e mais gerenciáveis, chamadas de pacotes de trabalho ou elementos da EAP. A EAP organiza e hierarquiza as entregas e atividades do projeto, permitindo uma compreensão clara da estrutura do projeto e de como suas partes se relacionam.
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¶ Lições Aprendidas
Lições aprendidas em um projeto são insights, conhecimentos e experiências adquiridos ao longo do ciclo de vida do projeto. Elas incluem tanto as práticas que deram certo e devem ser replicadas em projetos futuros, quanto as dificuldades enfrentadas e as soluções encontradas para superá-las. O objetivo das lições aprendidas é promover a melhoria contínua, permitindo que a equipe do projeto e a organização como um todo se beneficiem das experiências passadas. Essas lições podem abranger aspectos técnicos, gerenciais, de comunicação, entre outros, e são documentadas para orientar futuros projetos e evitar a repetição de erros.
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Área de conhecimento |
Problema |
Impacto |
Lição Aprendida |
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Comunicação |
Desorganização na coordenação da equipe de infraestrutura. |
Falta de pessoal para fazer os ajustes nos espaços das palestras e laboratório, no inicial e final do evento. |
Detalhar as tarefas necessárias durante o evento em uma ficha específica. Ou o coordenador fornecer orientações aos responsáveis. |
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Organização |
Provisão do coffee break entre duas palestras durante o evento. |
Ocasionou tumulto, talvez devido à aglomeração ou à falta de organização. |
Fornecer o coffee break apenas ao final do evento. |
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Organização e Planejamento |
Capacidade limitada do local do evento. |
Alto interesse de participação, com isso pessoas não conseguiram se inscrever devido a limitação do espaço. |
Escolher um local que comporte mais pessoas e abrir overbooking (Escola de conta, teatro, Ifro ou emater). |
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Organização |
Rotatividade das palestras e participantes. |
Por ter sido aberto vagas para cada palestras, houve tumulto durante a troca das palestras. |
Ampliar a capacidade, selecionar um local maior, reduzir o número de palestras ou distribuir o evento ao longo de mais dias. |
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Gerenciamento |
Forma da mesa redonda, não foi bem conduzido, pois saiu fora do tema. |
Perda de foco e continuidade no evento, a dificuldade de aprofundar os temas abordados e a redução da interação entre os participantes e palestrantes. |
Fazer com que o anfitrião siga um roteiro de boas práticas para receber os convidados seguir o tema da mesa redonda. |
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Técnico |
Problemas com a plataforma eventos.ro.gov.br (Certificados). |
Algumas pessoas não receberam confirmação de participação no e-mail, sendo realizado grande esforço em lançar manualmente as novas inscrições. |
Melhorar plataforma eventos, ou adotar outra plataforma especializada. |
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Qualidade |
Não possui feedback dos participantes. |
Dificulta a avaliação do valor do evento, a identificação de áreas de melhorias e a compreensão das necessidades e interesses do público-alvo. |
Disponibilizar QR-CODE direcionando para um formulário de avaliação do evento. |
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Planejamento |
Equipe pequena para o planejamento do evento. |
Acumulo de tarefas a serem realizadas pelas mesmas pessoas para que o evento aconteça, podendo ocasionar impacto negativo na qualidade da organização e execução do evento. |
Definir um comitê de responsáveis pelo planejamento e operação. Explanar equipe, demandando a função de cada um (matriz Raci). |
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- |
Não haver mulheres palestrantes. |
Pode impactar negativamente a representatividade e a diversidade no setor. Isso pode resultar em uma falta de modelos e referências para mulheres interessadas em tecnologia, além de diminuir a variedade de perspectivas e experiências compartilhadas durante o evento. |
Convidar mais palestrantes mulheres para os próximos eventos. |
¶ Termo de Encerramento do Projeto - TEP
O Termo de Encerramento do Projeto é o documento utilizado para encerrar formalmente um projeto. Tem por finalidade homologar a entrega do serviço/produto, revisar os objetivos inicialmente pretendidos do projeto, encerrar contratos, dentre outros.
IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
Projeto: 1ª Jornada Tech.RO
Produto do projeto: Seminário/Palestra
Área Demandante: GABINETE - SETIC
Processo no SEI: [S/N]
Gerentes do Projeto: Elenilce Lima
Data de início: Jun-2023
Data de encerramento: Nov-2023
Tipo de encerramento do projeto:
(x) Concluído
( ) Cancelado (em caso de cancelamento, descreva as razões)
Objetivo do Projeto: Realizar o evento no formato de seminário ou simpósio com objetivo de aumentar o nível de reconhecimento, credibilidade e impulsionar as ações da Setic, e consequentemente aumentar o nível de colaboração com os setores de TI presentes nas Secretarias e Superintendências do Estado de Rondônia.
Relação das Entregas
| Produto, serviço, funcionalidades entregues |
Carga Horária |
Data |
Local |
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Palestra 01 - Defesa em Profundidade (Área: Segurança da Informação) Palestra 02 - Desafios e Estratégias: Compras de TI Descomplicadas (Área: Gestão em TI) Palestra 03 - IA acelerando a Justiça (Área: Inteligência Artificial) Palestra 04 - Gestão de Serviços de TI no Governo de Rondônia (Área: Infraestrutura de TI) |
1h 1h 1h 1h |
31/10/2023 |
Auditório (Escola do Governo) |
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Palestra 05 - Adoção do Ecossistema Apache (Área: Gestão e Análise de Dados) Palestra 06 - Desenvolvimento de soluções de sistemas com utilização de plataformas low-code (Área: Desenvolvimento) Palestra 07 - Mesa Redonda: Mercado e desafios de TI na Administração Pública |
1h 1h
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01/11/2023 |
Auditório (Escola do Governo) |
| Workshop 1 - Introdução à ferramenta de BI Gestão e Análise de Dados |
4h |
31/10/2023 |
Laboratório (Escola do Governo) |
| Workshop 2 - Boas Práticas no SEI |
4h |
01/11/2023 |
Laboratório (Escola do Governo) |
Conclusão sobre a entrega
Avaliação final por parte do cliente em relação às entregas previstas neste relatório.
(x) Produto(s)/serviço(s) considerado(s) conforme;
( ) Produto(s)/serviço(s) considerado(s) conforme com restrição;
( ) Produto(s)/serviço(s) considerado(s) não conforme;
Data e Local SEI