¶ Termo de Abertura do Projeto - TAP
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Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC |
Última Alteração |
Versão |
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| Gerente do Projeto: | Iasmin Lima e Elenilce (GPROJ) |
29/06/2023 |
1.0 |
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Gerente do Projeto: |
Crislâny Andrade (GPROJ) |
22/04/2024 |
2.0 |
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Time: |
Time Auto (CAGD) |
24/07/2023 |
1.0 |
| Clientes: | SETUR | ||
| Coordenação: | COGE/CAGD | ||
¶ NOME DO PROJETO
Guia Virtual (Chatbot - SETUR)
¶ JUSTIFICATIVA
Com o interesse de expandir o alcance dos potenciais turísticos de Rondônia, bem como dos atrativos do Estado, por meio da contratação de empresa especializada para fornecimento de uma ferramenta com informações digitais do turismo do Estado de Rondônia e Implantação do CAT Digital, o qual estará destinado a promoção e incentivos de utilização de roteiros e produtos, com vantagens e descontos aos turistas. A Ferramenta irá proporcionar o acesso rápido às informações que o turista necessita, além de aumentar a capacidade de comunicação de forma transparente entre os pequenos, médios e grandes empreendimentos turísticos e a conexão entre o próprio município e os visitantes. O setor turístico tem importância relevante contando com milhares de trabalhadores em diferentes segmentos: Hotéis e pousadas, pontos turísticos, locadoras de carro, alimentação, cultura, lazer, transporte e aplicativos, agência de viagens, agenda cultural do Estado.
¶ OBJETIVO
Criação de uma ferramenta em aplicativo móvel que irá operar por meio da plataforma WhatsApp para a Superintendência Estadual de Turismo - SETUR do Estado de Rondônia, cujo propósito é a gestão e inovação na oferta de informações turísticas através da virtualização dos Centros de Atendimento ao Turista – CAT DIGITAL, com a utilização de sistema de inteligência artificial para atender visitantes em ambiente remoto. O projeto tem como objetivo, um turismo de forma digital na palma da mão do cidadão, facilitando seu acesso de forma dinâmica e rápida.
¶ BENEFÍCIOS
- Agilidade no acesso as informações, permitindo uma experiência turística mais alinhada com as expectativas da pessoa;
- Informações em tempo real;
- Confiabilidade das informações;
- Possibilidade de personalização do atendimento, podendo captar dados sobre o comportamento do consumidor para gerar insights de melhoria;
- Gestão e tomada de decisão baseadas em dados.
¶ REQUISITOS
- Compatível com a plataforma de mercado Androide e iOS;
- Atender aos idiomas: português, inglês e espanhol;
- Fazer integração com a Waze.
¶ RISCOS
- Instabilidade do software;
- Inclusão de novos requisitos que não estão no escopo inicial;
- Atraso na entrega.
¶ EQUIPE
- COGE: Iasmin Lima (Gerente), Elenilce Lima (Estagiária) e Crislâny Andrade.
- CAGD: (Time Auto).
¶ NORMATIZAÇÕES
¶ GRUPO DE ENTREGAS
- Reuniões de alinhamento da demanda;
- Levantamento dos requisitos;
- Desenvolvimento;
- Treinamento;
- Teste;
- Lançamento ou Entrega.
¶ PRAZO
Início: 21/06/2023
Previsão de Término: até 21/08/23 (1ª Versão)
¶ Processo SEI
0038.000490/2023-11 (PROJETO CAT DIGITAL)
0038.000755/2023-81 (Solicitação de compra de ferramenta digital)
0038.000881/2023-36 (Gerenciamento de Negócios - META)
¶ Cronograma de Entregas
| Atividade | Início | Término | Status |
|---|---|---|---|
| 1. Planejamento do Projeto | |||
| 1.1 Termo de Abertura do Projeto (TAP) | 26/06/2023 | 11/07/2023 | Concluído |
| 1.2 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) | 17/07/2023 | Concluído | |
| 1.3 Matriz de Risco | 19/07/2023 | 30/08/2023 | Concluído |
| 1.4 Cronograma | 26/06/2023 | 26/06/2023 | Concluído |
| 1.5 Escopo do Projeto | Concluído | ||
| 1.4 Estudo técnico de viabilidade | 21/06/2023 | 21/06/2023 | Concluído |
| 3. Ideação | |||
| 3.1 Padronização textual (criar respostas automáticas) e design | |||
| 4. Desenvolvimento | |||
| 4.1 Início do desenvolvimento da funcionalidade de chatbot (Ambiente de teste) | 25/07/2023 | 07/08/2023 | Concluído |
| Desenvolvimento das funcionalidades técnicas do projeto | 25/07/2023 | 31/07/2023 | Concluído |
| Desenvolvimento das funcionalidades referentes à regra de negócio do projeto | 01/08/2023 | 07/08/2023 | Concluído |
| 4.2 Início do desenvolvimento da funcionalidade de cadastro de mensagens | 08/08/2023 | Concluído | |
| Desenvolvimento das funcionalidades de cadastro | 08/08/2023 | 14/08/2023 | Concluído |
| Adaptação visual das funcionalidades de cadastro | 15/08/2023 | Concluído | |
| 4.3 Início do desenvolvimento da funcionalidade de chatbot (API) | 01/04/2024 | Concluído | |
| Desenvolver funcionalidade de reação às mensagens do usuário | 01/04/2024 | 02/04/2024 | Concluído |
| Desenvolver funcionalidade de botões rápidos | 02/04/2024 | 04/04/2024 | Concluído |
| Desenvolver funcionalidade de listas interativas | 05/04/2024 | Concluído | |
| Desenvolver a lógica de fluxo | 05/04/2024 | Concluído | |
| Desenvolver funcionalidade de respostas com imagem | Concluído | ||
| 5. Aquisição de API Oficial WhatsApp Business | |||
| 5.1 Estudo Técnico Preliminar | 14/11/2023 | 14/11/2023 | Concluído |
| 5.2 Análise de Risco | 14/11/2023 | 14/11/2023 | Concluído |
| 5.3 Realização de Cotações | 21/11/2023 | 21/11/2023 | Concluído |
| 5.4 Emissão de Nota de Empenho | 01/12/2023 | 01/12/2023 | Concluído |
| 5.5 Parecer da PGE | 08/12/2023 | 08/12/2023 | Concluído |
| 6. Implementação | 25/07/2023 | 07/08/2023 | Concluído |
| 6.1 Fase de teste | após a fase de desenv. | Concluído | |
| 6.2 Fase de produção | Concluído | ||
| 7. Lançamento | |||
| 7.1 Auxiliar a SETUR no lançamento do produto | 01/07/2024 | 05/07/2024 | Concluído |
| 8. Encerramento | |||
| 8.1 Termo de encerramento do projeto (TEP) | 04/07/2024 | 08/07/2024 | Concluído |
¶ Estrutura Analítica do Projeto - EAP
https://miro.com/app/board/uXjVM1_FdZg=/
¶ Matriz de Risco
A matriz de risco é uma ferramenta visual utilizada para avaliar e classificar os riscos associados a um projeto, atividade ou processo. Ela ajuda a identificar os riscos mais significativos e priorizar as ações para gerenciá-los de forma eficiente, conforme vamos descrever melhor a seguir:
Passo 1: Identificação dos riscos (identificar os possíveis riscos que podem afetar o desenvolvimento, implementação do projeto).
Passo 2: Avaliação da probabilidade e do impacto (avaliar a probabilidade de cada risco ocorrer e o impacto que teria no projeto caso ocorresse. A probabilidade geralmente é classificada em uma escala de baixa, média e alta, enquanto o impacto pode ser classificado de maneira semelhante).
Passo 3: Preenchendo a matriz de risco (preencher a matriz de risco).
Avaliação geral do risco consiste em quatro tipos de avaliação (baixo, médio, alto e crítico) conforme tabela abaixo:
| Baixo | Médio | Alto | Crítico |
| Risco pode ser ignorado | Julgamento baseado na característica do risco definido | O risco deve ser acompanhado pela auditoria | Priorizar |
Nesse sentido, identificamos alguns riscos que podem impactar no projeto e propomos as seguintes recomendações, conforme segue abaixo.
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Matriz de Riscos |
||||||||
| Id. |
Data de Id. do Risco |
Descrição |
Categoria do risco |
Prob. | Impacto | Avaliação do Risco | Resposta | Responsável |
| 1 | Instabilidade do software com aquisição da API versão gratuita ou não oficial | Qualidade | 5 | 5 | Crítico | Mitigar: adquirir a versão oficial do software. | SETUR | |
| 2 | Vazamento de dados na versão gratuita ou não oficial de API | Segurança | 3 | 5 | Crítico | Mitigar: utilizar a API oficial | SETUR/CAGD | |
| 3 | Falta de recursos | Custo | 3 | 5 | Crítico | Mitigar: verificar o planejamento financeiro e disponibilidade orçamentária | SETUR | |
| 4 | Cronograma | Prazo | 4 | 5 | Crítico | Evitar: Planejamento adequado, identificar riscos, monitorar o progresso do projeto. | GPROJ/CAGD | |
| 5 | Desvio de escopo | Tempo | 2 | 4 | Alto | Evitar: Definir claramente o escopo inicial e envolver todas as partes interessadas, controlar mudanças. | GPROJ | |
¶ Histórico de tomada de decisões sobre o projeto
21 de junho de 2023
Foi realizada uma reunião com o objetivo de analisar a viabilidade de implementar uma ferramenta de autoatendimento inteligente, utilizando um assistente virtual tipo Chatbot que emula interações humanas. Isso inclui a criação de painéis de controle para monitoramento e integração com ferramentas externas, mídias ou plataformas similares. A reunião foi presidida pelo Coordenador de Análise de Dados da SETIC, Sr. Pedro de Andrade Gomes, e contou com a presença dos membros: Sra. Iasmin Batista (Gerente de Projetos da SETIC-GPROJ), Sra. Gerdiane Maria Ribeiro Marques (Gestora de Ação de Turismo da SETUR), Sra. Maria Alice Araújo Amaral (SETUR), Sr. Daniel Manvailer (Product Owner da SETIC-CAGD), Sr. João Thomas (Assessor de Tecnologia da Informação da SETIC-CAGD) e Sr. Oséias Henrique (Estagiário de Engenharia Mecatrônica da SETIC-CAGD).
Após avaliar a capacidade técnica da equipe da SETIC para o desenvolvimento do Chatbot, foi concluído que os mesmos possuem as habilidades necessárias para atender a essa demanda. No projeto, será trabalhado em uma primeira versão que se concentrará exclusivamente nos pontos turísticos gratuitos da cidade de Porto Velho. Após definir os detalhes para o desenvolvimento do ChatBot, foi estabelecido uma previsão de entrega de um mês e meio a dois meses.
Dessa forma, ficou acordado que os trabalhos serão iniciados após a assinatura do termo de abertura do projeto.
11 de julho de 2023
No contexto da reunião de alinhamento com os participantes, gerente Iasmin (GPROJ-SETIC), a estagiária Elenilce Lima (GPROJ-SETIC), o assessor João Thomas (CAGD-SETIC), e a Sra. Gerdiane Maria (Gestora de Ação de Turismo da SETUR) , discutiu-se o desenvolvimento do ChatBot. No início da reunião, a gerente Iasmin questionou a Sra. Gerdiane sobre a definição do contato a ser utilizado pelo Bot, e foi informado que essa definição ainda não havia sido feita. Além disso, foi abordado se as negociações com os futuros parceiros da SETUR, como hotéis e restaurantes, já haviam sido iniciadas. A Sra. Gerdiane explicou que essas tratativas seriam iniciadas apenas após as definições do ChatBot.
Durante o alinhamento, também foi tratada a validação do TAP - Termo de Abertura do Projeto, em colaboração com a cliente. Alguns ajustes foram realizados e, por fim, o TAP foi validado.
Para o desenvolvimento do Chatbot, o assessor Thomas explicou que foram encontradas três alternativas de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) que permitem o envio de mensagens programáticas pelo WhatsApp:
1. APIs não oficiais: Essas APIs não oficiais possibilitam um desenvolvimento mais ágil da aplicação e são gratuitas. No entanto, elas apresentam um risco significativo em relação ao suporte, pois o WhatsApp pode modificar seu software e remover essas integrações a qualquer momento.
2. API oficial do WhatsApp: A API oficial fornecida pelo WhatsApp é ideal em termos de suporte e desenvolvimento, pois há extensa documentação disponível e a empresa se torna uma cliente direta do WhatsApp. No entanto, o modelo de pagamento oferecido pela empresa para CNPJs e pessoas físicas não atende ao modelo de pagamento necessário para o governo. É necessário entrar em contato com o WhatsApp para obter informações sobre a possibilidade e o custo de um contrato governamental.
3. API do Twilio: O Twilio é uma plataforma que terceiriza integrações com várias plataformas de mensagens, incluindo o WhatsApp e o Facebook Messenger, entre outras. A empresa possui uma seção dedicada ao setor público, (https://www.twilio.com/pt-br/solutions/public-sector) o que facilita a possibilidade de estabelecer um contrato. No entanto, deve-se considerar que o Twilio tende a ser a opção mais cara entre as alternativas.
A Sra. Gerdiane informou que repassará as alternativas ao Superintendente da SETUR e solicitou que as informações referentes às reuniões do dia 21/06/23 e 11/06/2023 sejam formalizadas por meio do SEI (Sistema Eletrônico de Informações).
Encaminhamentos:
- Formalização das informações de reuniões via SEI
- Verificar junto a CAGD, sobre a ATA da reunião anterior que ocorreu em 21/06/2023.
26 de julho de 2023
Reunião da CAGD com Fornecedora de API Octadesk: Foi realizada a apresentação de proposta de venda, contando com a presença dos participantes: Pedro Gomes (SETIC-CAGD), João Thomas (SETIC-CAGD), Elenilce Alves (SETIC-GPROJ) e Jaqueline Boom, executiva de contas da Octadesk.
- Após a apresentação da proposta ficou definido que ocorrerá uma nova reunião (a data ainda será definida), para discutir assuntos técnicos juntamente com o engenheiro da Octadesk e CAGD, Jaqueline entrará em contato com Iasmin para agendamento da nova data.
- Conforme solicitado por Pedro Gomes na reunião, Jaqueline da Octadesk enviará cases de órgãos públicos à SETIC.
21 de agosto de 2023
1- Apresentar sobre o andamento da criação do Chatbot (Prova de Conceito): Inicialmente, os servidores João Thomas e Pedro Henrique apresentaram o Chatbot e sua estrutura durante a reunião. Durante essa ocasião, foram conduzidos testes para demonstrar o funcionamento do bot. Além disso, foi comunicado que ajustes podem ser implementados, como a adição de imagens e refinamento do conteúdo textual. Pedro Henrique, um dos servidores presentes, explicou novamente à SETUR sobre os riscos associados à utilização da API versão gratuita do bot. Ele recomendou a adoção de uma API oficial, devido às vantagens que ela oferece em termos de segurança, confiabilidade e suporte, em comparação com versões gratuitas ou não oficiais. 2- Deliberações sobre validação e aquisição de API: Continuando a reunião, Pedro Henrique destacou a importância de a SETUR tomar uma decisão em relação à contratação da API oficial. Ele também fez uma breve explanação sobre a cotação feita junto à empresa Octadesk. O Sr. Gilvan José Pereira Junior, Superintendente Estadual de Turismo SETUR, solicitou à equipe da SETIC que elaborasse o levantamento de critérios para avaliar a viabilidade da contratação.
O Sr. Gilvan levantou uma dúvida para a equipe CAGD - SETIC, questionando como os dados seriam incorporados à plataforma do Chatbot, dada a natureza das atualizações frequentes que serão realizadas nela. O Sr. Delner Freire, Superintendente da SETIC, propôs e requisitou que a equipe CAGD fizesse uma pesquisa abrangente das alternativas de plataformas possíveis para serem utilizadas. Ele solicitou que essas informações fossem posteriormente disponibilizadas à SETUR.
Encaminhamentos:
- Realização da análise dos critérios para a contratação da API Oficial, seguida pela disponibilização das informações à SETUR.
- Indicação da plataforma a ser adotada para a inserção de dados, seguida pela posterior disponibilização das informações à SETUR.
01 de Setembro de 2023
Reunião da CAGD com a Serpro, provedor de soluções tecnológicas: Tal reunião foi facilitada após contato inicial em agenda na sede da empresa, conforme processo sei 0070.000924/2023-87, em reunião presencial.
Foi realizada a proposta de venda de forma online, contando com a presença dos participantes: Pedro Gomes (SETIC-CAGD), João Thomas (SETIC-CAGD), Elenilce Alves (SETIC-GPROJ) e Ângelo, representante de negócios da Serpro.
Encaminhamentos:
- Ângelo ficou de encaminhar o questionário de preenchimento para o e-mail do PG da CAGD;
- Ângelo ficou de verificar o tempo para on-boarding;
- Ângelo ficou de verificar Data/hora para a reunião técnica da Plataforma WhatsApp Business SERPRO.
05 de setembro de 2023
Foi conduzida uma reunião de alinhamento com a presença de Gerdiane da SETUR, Pedro Henrique da SETIC e Elenilce Lima da SETIC. Durante a reunião, Pedro Henrique informou Gerdiane sobre a visita à SERPRO, uma empresa líder no mercado de TI para o setor público. Na reunião, discutimos as vantagens de adquirir a solução em API da SERPRO, uma vez que ela oferece a solução em API para uso sem a necessidade de serviços adicionais. Pedro Henrique também destacou que a SETUR deverá ser a responsável pela aquisição da API, com a condição de que o CNPJ da linha telefônica seja o mesmo utilizado para a compra (isso foi identificado durante a reunião com a empresa SERPRO).
Durante a reunião, foram apresentados os valores base da SERPRO à cliente, e um documento foi entregue à SETUR para preenchimento dos dados necessários. Esses dados são essenciais para recebermos a proposta de contrato da SERPRO.
Encaminhamentos:
- Devolução do documento à SETIC devidamente preenchido pela SETUR.
20 de setembro de 2023
Alinhamento sobre a Aquisição, com o setor de compras SETUR (Iasmin, Sâmara e Fernanda).
21 de setembro de 2023
Ocorreu a 1ª visita técnica conforme solicitado no Despacho 0041890346, na presença das servidoras Vitória Freire (SETIC-CAGD), Elenilce Lima (SETIC-GPROJ), e da servidora Gerdiane (SETUR-ATUR), no qual o cadastramento na Plataforma Business da Meta não pôde ser concluído devido à ausência de credenciais da conta Facebook da SETUR.
Encaminhamentos:
- Gerdiane localizar credenciais da conta Facebook da SETUR, para dar continuidade ao suporte técnico.
06 de outubro de 2023
Foi conduzida uma reunião de alinhamento com a presença de Gerdiane da SETUR, Fernanda da SETUR, Leticia da SETUR, Iasmin da SETIC, Vitória da SETIC e Elenilce Lima da SETIC.
Foi discutido sobre o estudo técnico e a matriz de risco da contratação da API. Iasmin informa que o estudo técnico consta 90% pronto, faltando apenas algumas contribuições por parte da SETUR. O objetivo desse estudo é colaborar no entendimento do produto, para realização de cotações com outras empresas de TI, considerando que a contratação será por dispensa de licitação.
Também foi tratado sobre o cadastramento na plataforma META Business. Foi dado continuidade no cadastramento, onde foi possível a realização apenas da autenticação em 2 fatores.
18 de outubro de 2023
Foi realizado um encontro de alinhamento com o objetivo de discutir a escolha do gerenciador de negócios a ser utilizado para a verificação da empresa SETUR, contando com a presença dos servidores, Elenilce Lima, Charles Xavier, Vitória Freire, Pedro Gomes, Gerdiane, Kevin e Carol. Inicialmente, a servidora Elenilce apresentou a questão em pauta. A realização dessa reunião se tornou necessária devido à vinculação da página do Facebook da SETUR ao gerenciador de negócios da SECOM, o que gerou dúvidas sobre qual gerenciador utilizar. A SECOM expressou sua posição, sugerindo a utilização de um gerenciador próprio para a página do Facebook da SETUR, levando em consideração que o gerenciador deveria ser o mesmo contratante, ou seja, a SETUR.
Encaminhamentos:
SETUR enviar um ofício por meio do Sistema SEI para SECOM, com o intuito de explicar sobre o projeto e solicitar a autorização para a criação de um gerenciador próprio. (0038.000881/2023-36)
Data: 20 de outubro de 2023
Foi conduzida uma reunião pela SETIC e SETUR de forma virtual com a empresa SERPRO, com o propósito de esclarecer dúvidas sobre o processo de cadastramento da empresa SETUR na plataforma Business da Meta. Durante o encontro, o representante da SERPRO Renan Lelis, analista e especialista da Plataforma WhatsApp Business, ****forneceu orientações sobre o preenchimento dos dados cadastrais que estavam incompletos, incluindo a recomendação de utilizar um e-mail institucional em vez de um e-mail pessoal e a utilização de um gerenciador próprio, porém, inserir alguém da Secom para acompanhamento. Durante a reunião foram esclarecidos algumas dúvidas e após essa etapa, a reunião foi encerrada.
Encaminhamentos:
SETUR E SETIC, atualizarem dados cadastrais conforme orientações.
Data: 25 de outubro de 2023
Em visita técnica à SETUR, contando com a presença dos servidores Elenilce (GPROJ) e João Thomas (CAGD), como suporte quanto ao cadastramento da empresa na plataforma META e solicitação da verificação. Nesta visita, o botão de solicitação de verificação foi habilitado. Sendo necessário a autorização da SECOM, na criação do gerenciador próprio para seguir com a solicitação.
Data: 30 de outubro de 2023
Ofício 1047 (0043016104) - DOCUMENTO DE AUTORIZAÇÃO SECOM - Criação gerenciador próprio p/SETUR plataforma META.
Data: 06 de novembro de 2023
Visita técnica à SETUR realizada pelas servidoras Elenilce Alves e Vitória Freire. Solicitação de verificação da empresa realizada, prazo de análise pela META até 2 dias úteis.
Data: 07 de novembro de 2023
Reunião com a empresa BOTMAKER: O Thomaz contextualizou que o objetivo do projeto era desenvolver um chat boot para Setur, e que pretendemos de contratar uma API de WhatsApp, que envia msg pré configuradas, e também acompanhar as conversar, a volumetria seria em torno de 1mil ou 2mil msg por mês no máximo. O nelson apresentou um fluxo e descreveu como funciona a plataforma, e pegou o contato do Thomaz para enviar o orçamento. Foi perguntando sobre o prazo também, porém depende do tempo de contratação, e a aquisição da API o Thomaz estipula 01 mês para o sistema ja funcionar.
Data: 13 de novembro de 2023
Visita até a SETUR - Empresa Verificada (Gerenciador de Negócios Meta)
Data: 21 de novembro de 2023
Envio à SETUR via e-mail, as cotações realizadas pela SETIC, quanto a API. (Empresas: SERPRO, BOTMAKER e OCTADESK)
Data: 01 de Dezembro de 2023
[Aquisição] Emissão de Nota de Empenho e aviso de publicação.
Data: 08 de Janeiro de 2024
[Aquisição] Parecer da PGE
Data: 16 de Fevereiro de 2024
[Aquisição] Assinatura do contrato
Data: 26 de Fevereiro de 2024
Reunião de Ideação do Projeto - Aplicação das atividades “Visão do Produto” e “É, Não é, Faz, Não Faz”.
Data: 07 de Março de 2024
Aplicação da Ferramenta RACI junto ao cliente, com a participação de Gerdiane e Weslley.
Data: 20 de Março de 2024
Disponibilização pelo SERPRO das credencias da API.