¶ Modernização dos Processos de Recursos Humanos
| Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação | |
| Time: | Amazonas |
| Integrantes: |
Mayza Kelly Nunes de Oliveira Giseli Viera Caires, Julien Martins |
| Clientes: | Maico Silva, Abner Leal e Jorge Luiz |
| Product Owner: | Ádila Pires |
¶ Índice:
1. INTRODUÇÃO
2. JUSTIFICATIVA
3. OBJETIVO
4. METODOLOGIA
5. RESULTADOS
5.1 Avaliação do ambiente
5.2 Sistemas utilizados pelo RH
5.2 Análise quantitativa
5.3 Direito dos servidores: Efetivos, Temporários, Comissionados e Estagiários
5.4 Pesquisa de satisfação dos serviços do RH
5.5 Priorização de processos
5.6 Processos que necessitam de regulamentação
6. ANÁLISE E APLICAÇÃO DE FERRAMENTAS PARA MELHORIAS DOS PROCESSOS
6.1 Análise de valor Auxílio Saúde
6.2 Redesenho do processo de Auxílio Saúde
6.3 Ideação para o processo de saída de servidor temporário
6.4 Problemas e possíveis soluções para o processo de pagamento de verbas rescisórias
6.5 Análise de valor pagamento de verbas rescisórias
6.6 Redesenho do processo de Verbas rescisórias
6.7 Problemas e possíveis soluções para o processo de exoneração de servidor comissionado
6.8 Análise de valor exoneração de servidor comissionado
6.9 Redesenho do processo exoneração de servidor comissionado
6.10 Problemas e possíveis soluções para o processo de saída de servidor efetivo
6.11 Análise de valor saída de servidor efetivo
6.12 Redesenho do processo saída de servidor efetivo
6.13 Benchmarking do processo Progressão Funcional
6.14 Ideação processo Progressão Funcional
6.15 Problemas x Ideação processo Abertura de ponto digital
6.16 Regulamentação processo Abertura de ponto digital
6.17 Problemas x Ideação processo Implantação de servidor comissionado em folha
6.18 Análise de valor Implantação de servidor comissionado em folha
7.0 LEVANTAMENTO DE ETAPAS, SETORES E STAKEHOLDERS PARA O PROESSO DE VERBAS RESCISÓRIAS
7.1 Etapas do processo
8.0 ANÁLISE DOS PROCESSOS PRIORIZADOS NA SPRINT 57
8.1 Implantação de servidor comissionado em folha de pagamento
8.2 Extinção contratual a pedido e por interesse da administração
8.3 Progressão funcional e promoção de servidor efetivo a pedido
9.0 PROBLEMAS X IDEAÇÃO PROCESSO DE LICENÇA PARA TRATAMENTO DE SAÚDE (ATESTADO MÉDICO)
9.1 Problemas e soluções
10. PROBLEMAS X IDEAÇÃO PROCESSO DE NOMEAÇÃO DE SERVIDOR COMISSIONADO
10.1 Análise de valor e aplicação de ECRS para o processo de Nomeação de Servidor Comissionado
10.2 Ideação, redesenho e padronização dos processos, Exoneração de servidor comissionado e solicitação de pagamento de verbas rescisórias
11.ANÁLISE E APLICAÇÃO DE FERRAMENTAS PARA MELHORIA DO PROCESSO DE NOMEAÇÃO DE SERVIDOR INTERINO
11.1 Análise de normativas que regem o processo
11.2 Problemas X Ideação do processo de Nomeação de Servidor Interino
12. PADRONIZAÇÃO DO PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE LICENÇA MATERNIDADE
12.1 Declaração do problema
12.2 Redesenho do processo da Solicitação da Licença Maternidade
¶ 1. Introdução
Na conjuntura atual denominada administração estratégica o grande objetivo das organizações é encontrar a eficácia em seus serviços. "Para que o mesmo seja alcançado é necessário que a estratégia esteja presente em todas as áreas e não apenas na administração central ou em áreas operacionais, mas também em áreas de apoio, como é o caso da área de Recursos Humanos." (ALMEIDA, TEIXEIRA, MARTINELLI. Mar./Abr. 1993).
Sendo assim, esta monografia trata-se de um compilado de informações a respeito do Projeto RH, iniciado dia 18 de novembro de 2021. Todas as informações incluídas aqui foram coletadas primeiramente por meio de Kick-Off Meeting com os responsáveis táticos pelo Projeto: Maico Silva, Abner Leal e Jorge Luiz e posteriormente por meio de coleta de dados quantitativos pelo sei em números e demais reuniões com os responsáveis que estarão presentes juntamente com o time em toda tramitação deste trabalho.
¶ 2. Justificativa
Segundo o requisitante desta demanda, as justificativas para a criação do projeto seriam:
- Deixar claro os serviços que o RH presta e os pré-requisitos que o servidor necessita para solicitá-los.
- Ampla divulgação dos processos de RH para que não haja dúvidas para novos e antigos servidores.
¶ 3. Objetivo
O projeto tem como objetivo, a coleta de informações com os envolvidos no processo para que juntos, stakholders e Time de negócio possam ter uma visão ampla das melhorias a serem aplicadas, seguidos do princípio da análise do negócio que busca conhecer, analisar, mapear e redesenhar os processos, para fornecer aos servidores que se beneficiam dos processos de RH uma maior transparência e divulgação dos serviços prestados.
¶ 4. Metodologia
Quanto aos objetivos:
Pesquisa Exploratória: Proporcionar maior familiaridade com o problema (explicitá-lo). Pode envolver levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas experientes no problema pesquisado (GIL, 2008).
Quanto aos procedimentos técnicos:
Pesquisa Ação: Um tipo de pesquisa com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou com a resolução de um problema coletivo e no qual os pesquisadores e participantes representativos da situação ou do problema estão envolvidos de modo cooperativo ou participativo (THIOLLENT, 1986, p.14).
¶ 5. Resultados
Este tópico irá conter os resultados da presente pesquisa com intuito de conhecer avaliar o ambiente atual do RH para que o time compreenda de modo geral suas necessidades e problemáticas.
5.1 . Avaliação do Ambiente:
Necessidades:
| Processos prioritários: Abono, nomeações e exonerações, verbas rescisórias (1), frequência (2). | Segundo o RH os tipos de processos prioritários para se trabalhar deverá ser Verbas rescisórias e posteriormente Frequência por serem os mais problemáticos. |
| Entrada e saída pra solicitação de senha do contracheque deverá ser pelo sistema. (utilizar o ALPHA). | Atualmente apenas a solicitação da senha do contracheque é feita na carta de serviços, a resposta é feita de maneira informal. Para o setor, tanto a entrada (solicitação) quanto a saída (resposta) deveria estar no sistema. |
Problemáticas:
| Processo de frequência é um problema principalmente por impactar em outros tipos de processos. | - |
| Geralmente não há frequência dos servidores antes de 2019, pois usava o sistema NGP. | Em 2019 foi desenvolvido o SIF e as frequências ficaram mais organizadas e gerenciáveis. Antes o ponto era feito de maneira manual e com a instituição do sistema NGP como teste, várias informações físicas se perderam. |
| Chefe imediato arrumar ponto dos servidores que esqueceram de bater. | Se o servidor chegar atrasado ou esquecer de bater o ponto, o servidor deverá compensar as horas faltantes, para que no final do expediente, cumpra as 6 horas completas de trabalho, não cabendo ao chefe imediato fazer tal alteração no sistema. |
| Processos de exoneração não chegam para o RH no tempo que são feitos. | Quando o servidor faz o processo de exoneração á pedido, demora a chegada da informação ao setor de RH tanto pelo SEI quanto de maneira indireta. |
| Solicitação de abertura de ponto no portal do servidor não é feita da maneira correta, pois o servidor muitas vezes não tem motivos adequados para a solicitação. | Atualmente, alguns servidores quando se sentem mal solicitam para trabalhar em casa e bater o ponto pelo portal do servidor. Esta situação é uma prática errônea visto que, em casos de doença o servidor deverá ir ao médico e apresentar atestado médico. |
| Análise de processos que são impactados pela frequência são feitos com achismo, pois a certidão de frequência não é 100%. | Quando o RH analisa um processo de um servidor antigo, a certidão de frequência incluída no processo não é 100% verídica pois antes de 2019 era utilizado o ponto manual e várias informações se perderam. |
5.2. Sistemas utilizados pelo RH:
É de sapiência que o setor de Recursos humanos utiliza o SEI para a tramitação de seus processos de trabalho, entretanto, existem outros sistemas próprios para demandas específicas que o time necessitou investigar. Desta maneira, abaixo estão os sistemas utilizados pelo RH, o objetivo do uso de tal sistema, a tramitação do mesmo (se o processo passa-se inteiramente dentro do sistema), o grau de satisfação de 1 a 10 e por fim a justificativa da satisfação escolhida.
| Sistemas: | Objetivo do uso: | Tramitação: | Satisfação: | Justificativa: |
| SID | Controle de férias e futuramente irá abranger todas as licenças. | Toda tramitação de processos passa-se inteiramente dentro do sistema. | 8 |
SEGEP limita algumas filtragens de setor; No sistema as férias não podem ser marcadas para o ano seguinte, entretanto, segundo o decreto 25.394 de 14/09/2020 em seu Art. 10 "O servidor gozará férias, preferencialmente, no |
|
SIF |
Controle de frequência e banco de horas. | Toda tramitação de processos passa-se parcialmente dentro do sistema devido a casos de bloqueio. |
10 |
O sistema atende perfeitamente a equipe, cumprindo todos os requisitos. |
| Governa | Criação de matrícula e implantação em folha (criam o perfil mas não colocam valores). | A tramitação dos processos não se passa inteiramente dentro do sistema. | 5 | Sistema pouco intuitivo; Há muita oscilação de sinal; Tem bug de clicar na ficha financeira de um servidor e aparece as informações de outro servidor; Falta de manual; Deveria ser mais enxuto, sistema com muita informação desnecessária. |
| E-estado | Controle de ocorrências dos servidores (férias, licenças, permissões de chefia dentro do e-estado, lotações e controle de frequência). | A tramitação dos processos não se passa inteiramente dentro do sistema. | 9 | Não tem controle de criar cargos no sistema; Campo de pesquisa bem restrito no sentido de que se colocar o nome do servidor sem acento o sistema não consegue filtrar; RH não consegue verificar quem está utilizando cada cargo da SETIC. |
| Meu acesso | Solicitações do RH para liberação de acesso aos sistemas e validar permissões do SEI. | Toda tramitação de processos passa-se inteiramente dentro do sistema. | 9 | RH não tem permissão para liberação de acesso do Chefe, impactando no SIF e SID; No campo de autorizar acesso ao SEI precisa informar novamente o órgão e setor do servidor. |
| Portal do Servidor | Carta de serviços (senha do contracheque). | Toda tramitação de processos passa-se inteiramente dentro do sistema. | 9 | Atualmente apenas a solicitação da senha do contracheque é feita na carta de serviços, a resposta é feita de maneira informal. Para o setor, tanto a entrada (solicitação) quanto a saída (resposta) deveria estar no sistema. |
| Atualização cadastral | Atualização cadastral. | Toda tramitação de processos passa-se inteiramente dentro do sistema. | 9 | O relatório não é detalhado, não condiz com a realidade da SETIC; E-estado desatualizado pois não foram incluídas as informações cadastrais atualizadas. |
5.2 Análise quantitativa:
Os gráficos abaixo dizem respeito a análise quantitativa elaborada por meio de dados extraídos do SEI em Números tendo como base o período de 2020 (1° de janeiro a 31 de dezembro) e 2021 (1° de janeiro a 19 de novembro).
*Tipos de processos são as Nomenclaturas utilizadas no SEI, cada nomenclatura desta representa um serviço se origina de um requerimento, oficio, memorando e é tramitado ao RH. Exemplo: Home Office, Licença médica...
*Quantidade de processos é o montante de processos que tiveram no ano por tipos de processo. Exemplo: No ano de 2020 foram abertos 3 processos de Licença maternidade.
O gráfico na página 1 refere-se aos *tipos de processos que o RH trabalhou no ano de 2020 seguido pela *quantidade de processos que tiveram no ano. Para o cálculo o time utilizou duas informações: Processos gerados na unidade + Processos tramitados na unidade. Os processos gerados dizem respeito aos que o próprio RH criou em sua unidade e os tramitados são os que vieram de outros setores da SETIC e foram encaminhados para a mesa do RH. Como podemos analisar no período de 1° de janeiro a 31 de dezembro de 2020 o RH trabalhou com 50 tipos diferentes de processos que totalizam 996 processos.
Já o gráfico da página 2 mostra os processos trabalhados no ano de 2021, seguindo a mesa lógica que o anterior: Processos gerados na unidade + Processos tramitados na unidade. O curioso de 2021 é que tiveram menos tipos de processos (apenas 38) em vista do ano anterior (50 tipos de processos), entretanto, o total de processos mesmo num período mais curto (1 de janeiro á 19 de novembro) é maior que o ano passado, totalizando 1.251 processos.
Vale salientar que, como demonstrado no Tópico 5.2 existem outros sistemas utilizados para a prestação de serviços do RH, deixando claro que, por mais que a quantidade de processos trabalhados no SEI seja alta, não expressa a realidade do RH já que, os serviços prestados por eles vai muito além desses números.
Em segundo plano, iremos mostrar outra análise utilizando os mesmos dados acima. Para isso utilizamos o famoso Princípio 80/20 de Pareto. O gráfico de Pareto, é uma das 7 ferramentas básicas da qualidade que visa focalizar os esforços de melhoria. Ele é útil sempre que classificações gerais de problemas (erros, defeitos, feedback de clientes, etc.) puderem ser compilados na forma de valores para estudo e ações posteriores. Um gráfico de Pareto é usado para priorizar esforços de melhoria, sempre que uma equipe não estiver certa sobre onde focalizar os esforços de melhoria deve usar uma análise de Pareto.
Desta maneira, temos acima os 50 tipos de processos trabalhados no ano de 2020 pelo RH, seguindo o princípio 80/20 de Pareto temos o primeiro cálculo:
20% de 50 = 10
Agora, o próximo passo é ver a proporcionalidade do esforço de executar os 10 tipos de processos em vista do montante processual que ele representa. Visualizando a linha laranja do gráfico acima verificamos que apenas os 10 tipos de processos representam quase 90% do volume processual trabalhado no setor. Ou seja, se o time focar os esforços de mapeamento e redesenho apenas nestes 10 tipos de processos teremos solucionado 90% dos problemas do RH.
Vamos fazer a mesma análise com os dados de 2021. Como dito anteriormente neste ano tiveram 38 tipos de processos, então fazendo o primeiro cálculo temos:
20% de 38 = 8
Verificando a proporcionalidade vemos que os 8 tipos de processos representam 80% do volume processual trabalhado no setor. Desta maneira, fazendo o mapeando e redesenhando destes 8 tipos de processos estaremos resolvendo 80% dos problemas do setor.
Fazendo uma associação entre os resultados do Pareto de 2020 e 2021 temos os seguintes tipos de processos:
Tipos de processos com maior volume 2020:
| Comunicação: Interna |
| Comunicação: Externa |
| Home Office |
| Nomeação e Implantação em Folha |
| Verbas Rescisórias |
| Alteração de Férias |
| Gratificação por Especialização |
| Auxílio Saúde |
| Exoneração e Pagamento de Verbas Rescisórias |
| Licença médica |
Tipos de processos com maior volume 2021:
| Comunicação: Interna |
| Comunicação: Externa |
| Nomeação e Implantação em Folha |
| Verbas Rescisórias |
| Home Office |
| Abono Pecuniário |
| Ficha Funcional - Contrato Temporário |
| Controle de Frequência/Folha de Ponto |
Os tipos de processos em negrito são os que se repetem nos dois anos, alguns destes tipos de processos devem ser desconsiderados visto que o processo de Home Office já passou por redesenho de seu fluxo e está ocorrendo sem problemas na organização e que os tipos de processos intitulados "Comunicação externa e Comunicação externa" são na verdade outros tipos de processos (ex.: verbas rescisórias, home office), mas que o servidor abre com a esta nomenclatura por ser mais simples. Desta maneira de forma compilada estão abaixo os 10 tipos de processos que devem ser mapeados e redesenhados:
| Nomeação e Implantação em Folha |
| Verbas Rescisórias |
| Abono Pecuniário |
| Ficha Funcional - Contrato Temporário |
| Controle de Frequência/Folha de Ponto |
| Alteração de Férias |
| Gratificação por Especialização |
| Auxílio Saúde |
| Exoneração e Pagamento de Verbas Rescisórias |
| Licença médica |
5.3 Direito dos servidores:
Servidores Estagiários:
Para uma leitura mais aprofundada segue o link da lei n° 11.788 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2008/lei/l11788.htm
Devido a necessidade de tornar mais transparentes os auxílios/direitos que os estagiários da SETIC possuem e infelizmente, não sabem, surgiu-se a necessidade de analisar tais direitos. Para o trabalho o time fez a leitura da lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008 e validou as informações com o RH para verificar quais direitos cabiam a SETIC fornecer conforme a lei mencionada. Desta maneira, abaixo estão os auxílios disponibilizados e como solicitá-los.
Art. 1o Estágio é ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de educandos que estejam frequentando o ensino regular em instituições de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos.
Direitos:
CAPÍTULO IV DO ESTAGIÁRIO
II - Auxílios:
Art. 83 - São concedidos ao servidor os seguintes auxílios pecuniários:
I – Transporte:
Subseção I
Do auxílio vale-transporte:
Art. 84 - O auxílio transporte é para ajudar no custeio do servidor nos deslocamentos de ida e volta, no trajeto entre sua residência e o local de trabalho, na forma estabelecida em regulamento.
- 1º - O auxílio transporte é concedido mensalmente e por antecipação, com a utilização de sistema de transporte coletivo, sendo vedado o uso de transportes especiais.
Art. 13. É assegurado ao estagiário, sempre que o estágio tenha duração igual ou superior a 1 (um) ano, período de recesso de 30 (trinta) dias, a ser gozado preferencialmente durante suas férias escolares.
- 1o O recesso de que trata este artigo deverá ser remunerado quando o estagiário receber bolsa ou outra forma de contraprestação.
- 2° Os dias de recesso previstos neste artigo serão concedidos de maneira proporcional, nos casos de o estágio ter duração inferior a 1 (um) ano.
A SETIC assegura ao estagiário a opção de o período de férias serem:
- De 15 dias após completar 6 (seis) meses de efetivo exercício e mais 15 (quinze) dias no final do contrato.
- Ou 30 dias no final do efetivo exercício com a instituição
- 2° Se a instituição de ensino adotar verificações de aprendizagem periódicas ou finais, nos períodos de avaliação, a carga horária do estágio será reduzida pelo menos à metade, segundo estipulado no termo de compromisso, para garantir o bom desempenho do estudante.
COMO SOLICITAR:
Dos auxílios que não necessitam de solicitação:
- Auxílio Vale-transporte
Dos auxílios que necessitam de solicitação:
- FÉRIAS:
Como: A solicitação de férias deve ser feita através de requerimento e deve conter os dados do estagiário, a data prevista das férias de primeiro e último dia e deve conter a assinatura do coordenador.
Quando: No mínimo 15 dias antes da data almejada de férias
Modelo de requerimento localizada nos anexos da página.
- REDUÇÃO DA CARGA HORÁRIA:
Como: A solicitação de redução de carga horária em semana de provas deve ser feita através de um Requerimento com os dados do estagiário, datas das avaliações, calendário semestral anexado e deve conter a assinatura do coordenador.
Quando: Não tem período mínimo, pode ser feito o processo no mesmo dia da necessidade de cumprir 50% da carga horária.
Modelo de requerimento localizada nos anexos da página.
Em reunião os auxílios e requerimentos dos estagiários foram passados para os setores da ASJUR e C.I para que obtivessem a validação, do setor jurídico a representante Sâmara e com a Emily do controle interno/LGPD .
DIREITO DE AMBOS SERVIDORES (COMISSIONADOS, EFETIVOS E TEMPORÁRIOS)
Para uma leitura mais aprofundada segue o link da Lei complementar n° 68/92 https://rondonia.ro.gov.br/wp-content/uploads/2016/05/LC_n._68_-_Regime_jur%C3%ADdico_dos_servidores_de_RO_-_atualizado_at%C3%A9_LC_n._794-2014%C2%B2.pdf
Com a mesma necessidade mencionada no tópico 5.2 o time fez a leitura da lei complementar n° 68 de 9 de dezembro de 1992 e validou as informações com o RH para verificar quais direitos cabiam a SETIC fornecer. Desta maneira, abaixo estão os auxílios e licenças disponibilizados e como solicitá-los.
CAPÍTULO II DAS VANTAGENS Art. 69. Além do vencimento, poderão ser pagas ao servidor as seguintes vantagens:
II - Auxílios;
Art. 83 - São concedidos ao servidor os seguintes auxílios pecuniários:
I – Transporte:
SUBSEÇÃO I
DO AUXÍLIO VALE-TRANSPORTE
Art. 84 - O auxílio transporte é para ajudar no custeio do servidor nos deslocamentos de ida e volta, no trajeto entre sua residência e o local de trabalho, na forma estabelecida em regulamento.
- 1º - O auxílio transporte é concedido mensalmente e por antecipação, com a utilização de sistema de transporte coletivo, sendo vedado o uso de transportes especiais.
III - Adicionais;
SEÇÃO III DOS ADICIONAIS
Art. 86 - Além do vencimento e das vantagens previstas em lei, serão deferidos aos servidores os seguintes adicionais:
V - Adicional de férias
DO ADICIONAL DE FÉRIAS
Art. 98 - Independentemente de solicitação será pago ao servidor, por ocasião das férias, um adicional correspondente a 1/3 (um terço) da remuneração do período das férias.
- 1º - No caso de o servidor exercer função de direção ou chefia ou assessoramento ou ocupar cargo em comissão, a respectiva vantagem será considerada no cálculo do adicional de que trata este artigo.
- 2º - O servidor em regime de acumulação legal, receberá o adicional de férias calculado sobre a remuneração dos dois cargos.
IV - Gratificações.
SEÇÃO IV DAS GRATIFICAÇÕES
Art. 99 - São concedidas aos servidores as seguintes gratificações:
II - Natalina;
Art. 103. A gratificação natalina corresponde 1/12 (um doze avos) da remuneração a que o servidor faz jus no mês de dezembro, por mês de exercício no respectivo ano, extensiva aos inativos.
Parágrafo único - A fração igual ou superior a 15 (quinze) dias será considerada como mês integral.
Art. 104 - A gratificação será paga até o dia 20 do mês de dezembro de cada ano.
Art. 105 - O servidor exonerado perceberá sua gratificação natalina, proporcionalmente aos meses de exercício, calculada sobre a remuneração do mês de exoneração.
Art. 106. Quando o servidor perceber além do vencimento ou remuneração fixa, parte variável, a bonificação natalina corresponderá à soma da parte fixa mais a média aritmética da parte variável até o mês de novembro.
- 1º - No caso de acumulação constitucional, será devida a gratificação natalina em ambos os cargos ou funções.
Demais Direitos:
- Abono Pecuniário:
Art. 113 - É facultado ao servidor converter 1/3 das férias em abono pecuniário, desde que requeira com pelo menos 60 (sessenta) dias de antecedência. Parágrafo único - No cálculo do abono pecuniário será considerado o valor adicional de férias.
- AUXÍLIO SAÚDE
VIII - Licença especial;
IX - Licença gestante ou adotante;
X - Licença paternidade;
XI - licença para tratamento de saúde até o limite máximo de 24 (vinte e quatro) meses;
XII - licença por motivo de doença em pessoa da família, enquanto remunerada;
XIII - licença ao servidor acidentado em serviço ou acometido de doença profissional;
CAPÍTULO V DAS CONCESSÕES
Art. 135 - Sem qualquer prejuízo, poderá o servidor ausentar-se do serviço:
I - Por um dia, para doação de sangue;
II - Por dois dias, para se alistar como eleitor;
III - Por oito dias consecutivos, em razão de: a) casamento; b) falecimento de cônjuge
COMO SOLICITAR:
Dos auxílios que não necessitam de solicitação:
- Auxílio Vale-transporte
- Adicional de Férias
- Gratificações Natalina (décimo terceiro)
Dos auxílios que necessitam de solicitação do servidor:
- ABONO PECUNIÁRIO:
Como: Este direito é facultativo e deverá ser indicado no momento da solicitação de férias onde o servidor deve informar em qual período gostaria de converter seu 1/3 (um terço) de férias.
Quando: No final do ano, no período da marcação de férias.
- ADICIONAL DE AUXÍLIO SAÚDE:
Como: Último contracheque, Documento de Identificação, termo de adesão ou contrato do plano de saúde no nome da pessoa.
Quando: A partir do momento que o servidor tem o plano de saúde pode solicitar.
* Para prestação de contas: De maneira anual, o servidor deve incluir no processo de solicitação os comprovantes de pagamento dos meses utilizados.
- LICENÇA MATERNIDADE OU ADOTANTE:
Como: Requerimento solicitado via SEI. Deve conter: Último contracheque, documento de identificação, certidão de nascimento ou certificado de adoção e assinatura do chefe imediato
Quando: No máximo 24h após ter a certidão de nascimento ou certificado de adoção.
- LICENÇA PATERNIDADE:
Como: Requerimento via SEI, incluir certidão de nascimento ou certificado de adoção e assinatura do chefe imediato.
Quando: No máximo 24h após ter a certidão de nascimento ou certificado de adoção.
- AUSÊNCIA POR UM DIA, PARA DOAÇÃO DE SANGUE:
Como: Requerimento solicitado via SEI e anexar o atestado médico.
Quando: No máximo 24h após obter o atestado de doação
LICENÇA PARA DOAÇÃO DE SANGUE, 8 DIAS:
Como: Requerimento e declaração de doador de sangue. A declaração deve ser solicitada ao Fhemeron após o servidor efetuar 4 doações de sangue no período de 1 ano.
Quando: No máximo 24h após obter a declaração de doador de sangue.
- AUSÊNCIA POR DOIS DIAS, PARA SE ALISTAR COMO ELEITOR:
Como: Requerimento e comprovante de serviço.
Quando: No máximo 24h após obter o comprovante
- AUSÊNCIA POR 8 DIAS EM RAZÃO DE CASAMENTO:
Como: Requerimento e anexo de certidão de casamento
Quando: No máximo 24h após obter a certidão de casamento.
- AUSÊNCIA POR 8 DIAS EM RAZÃO DE FALECIMENTO DO CÔNJUGE:
Como: Requerimento e anexo de certidão de óbito
Quando: No máximo 24h após obter a certidão de óbito.
DIREITO DOS SERVIDORES EFETIVOS:
Ademais, para somar aos auxílios e licenças supramencionados no Tópico 5.3 os servidores efetivos têm por direito alguns pontos específicos contidos abaixo:
Dos adicionais:
Para uma leitura mais aprofundada referente aos adicionais segue o link da Lei Complementar 868, de 12 de abril de 2016 http://ditel.casacivil.ro.gov.br/COTEL/Livros/Files/LC868.pdf
I- Adicional de Qualificação:
Art. 17. O adicional de qualificação funcional é destinado aos servidores efetivos das Carreiras de Gestão Governamental, em razão de conhecimentos adicionais adquiridos em ações de capacitação e em cursos de extensão, de aperfeiçoamento e de especialização em áreas de interesse do Poder Executivo, a serem estabelecidas em Decreto.
- 1°. O adicional de que trata o caput, deste artigo, não será concedido quando a capacitação constituir requisito de ingresso no cargo.
- 2°. O adicional de qualificação funcional incidirá sobre o vencimento básico do servidor da seguinte forma:
I- 2% (dois por cento) para cada total de 100h (cem horas) de ações de capacitação, até o limite de 10% (dez por cento);
II- 15% (quinze por cento), em se tratando de diploma ou de certificado de conclusão de nível superior, relacionado à área de atuação do servidor;
III- 18% (dezoito por cento) em se tratando de título, de diploma ou de certificado de conclusão de curso de pós-graduação, em sentindo amplo, relacionado à área de atuação do servidor;
IV- 21% (vinte e um por cento) em se tratando de título, de diploma ou de certificado de conclusão de curso de pós-graduação em sentido estrito, mestrado, doutorado, relacionado à área de atuação do servidor; e
V- 25% (vinte e cinco por cento) em se tratando de título, de diploma ou de certificado de conclusão de curso de pós-graduação em sentido estrito, doutorado, relacionado à área de atuação do servidor.
- 3°. Para fins de concessão dos porcentuais estabelecidos nos incisos II a V, do § anterior, considerar-se-á apenas um diploma ou certificado.
- 4°. Em nenhuma hipótese o servidor perceberá cumulativamente os coeficientes previstos nos incisos II a V, deste artigo, sendo que perceberá o porcentual referente à maior qualificação que tiver obtido.
COMO SOLICITAR:
Para solicitar 2%:
Como: Elaborar um Requerimento via SEI e incluir termo de posse, último contracheque e certificado de curso de até 500 horas.
Quando: No máximo 24h após obter o certificado de conclusão de curso
Para solicitar 15%:
Como: Requerimento, termo de posse, último contracheque e certificado de conclusão de curso ou diploma de curso superior.
Quando: No máximo 24h após obter o certificado de conclusão de curso
Para solicitar 18%:
Como: Requerimento, termo de posse, último contracheque e certificado/ diploma de conclusão de pós graduação
Quando: No máximo 24h após obter o certificado de conclusão de curso
Para solicitar 21%:
Como: Requerimento, termo de posse, último contracheque e certificado/ diploma de Mestrado
Quando: No máximo 24h após obter o certificado de conclusão de curso
Para solicitar 25%:
Como: Requerimento, termo de posse, último contracheque e certificado/ diploma de doutorado
Quando: No máximo 24h após obter o certificado de conclusão de curso
Obs: O tópico 5.3 foi validado pelo setor Jurídico desta SETIC, não houveram objeções, levando ao entendimento de que as informações aqui apresentadas estão seguindo a legalidade e aplicabilidade que são necessárias.
5.4 Pesquisa de satisfação dos servidos do RH
Os gráficos disponibilizados abaixo dizem respeito a pesquisa de satisfação aplicada aos 8 setores e demais assessorias da SETIC. Com este formulário pretende-se medir a satisfação dos servidores que solicitam os serviços ao RH, desta maneira, foram aplicadas 5 perguntas:
- Diga qual coordenadoria você faz parte.
- Qual serviço você solicita com maior frequência do RH?
- Existe alguma dúvida referente a este serviço?
- Nos diga, qual dúvida você tem referente ao(s) processos(s) mencionado(s).
- Dos processos trabalhados pelo RH, em sua opinião quais seriam os mais importantes ou problemáticos para começarmos a implementar melhorias?
Com os dados acima percebe-se que:
Gráfico 1: Tivemos 17 respostas e tivemos o alcance almejado ( no mínimo 1 membro por setor ).
Gráfico 2: Os serviços com maior frequência solicitados pelos respondentes foram: Home Office, Nomeação e Registro de ponto eletrônico .
Gráfico 3: É possível identificar que os servidores não possuem muitas dúvidas referentes aos serviços que solicitam ao RH, pois apenas 4 dos 17 respondentes expuseram que tinham dúvidas.
Gráfico 4: Referente as dúvidas:
- Processo de home office e sobre o abono de faltas por motivos de saúde;
- Dúvida referente ao acesso ao DBR para gerar documento;
- Qual é o fluxo de cada processo e a SLA para os respectivos atendimentos;
- Processo de atestado: instrução do processo, quando deve ser enviado e quais documentos necessários, sobre a abertura de ponto eletrônico, quais são as modalidades e hipóteses de enquadramentos sobre o escritório remoto, quais são os procedimentos adequados.
Gráfico 5: Ao serem questionados sobre quais processos achavam importantes para implementação de melhorias, percebe-se que os processos mais citados foram :
- Licença Médica com 6 votos;
- Auxilio Saúde com 5 votos;
- Nomeação e implantação em folha com 5 votos;
- Home Office com 4 votos;
- Exoneração e Pagamento de Verbas rescisórias com 3 votos.
5.5 Priorização de processos
A matriz GUT é uma ferramenta que ajuda na priorização para posterior resolução de problemas. Tem como objetivo classificar cada problema por meio de 3 critérios: gravidade, urgência e tendência.
Para cada um desses critérios é atribuída uma nota — de 1 a 5 — e, ao final, esses valores são multiplicados, resultando na pontuação da GUT. Depois, basta classificar a lista do maior para o menor número e pronto! Essa ferramenta permite classificar quase qualquer coisa por ordem de importância, como problemas, projetos e processos.
Hékis et al (2013, p.23) afirmam que essa ferramenta responde racionalmente às questões “o que devemos fazer primeiro?”, e “por onde devemos começar?”. Assim, a matriz GUT atua diretamente nesse aspecto.
- Gravidade é o critério que avalia o impacto ou intensidade que o problema pode gerar se não for solucionado logo.
- Urgência está relacionada ao tempo. Quanto mais rápido determinada situação precisa ser resolvida, mais urgente ela é.
- Tendência diz respeito ao padrão de evolução da situação. Um assunto com alta pontuação de tendência é aquele que deve se tornar maior de uma hora para outra.
Desta forma, com base nos processos elencados no Princípio de Pareto, conforme supracitado no item 5.2, o time aplicou junto ao cliente a matriz GUT, com objetivo de definir a priorização dos processos que passarão por modernização.
Vale salientar, que além dos 20% dos processos definidos no Pareto, há outros processos considerados críticos. Diante dessa necessidade, o time reanalisou os processos junto ao cliente e incluiu os processos críticos (destacados de azul) na matriz GUT, conforme abaixo.
| MODERNIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE RH | ||||
| PROCESSOS | GRAVIDADE | URGÊNCIA | TENDÊNCIA | G x U x T |
| Verbas Rescisórias | EXTREMAMENTE GRAVE | EXTREMAMENTE URGENTE | PIORAR EM LONGO PRAZO | 5x5x2=100 |
| Progressão Funcional | MUITO GRAVE | URGENTE | PIORAR EM CURTO PRAZO | 4x3x2=24 |
| Exoneração e Pagamento de Verbas Rescisórias | POUCO GRAVE | MUITO URGENTE | PIORAR EM MÉDIO PRAZO | 2x4x3=24 |
| Auxílio Saúde | POUCO GRAVE | URGENTE | PIORAR EM LONGO PRAZO | 2x3x2=12 |
| Licença médica | POUCO GRAVE | URGENTE | PIORAR EM LONGO PRAZO | 2x3x2=12 |
| Controle de Frequência/Folha de Ponto | POUCO GRAVE | URGENTE | PIORAR EM LONGO PRAZO | 2x3x2=12 |
| Licença Prémio em Pecúnia | GRAVE | POUCO URGENTE | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 3x2x1=6 |
| Licença Prémio | GRAVE | POUCO URGENTE | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 3x2x1=6 |
| Nomeação e Implantação em Folha | GRAVE | POUCO URGENTE | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 3x2x1=6 |
| Ficha Funcional - Contrato Temporário | POUCO GRAVE | URGENTE | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 2x3x1=6 |
| Abono Pecuniário | SEM GRAVIDADE | SEM URGÊNCIA | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 1x1x1=1 |
| Alteração de Férias | SEM GRAVIDADE | SEM URGÊNCIA | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 1x1x1=1 |
| Gratificação por Especialização | SEM GRAVIDADE | SEM URGÊNCIA | SEM TENDÊNCIA A PIORAR | 1x1x1=1 |
Com os dados acima, torna-se claro quais são os processos priorizados, ou seja, que precisam ser mapeados e redesenhados primeiro são:
- Verbas rescisórias
- Progressão Funcional
- Exoneração e Pagamento de verbas rescisórias
5.6 Processos que necessitam de regulamentação
O regulamento interno tem o intuito de disciplinar algumas situações específicas que não têm previsão na lei, mas que interferem na dinâmica da organização. Além disso, ele também deve esclarecer pontos que, apesar de previstos na lei, são ambíguos ou de difícil entendimento.
Durante as análises realizadas pelo time, foi identificado que alguns processos do RH não possuem regulamentos/normas definidas, o que dificulta o trabalho dos servidores do RH, visto que não tem base legal para tomada de decisão.
Considerando a necessidade de identificar quais processos do RH não estão regulamentados, o time realizou uma reunião com os responsáveis pelo RH desta SETIC, Jorge Luis e Oliveira Loyola (Gerente VII) e Abner Vinicius Viana Leal (Técnico Politicas Publicas e Gest. Gov.), para entender quais são os processos desta superintendência que não estão regulamentados, porém é extremamente importante regulamentar tais processos, para disciplinar situações específicas que não estão previstas em lei.
Abaixo estão listados os processos e as dúvidas apresentadas pelo RH:
Férias de estagiários:
Com quanto tempo de antecedência o estagiário poderá fazer a solicitação de férias ?
Ponto digital :
Por quais motivos o servidor pode solicitar o registro do ponto digital?
Homologação de Frequência:
Quantas vezes poderá ser justificado a falta de registo de ponto do servidor?
Ex: Servidor registra o ponto de entrada e esquece de registrar o ponto de saída.
Servidores com muitas horas trabalhadas sem intervalo.
Ex: Servidor registra o ponto de entrada as 7:30 horas e a saída as 16:00 horas.
¶ 6. Análise e Aplicação de Ferramentas Para Melhorias Ddos Processos
6.1 Análise de valor auxílio saúde
A análise de valor é utilizada para detectar o valor agregado pela atividade, analisando criticamente se ela agrega valor ao processo e a organização, não agrega valor ao processo e organização ou não agrega valor ao processo, mas é necessária para a organização, juntamente com à análise de valor, aplicou-se a ferramenta ECRS, que são as iniciais das palavras-chave dessa técnica — Eliminar, Combinar, Reorganizar e Simplificar. Os quatro passos, partem de uma análise cuidadosa de possíveis falhas produtivas, como custos elevados com mão de obra, números insatisfatórios nos resultados, desperdício de materiais, entre outras.
Com base nos resultados obtidos no tópico 5.4, especificamente no gráfico 5, observa-se que o processo “Auxílio Saúde”, foi o segundo mais crítico, conforme demonstra o dashboard.
As primeiras ações realizadas pelo time para melhoria do processo foi a realização do mapeamento do fluxo e de suas atividades utilizando o software Bizagi, posteriormente foi analisado o valor das atividades juntamente com a aplicação da ferramenta ECRS.
A priorização para realizar primeiramente o mapeamento deste processo, foi fundamentada na criticidade e urgência desde fluxo, visto que a prestação de contas, que é umas das etapas mais importante deste processo, acontecerá em fevereiro de 2022 e é extremamente importante que o fluxo esteja atualizado e pronto para uso.
As primeiras ações realizadas pelo time para realizar a modernização deste processo, foi a realização do mapeamento do fluxo e de suas atividades, utilizando o software Bizagi. Posteriormente, o time utilizou as ferramentas Análise de Valor e ECRS para analisar o valor das atividades e verificar se alguma atividade poderia ser eliminada, combinada, reorganizada e simplificada. Desta forma, foi analisada as atividades do processo de Auxílio Saúde, desde a solicitação do servidor até a prestação de conta que deve acontecer anualmente.
Vale ressaltar que após as análises supracitada, o time identificou que este processo (auxílio saúde) é amparado por normativas legais e não coube realizar mudanças significativas em suas atividades, pois todas as atividades realizadas agregam valor e não podem ser modificadas.
Segue abaixo o link que representa a aplicação das duas ferramentas ao fluxo:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CpgAPWoDnjy65L1k1gj-Bwn1_OdTmwZ5lTknKmW7lgw/edit#gid=0
6.2 Redesenho do processo de auxílio saúde
6.3 Ideação para o processo de saída de servidor temporário
No ano de 2021 foi feito o primeiro processo seletivo para contratação de servidores temporários na SETIC, e por esse motivo o setor de Recursos Humanos apenas tinha conhecimento do fluxo de contratação de servidores, havendo a necessidade da elaboração de um fluxo para expressar como seria a saída destes servidores. Diante do exposto, o processo de saída de servidor temporário foi priorizado junto ao setor de Recursos humanos desta SETIC, e desta maneira, o time iniciou o processo de melhoria para idealizar este fluxo do "zero".
O novo fluxo foi elaborado de maneira colaborativa com os servidores Abner Winicius e Jorge Luiz que hoje são responsáveis pelo setor de Recursos Humanos, sendo realizadas reuniões para elaboração e consentimento dos envolvidos referente ao fluxo novo criado. O fluxo abrange a saída de servidores que necessitaram sair por interesse da administração podendo ser por não atenderem as atribuições do contrato, por fim do contrato ou por dispensa do interesse público. Salientamos que esta sequência de atividades não representa a saída de servidor temporário a pedido, pois entendemos que existem passos diferentes que ainda devem ser mapeados.
Abaixo estará publicado o link que direcionará ao fluxo idealizado:
6.4 Problemas e possíveis soluções para o processo de pagamento de verbas rescisórias
Como supramencionado no tópico 5.5 "Priorização de processos", com o auxílio da ferramenta GUT foi identificado que o tipo de processo verbas rescisórias é o mais problemático e prioritário para passar pelo BPM – Business Process Management – onde o foco da mudança é no processo de negócio como o centro do debate organizacional –, levando em consideração a sua Gravidade, Urgência e Tendência. Desta maneira, para identificar as problemáticas presentes neste processo e suas possíveis melhorias, o time optou pela utilização da ferramenta Declaração do Problema.
A ferramenta Declaração de Problema tem como objetivo coletar o problema enfrentado pelos stakeholders em determinada situação e identificar as principais partes afetadas, o impacto do problema e uma possível solução. Para essa coleta específica, o time fez uma análise crítica e a ferramenta foi adaptada, focando no que realmente agregaria valor ao time, ou seja, em coletar apenas o problema e em seguida a solução.
Vale ressaltar que, o fluxo de verbas rescisórias mencionado abaixo se refere a solicitação do servidor (comissionado, efetivo ou temporário) do pagamento de suas verbas, após ter sido exonerado. Desta maneira, assim pontuadas todas as informações necessárias, abaixo mostraremos a planilha aplicada com Jorge Luiz e Abner Winicius, ambos servidores do setor de RH da SETIC.
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PROBLEMA
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Requerimento elaborado pelo servidor para solicitar o pagamento de verbas rescisórias consta informações pessoais desnecessárias ao processo.
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| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Solicitação de pagamento de verbas rescisórias feita pelo Portal do cidadão com as informações necessárias respeitando o Art. 10 da Lei Geral da Proteção de dados, que se refere à limitação da realização do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados. |
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PROBLEMA
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Na juntada de documentos necessários pelo RH, há dificuldade em localizar os decretos de nomeação e exoneração do servidor, sendo algo importante para o cálculo de verbas rescisórias.
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| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
RH terá acesso ao histórico de nomeação e exoneração de servidores utilizando o e-Estado. Entretanto, foi verificado que esta condição não será possível.
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PROBLEMA
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Caso o servidor que está solicitando o pagamento de verbas rescisórias tenha ingressado na SETIC antes de 2019, o seu mapa de frequência é incluído no processo pelo NAFAS, e muitas vezes o documento é anexado faltando informações exatas, por exemplo quando o servidor entrou de férias ou quantos dias faltou em determinado mês. Pelo RH não ter o registro de frequência destes servidores mais antigos, devido ao fato que era utilizado o ponto manual, o RH precisa confiar nas informações anexadas sem ter certeza se estão corretas.
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| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Solicitar para a SUGESP o registro da catraca de determinado servidor, constando a entrada e saída do servidor do prédio em que trabalha. Com estas informações o RH terá a confirmação necessária dos dias trabalhados pelo servidor. |
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PROBLEMA
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Servidores desativam sua conta bancária cadastrada para o recebimento de pagamento. Devido ao fato de o RH monitorar o pagamento das verbas, após a identificação de que o mesmo não recebeu quando deveria é preciso entrar em contato com o servidor para avisa-lo. |
| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Servidor inativo deverá incluir na sua solicitação a conta bancária almejada para recebimento de suas verbas rescisórias. |
6.5 Análise de valor pagamento de verbas rescisórias
Seguindo a próxima etapa para a melhoria do processo de verbas rescisórias, cujos motivos estão pontuados no tópico 6.3 localizado acima, temos a análise de valor, a etapa que juntamente com a ferramenta com mesmo nome nos possibilita detectar de maneira crítica, o valor de cada atividade do processo AS-IS. Como sabemos, um dos principais objetivos da Gestão por Processos é a eliminação de desperdícios, desta maneira, esta ferramenta nos auxilia a analisar se determinada atividade agrega valor ao negócio, não agrega nenhum valor ao negócio, ou se ela não agrega valor mas é necessária ao negócio. Outra ferramenta aplicada também foi o ECRS que são as iniciais das palavras-chave dessa técnica — Eliminar, Combinar, Reorganizar e Simplificar. Esta ferramenta é super interessante pois nos possibilita a ter insights para o processo TO-BE, que será a próxima etapa para a melhoria do processo de verbas rescisórias.
Assim, pontuados todas as informações necessárias, segue abaixo a análise de valor e ECRS elaborado pelo time:
| Atividades | Agrega valor | Não agrega, mas é necessário | Porquê? | ECRS | Pode haver integração com sistema da SETIC? |
| 1. Requerer pagamento de verbas rescisórias | x | Agrega valor, pois se o servidor não requerer o pagamento de suas verbas ele não vai receber. | Simplificado, pois muitas vezes o servidor inclui no processo algumas informações pessoais que são desnecessárias ao processo, interferindo no Art. 10 da Lei Geral de proteção de Dados que trata sobre o princípio da necessidade, além disso esta etapa ficará mais simples uma vez que será uma solicitação pelo Portal do Cidadão. | Portal do cidadão Porém não existe nada desenvolvido para possibilitar este requerimento, necessita verificação entre time e PO de DEV de como desenvolver esta funcionalidade e a dificuldade para o mesmo. |
|
| 2. Juntar documentos necessários | x | Agrega valor, pois todos os documentos incluídos são necessários para que o RH faça o cálculo das verbas rescisórias a serem recebidas pelo servidor e possibilita a análise que a análise do cálculo feita pelo NC e SEGEP seja de maneira eficiente. | ---------------- | Não | |
| 3.Incluir mapa de frequência | x | Não agrega valor ao processo a tramitação entre SETIC e NAFAS para inclusão de uma informação que deveria ser feita pelo próprio órgão remetente. Entretanto, devido ao fato de o RH não ter o registro de frequência de servidores que ingressaram antes de 2019, atualmente a alternativa encontrada era o despacho ao NAFAS. | Reorganizada, pois o RH irá incluir o mapa de frequência dos servidores ingressos depois de 2019 em integração com o sistema SIF que foi desenvolvido para verificações e homologação de frequência . | SIF | |
| 4. Elaborar Planilha de verbas rescisórias | x | Agrega valor, pois somente por meio da desta planilha terá o valor que o servidor irá receber de verbas rescisórias. | ---------------- | Não | |
| 5. Analisar planilha de verbas rescisórias | x | Agrega valor, pois o NC fará as verificações do cálculo realizado pelo RH, dando um retorno se o resultado está deferido ou indeferido. | ---------------- | Não | |
| 6. Assinar autorização de pagamento | x | Agrega valor, pois é o meio de autorização de pagamento das verbas rescisórias do do servidor | ---------------- | Não | |
| 7. Autorizar pagamento | x | Agrega valor, pois é o meio de autorização de pagamento das verbas rescisórias do servidor | ---------------- | Não | |
| 8. Autorizar implantação em folha | x | Agrega valor, pois é o meio de autorização de pagamento das verbas rescisórias do servidor | ---------------- | Não | |
| 9. Analisar Cálculo | x | Não agrega valor ao processo, pois já é feita a análise anteriormente pelo NC. Entretanto, como se trata apenas de uma análise rápida para confirmação do valor a ser implantado e levando em consideração que até o momento não houve nem um indeferimento, esta atividade é necessária por se tratar de uma confirmação rápida e que não gera desperdícios. | ---------------- | Não | |
| 10. Implantar em folha | x | Para fazer os últimos lançamentos de informações do servidor a ser excluído da folha de pagamento do Estado. | ---------------- | Não |
6.6 Pagamento de verbas rescisórias (atualizado)
Devido a necessidade da Product Owner de desenvolvimento, Julien Martins, de atualizar o processo de Pagamento de Verbas Rescisórias, visto que, o fluxo necessitava de algumas informações primordiais, como por exemplo, a inserção dos cálculos para ser desenvolvido no Sistema Governa, o time Amazonas precisou mapear e redesenhar o fluxo.
Com o trabalho desenvolvido será possível ter o melhor entendimento sobre o fluxo de Pagamentos de Verbas Rescisórias para servidores efetivos, comissionados e temporários que foram exonerados. Para coletar as informações sobre o fluxo, o time realizou entrevistas com os seguintes clientes:
- Cleide - Gerente do Núcleo de Cálculo de Recursos Humanos da SESAU;
- Nilson Gonçalves - Gerente da Folha de Pagamento (GFP)/SEDUC;
- Raquel Burgel - Gerente de Recursos Humanos da SEOSP;
- Clarissa Morais - Chefe de Núcleo de Adm. de Freq.e Adicionais do Servidor(NAFAS)/SEGEP;
- Gustavo Bodaneze - Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental- CGER-SEGEP.
Problemas e soluções para o processo do pagamento de verbas rescisórias (atualizado)
A ferramenta Declaração de Problema tem como objetivo coletar o problema enfrentado pelos stakeholders em determinada situação e identificar as principais partes afetadas, o impacto do problema e uma possível solução bem sucedida. Para essa coleta específica, o time fez uma análise crítica observando os principais problemas que afetam no andamento do processo, verificou-se que o recursos humanos da SESAU uma grande preocupação, suprimindo dificuldades de ser eliminado o problema e como os impactos reagem diante da grande demanda nos seus processos de negócios. Segue abaixo a declaração do problema coletada com a gerência do núcleo de cálculos de Recursos humanos da SESAU.
| Declaração do problema | |
| O Problema | Depender de várias unidades, para obtenção de informações para realizar os cálculos das verbas rescisórias de forma precisa. |
| Afeta | Os RH pela demora de obtenção das informações e a SEGEP pelo alto volume de fluxo para atender. |
| Cujo impacto é | Lentidão no processo para pagamento de verbas rescisórias e o tempo de resposta para obtenção das informações. |
| Uma solução bem sucedida | Os sistemas SIF e SID, possuírem informações precisas e atualizadas, para que não haja necessidade dos RH’s estarem solicitando informações aos setores da SEGEP. (a maior reclamação dos RHs é que os dois sistemas acima não possuem informações atualizadas). |
| Declaração do problema | |
| O Problema | Ter que realizar os cálculos das verbas rescisórias de forma manual, em Excel. |
| Afeta | Os RH’s e todos os atores do processo, que precisam estar conferindo os cálculos manualmente. |
| Cujo impacto é | A demora no processo e o risco de erro nos cálculos, causando retrabalho e atrasando o andamento do fluxo. |
| Uma solução bem sucedida | Um sistema que possibilitasse a inclusão das informações do servidor, a fim de que automatizasse o cálculo das verbas rescisórias. |
6.7 Problemas e possíveis soluções para o processo de exoneração de servidor comissionado
Com a justificativa supramencionada no tópico 6.3 da necessidade e escolha da aplicação da ferramenta Declaração do Problema e segundo as informações coletadas no tópico 5.5 "Priorização de processos", o prioritário que irá passar por melhorias será o de exoneração de servidor comissionado. Segue abaixo, o problema e a possível solução coletada com o departamento de Recursos Humanos da SETIC.
|
PROBLEMA
|
Servidor ser exonerado e não elaborar requerimento solicitando suas verbas rescisórias. |
| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Servidor ser orientado da necessidade de solicitar suas verbas rescisórias desde o início do processo. |
6.8 Análise de valor exoneração de servidor comissionado
| Atividades | Agrega valor | Não agrega, mas é necessário | Porquê? | ECRS | Pode haver integração com sistema da SETIC? |
| 1. Requerer exoneração do servidor | x | Agrega valor, pois é necessário haver uma solicitação para que a tramitação do processo aconteça. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE | |
| 1. Requerer exoneração e verbas rescisórias | x | Agrega valor, pois é necessário haver uma solicitação para que a tramitação do processo aconteça. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | Portal do servidor | |
| 2. Inativar acessos do servidor | x | Agrega valor, pois o servidor exonerado não deve ter acessos aos sistemas da SETIC. | Reorganizar, pois não será preciso fazer chamado pro GLPI para ser feito a inativação. | Meu acesso | |
| 3. Confeccionar Ofício | x | Agrega valor, pois é por meio desse ofício que será solicitado formalmente à Casa Civil para que seja feito o decreto de exoneração do servidor. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE | |
| 4. Assinar ofício | x | Agrega valor, pois é um meio de ciencia da exoneração pelo ordenador de despesas e celeridade do processo para prosseguimento do mesmo. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE | |
| 5. Elaborar despacho | x | Agrega valor, pois é por meio deste que a Diretora Executiva da Casa Civil irá despachar à DECAANE para confeccção do Decreto de exoneração. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE | |
| 6. Confeccionar o Decreto de exoneração | x | Agrega valor, pois é por meio do decreto de exoneração que se é oficializado a exoneração de determinado servidor. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE | |
| 7. Assinar Decreto | x | Agrega valor, pois é a assinatura do governador que da celeridade no processo seguindo o artigo 65, inciso V da Constituição Federal e nos termos da Lei complementar n°965, de 20 de dezembro de 2017. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | SISNE |
6.9 Redesenho do processo exoneração de servidor comissionado
6.10 Problemas e possíveis soluções para o processo de saída de servidor efetivo
O próximo processo definido para passar pelo processo de transformação é o Saída de servidor efetivo. Como de praxe, o primeiro passo, após o mapeamento da realidade do processo é a identificação dos problemas e soluções.
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PROBLEMA
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Não existe um fluxo padrão para a saída de servidor efetivo. |
| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Padronização de um fluxo e integração com sistemas já existentes na SETIC. |
|
PROBLEMA
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SEGEP demora na elaboração do decreto de saída do servidor, gerando onerosidade ao processo. EX: Um dos últimos processos que foi solicitado a elaboração de um decreto de saída de servidor o mesmo demorou aproximadamente 2 anos para ser elaborado.(0039.427594-2019-83) |
| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER |
SEGEP melhorar a gestão dos processos recebidos. Definir tempo padrão de resposta dos processos. Padronização do Fluxo. |
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PROBLEMA
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O Gabinete da SEGEP despacha o processo direcionando um setor por vez, deixando o processo mais lento. |
| UMA SOLUÇÃO BEM-SUCEDIDA PODERIA SER | Direcionar os processos a todos os setores necessários, evitando uma grande quantidade de despachos e agilizando o tempo de resposta . |
6.11 Análise de valor saída de servidor efetivo
Desta maneira, o próximo passo para melhoria do processo é a análise de valor das atividades de Saída de servidor efetivo. Segue abaixo a ferramenta análise de valor e ECRS.
| Atividades | Agrega valor | Não agrega | Não agrega,mas é necessário | Porquê? | ECRS | Pode haver integração com sistema da SETIC? |
| 1.Solicitar saída | x | Agrega valor, pois a solicitação do servidor é importante para que o processo de saída seja iniciado. | Reorganizar e Simplificar, pois não será feito pelo SEI e a atividade será reduzida, se tornando pouco complexa. | Portal do Servidor | ||
| 2. Inativar acessos do servidor | x | Agrega valor, pois o servidor que não fará mais parte do quadro de servidores ativos não deve ter acessos aos sistemas da SETIC. | Simplificada, pois além de poder ser solicitado a inativação dos sistemas pelo GLPI poderá ser feito também pelo Meu Acesso. | Meu acesso e GLPI | ||
| 3.Elaborar Ofício | X | Agrega valor, pois é por meio desse ofício que será solicitado a assinatura do ordenador de despesas da SETIC para dar sequência ao processo . | ------- | |||
| 4.Assinar ofício | X | Agrega valor, pois é o meio que o ordenador de despesas dará ciência na saída do servidor, dando celeridade no processo para prosseguimento do mesmo. | ------- | |||
| 5.Despachar Solicitação | X | Agrega valor, pois é por meio deste que a DESP fará o desligamento do servidor no sistema Governa e o NCSR irá elaborar o decreto de saída do servidor. | Reorganizar e combinar, pois esta atividade será feita de outra forma e combinada com os outros despachos existentes no processo. | ------- | ||
| 6.Desligar em folha | X | Agrega valor, pois é por meio deste que a DESP fará o desligamento do servidor em folha, evitando que o servidor receba indevidamente no decorrer do seu processo de desligamento. | ------- | Governa | ||
| 7.Elaborar despacho | X | Não agrega valor, pois o despacho exemplificado na atividade 5 deveria ser encaminhado diretamente a DESP, NAFAS, NCSR E ASTEC para prosseguimento do processo. | Combinada | ------- | ||
| 8.Elaborar despacho | X | Não agrega valor, pois o despacho exemplificado na atividade 5 deveria ser encaminhado diretamente a DESP, NAFAS, NCSR E ASTEC para prosseguimento do processo. | Combinada | ------- | ||
| 9.Elaborar despacho | X | Não agrega valor, pois o despacho exemplificado na atividade 5 deveria ser encaminhado diretamente a DESP, NAFAS, NCSR E ASTEC para prosseguimento do processo. | Combinada | ------- | ||
| 10.Incluir Mapa de Frequência | X | Não agrega valor mas é necessário, pois para servidores que ingressaram no estado antes de 2019 o NAFAS precisa dar suporte ao RH da SETIC, realizando a inclusão desse documento no processo. | Reorganizada, pois o RH irá incluir o mapa de frequência dos servidores ingressos depois de 2019 em integração com o sistema SIF que foi desenvolvido para verificações e homologação de frequência . | SIF | ||
| 11.Realizar análise jurídica | X | Não agrega valor mas é necessário, pois a ASTEC verificará se solicitação do servidor está em conformidade jurídica e técnica | ------- | ------- | ||
| 12.Elaborar despacho | X | Não agrega valor, pois o despacho exemplificado na atividade 5 deveria ser encaminhado diretamente a DESP, NAFAS, NCSR E ASTEC para prosseguimento do processo. | Combinada | ------- | ||
| 13.Elaborar Decreto | X | Agrega valor, pois é por meio do decreto que é oficializado a saída do servidor. | ------- | |||
| 14.Assinar Decreto | X | Agrega valor, pois a assinatura do ordenador de despesas da SEGEP da veracidade no processo e é necessária para a solicitação de assinatura do governador que será o passo seguinte. | Assine Aqui | |||
| 15.Assinar Decreto | X | Agrega valor, pois é a assinatura do governador que da celeridade no processo seguindo o artigo 65, inciso V da Constituição Federal e nos termos da Lei complementar n°965, de 20 de dezembro de 2017. | Assine Aqui |
6.12 Redesenho do processo saída de servidor efetivo
6.13 Benchmarking do processo progressão funcional
Por meio de reuniões com o setor de Recursos Humanos da SETIC, foi identificado que o processo de progressão funcional era inexistente até o momento na Superintendência, pois nunca houve uma solicitação deste assunto, tendo como consequência, a falta do conhecimento necessário das informações que o time necessita para que seja executado o processo de melhoria que estava sendo construído nos tópicos acima deste documento: Mapeamento, Identificação de problemas, soluções e análise de valor.
Desta forma, surge-se a necessidade de criar um fluxo novo, idealizado de maneira conjunta com as pessoas com conhecimento deste processo, para idealizar as atividades e regras da melhor maneira possível de modo a garantir uma experiência adequada aos atores do processo. Para tal execução, o time fez primeiramente um benchmarking, que tem o objetivo de melhorar as funções e processos de determinada organização, uma vez que o benchmarking analisa as estratégias e possibilita criar e ter ideias novas em cima do que já é realizado.
Para a análise das estratégias mencionado acima, foi feito:
Reuniões com técnicos de áreas específicas: Foram realizadas reuniões com responsáveis táticos pelo processo, a fim de obter informações mais pertinentes do projeto. Foram entrevistados os servidores Deison Zanotto, Gustavo Botaneze, Jorge Luiz e Abner Winicius. Ambos dos setores CAF-Assessoria especial, COMDEF- Comissão de Desenvolvimento Funcional da Carreira de Gestão Governamental e Recursos Humanos, respectivamente.
Análise secundária de documentos: Foram consultados diversos documentos tanto internos como externos a SETIC. Neste arcabouço estão incluídos leis (Lei complementar n°748, de 16 de dezembro de 2013 e Lei complementar n°868, de 12 de abril de 2016), processos no SEI, e demais documentos gerais.
Vale ressaltar que as informações e conhecimentos captados serão levados em consideração para a elaboração do desenho do processo de progressão funcional e os stakeholders entrevistados serão responsáveis por validar o novo fluxo.
6.14 Ideação processo progressão funcional
Para a captação das ideações do processo foi utilizado a simplista técnica brainstorming. A mesma é utilizada para resolução de problemas através de uma tempestade de ideias.
6.15 Problemas x ideação processo abertura de ponto digital
O processo atual trabalhado, que passará pelo processo de melhoria é o Abertura de Ponto Digital. Este processo acontece quando o servidor necessita executar algum trabalho ou curso externamente á SETIC, nestes casos é solicitado para que seja registrado o ponto Online, utilizando o sistema Portal do Servidor para o registro do ponto. Como este processo tramitou poucas vezes no órgão, não há uma regulamentação própria para que o setor de Recursos Humanos possa seguir como base, tornando-se necessário este trabalho que será expressado posteriormente no tópico 6.15.
Agora, no primeiro momento, o time necessita compreender a situação atual do processo, seus problemas e fomentar as melhores ideações para serem elencadas no redesenho. Desta forma, contatou-se os servidores de RH Jorge Luiz e Abner Winicius, o assessor de políticas públicas da SEGEP Gustavo Bodaneze e a servidora Clarissa M. Nogueira, representante do Núcleo de Frequências e Averbações- NAFAS/SEGEP, para coletar suas percepções referentes a tal processo supramencionado. Assim, segue abaixo as ferramentas Painel de Dores e Painel de Ideação. Ferramentas utilizadas para coletar as problemáticas em torno do processo e posteriormente fomentar as ideações para tais gargalos.
6.16 Regulamentação processo abertura de ponto digital
Para a verificação da regulamentação do processo Abertura de Ponto Digital foi feito a leitura do decreto 21.971/2017, que Institui o Sistema de Controle de Frequência por meio de Ponto Eletrônico, o Sistema de Compensação de Horas e o Escritório Remoto - Home Office, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo e dá outras providências.
Durante a leitura deste decreto foi identificado que as informações estão genéricas, não servindo para total embasamento do fluxo a ser desenvolvido conforme ideações fomentadas. Os únicos artigos do decreto que fazem alusão ao processo trabalhado são:
Art. 8º. Salvo os casos expressamente previstos em norma específica, é vedado:
I - abonar faltas; e
II - dispensar o servidor do registro de frequência.
Parágrafo único. Excetuam-se as situações que exijam adequação da jornada de trabalho em razão da natureza e das peculiaridades das atividades desenvolvidas, bem como nas atividades externas, de forma eventual ou não.
Art. 21. A realização de trabalhos fora das dependências físicas do Poder Executivo é facultativa, mediante solicitação formal do servidor e compromisso de cumprimento das metas fixadas.
Art. 22. Compete à chefia imediata indicar, dentre os servidores interessados, aqueles que realizarão atividades fora das dependências da Unidade.
Entretanto a servidora Clarissa M. Nogueira, representante do Núcleo de Frequências e Averbações- NAFAS/SEGEP está desenvolvendo uma Instrução Normativa, aonde trará informações mais específicas referente ao processo e demais situações de controle de frequência. Felizmente, Clarissa participou das ideações para o redesenho, fazendo com que o novo fluxo a ser desenvolvido esteja de acordo com a Instrução Normativa a ser publicada. Entretanto, vale ressaltar que para o desenvolvimento desta IN, um pré-requisito é a alteração de alguns pontos do decreto 21.971/2017 que necessita da validação do Superintendente da SEGEP. Segundo a Clarissa, caso a alteração do decreto seja uma demanda priorizada pela SEGEP até o final de março/2022 será finalizado.
6.17 Problemas x ideaçao processo implantação de servidor comissionado em folha
O processo atual trabalhado, que passará por um conjunto de métodos e metodologias que visam a melhoria de suas atividades é a Implantação de Servidor Comissionado em Folha de pagamento. Este processo trata-se de uma segunda parte para concretização da nomeação de Servidor comissionado no Estado, no qual é gerado sua matrícula e feito sua implantação no sistema Governa para posterior recebimento do salário e demais benefícios que o servidor tenha direito. Como de praxe, a primeira fase para a efetuação da melhoria é o conhecimento da situação atual do processo, e umas das formas de chegar neste objetivo é identificando as problemáticas existentes no processo, assim como as possíveis soluções que podemos idealizar frente aos gargalos identificados.
Para a identificação das informações abaixo o time contou com o apoio da Product Owner Denise Jeane da Silva (SETIC), dos servidores Jorge Luiz Oliveira e Abner Winicius Viana do setor de Recursos Humanos (SETIC), da Diretora Paula Rosário (Núcleo de Direitos e Vantagens do Servidor) e da Assessora Técnica Tame Oliveira Lima(SEGEP). Além da intermediação do Gustavo Bodaneze (SEGEP) para a efetuação de reuniões e validações.
- Problemas
- Soluções
6.18 Análise de valor implantação de servidor comissionado em folha
Dando prosseguimento ao conjunto de métodos e metodologias para a melhoria do processo de Implantação de Servidor Comissionado em Folha de Pagamento, temos a etapa cujo objetivo é analisar o valor das atividades identificadas no mapeamento AS-IS, juntamente com uma análise apurada verificando se tais atividades podem ser eliminadas, combinadas, reorganizadas ou simplificadas.
Para a execução com qualidade dessa etapa, contamos com o apoio da Product Owner Denise Jeane Silva, que por meio de uma sensibilização sobre o desenvolvimento do Sistema de Nomeação e Exoneração de Servidor Comissionado - SISNE, trouxe um novo olhar para os atores do processo.
Ressaltamos que para realizarmos a análise, entramos em contato com a responsável do Núcleo de Direitos e Vantagens do servidor (NDVS) para questionar a existência de uma normativa, lei ou decreto que especificasse as atividades que devem ser realizadas pelo setor, contudo, a Diretora Paula Rosário afirmou que até o momento não existe documento normativo para tal, permitindo uma maior liberdade para o Time de Negócios propor melhorias, descentralizações e sistematizações. Segue abaixo o link da ferramenta análise de valor e ECRS.
| Setor | Atividades | Agrega valor | Não agrega,mas é necessário | Não agrega valor | Porquê? | ECRS | Pode haver integração com sistema da SETIC? |
| RH Setorial | 1. Criar matrícula | X | Agrega valor, pois é neste momento que o RH setorial irá criar a matrícula do servidor para que seja realizada a implantação em folha de pagamento | Governa/E-estado | |||
| RH Setorial | 2. Confeccionar ofício | X | Não agrega valor, pois este ofício era desenvolvido para ser despachado para o NDVS realizar as análises documentais, para o novo fluxo o RH setorial fará essa análise, não havendo necessidade da criação de um ofício. | Eliminada | |||
| ORDENADOR DE DESPESAS | 3. Assinar processo | X | Não agrega valor, pois não existirá ofício | Eliminada | |||
| RH Setorial | 4. Despachar processo | X | Não agrega valor, pois para o fluxo descrito no Sistema SISNE a ideia é que o próprio RH setorial analise as documentações inseridas pelo servidor | Eliminada | |||
| NDVS | 5. Analisar documentações | X | Não agrega valor, pois para o fluxo descrito no Sistema SISNE o ideal é que o próprio RH setorial analise as documentações inseridas pelo servidor, não havendo necessidade de uma nova análise feita pelo NDVS | Eliminada | |||
| NDVS | 6. Processo indeferido: Documentação pessoal incorreta Despachar documentação | X | Não agrega valor, pois essa atividade será realizada pelo RH setorial no momento da análise de documentos do servidor | Eliminada | |||
| RH Setorial | 7. Informar servidor | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada pelo RH setorial na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| SERVIDOR | 8. Enviar documentação correta | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| RH Setorial | 9. Incluir documentação no processo | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| ASTEC | 6. Processo indeferido: Certidões positivas Despachar Documentação | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada pela ASTEC na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| ASTEC | 7. Elaborar Parecer Negativo | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| ASTEC | 8. Despachar processo | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| NDVS | 8. Despachar processo | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| RH Setorial | 9. Dar ciência no processo | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor e já está em desenvolvimento no sistema SISNE | Eliminada | |||
| RH Setorial | 10. Servidor em efetivo exercício: Despachar processo | X | Não agrega valor, pois esta atividade será encaminhada para implantação em folha de pagamento | Eliminada | |||
| RH Setorial | 10. Servidor não estava em efetivo exercício: Informar servidor | X | Não agrega valor, pois esta atividade já terá sido realizada na fase de nomeação do servidor | Eliminada | |||
| ASTEC | 7. Parecer Positivo | X | Não agrega valor, pois a ASTEC apenas irá receber o processo para elaborar parecer em casos que o servidor não puder assumir o cargo pleiteado por motivos descritos nas seguintes leis: - Lei da Ficha Limpa - LEI COMPLEMENTAR Nº 135, DE 4 DE JUNHO DE 2010; Lei da Ficha Limpa Estadual - LEI N. 2.928, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012; Lei Maria da Penha - LEI N. 4.520, DE 17 DE JUNHO DE 2019. |
Eliminada | |||
| ASTEC | 8. Despachar processo | X | Não agrega valor, pois a ASTEC não irá despachar o processo ao NDVS | Eliminada | |||
| NDVS | 8. Despachar processo | X | Não agrega valor, pois a Ndvs não irá despachar o processo para aGSIP | Eliminada | |||
| DESP-GSIP | 9. Implantar em folha | X | Agrega valor, pois é neste momento que o servidor terá suas informações inseridas em folha de pagamento | Governa | |||
| DESP-GSIP | 10. Despachar processo | X | Não agrega valor mas e necessário, pois o RH setorial necessita ter ciência da conclusão do processo |
SISNE |
¶ 7.0 Levantamento de Etapas, Setores e Stakeholds para o Processo de Verbas Rescisórias
Conforme solicitado, o time entrou em contato por meio de videoconferência com a servidora Clarissa M. Nogueira, representante do Núcleo de Frequências e Averbações- NAFAS/SEGEP para elaborar um levantamento referente as etapas, setores e stakeholders envolvidos no processo de verbas rescisórias, na qual o time irá trabalhar futuramente na padronização de suas atividades focado em atender as demais secretarias do Estado.
Como identificado no tópico 6.4 “problemas e possíveis soluções para o processo de pagamento de verbas rescisórias” deste relatório, o processo de verbas rescisórias se dá pela necessidade de solicitação do servidor (comissionado, efetivo ou temporário) ou pelo interesse da administração (chefe imediato ou demais gestores) pelo pagamento das verbas rescisórias de determinado servidor exonerado ou com seu contrato rescindido. Diante de todas as informações supramencionadas, segue abaixo os dados coletados:
7.1 Etapas do processo:
Vale relembrar que o processo de verbas rescisórias segue a mesma tramitação processual independente se o servidor é comissionado, efetivo (contanto que a solicitação para as verbas seja a pedido do próprio servidor) e temporário. Segue de forma macro as etapas do processo:
- Acompanhamento de Atos de Nomeação e Exoneração- DECAANE/Casa Civil Publicando decreto de exoneração do servidor
- Processo iniciado a pedido do servidor (Requerimento);
- Processo iniciado por interesse da administração (Ofício);
- Núcleo de Frequências e Averbações-SEGEP ou RH setorial inclui mapa de frequência;
- RH setorial elabora cálculo das verbas rescisórias;
- Núcleo de Cálculo- SEGEP analisa cálculo das verbas rescisórias;
- Diretoria Executiva de Sistema de Pagamento- SEGEP Implanta o valor das verbas rescisórias em folha de pagamento.
Setores:
-Núcleo de Frequências e Averbações-NAFAS/SEGEP.
-RH setorial.
-Núcleo de Cálculo- NC/SEGEP.
-Diretoria Executiva de Sistema de Pagamento- DESP/SEGEP.
-Acompanhamento de Atos de Nomeação e Exoneração- DECAANE/Casa Civil.
Stakeholders:
-Clarissa M. Nogueira, representante do Núcleo de Frequências e Averbações- NAFAS/SEGEP.
-Representante (a definir) do Núcleo de Cálculo- NC/SEGEP.
¶ 8.0 Análise dos Processos Padronizados na Sprint 57
Um dos objetivos finais do projeto de Modernização dos processos de Recursos Humanos é padronizar os processos utilizados pelas secretarias do estado de Rondônia ao máximo possível, respeitando suas legislações específicas, documentações e pessoas envolvidas, para que ao final, os processos otimizados possam ser utilizados pelo Estado com a eficiência necessária. Diante disto, o time necessitou investigar dentre os processos trabalhados na sprint 57, os possíveis impeditivos existentes para a não utilização (até o momento) dos fluxos padronizados.
8.1 Implantação de Servidor Comissionado em Folha de Pagamento:
É necessário haver uma priorização da PO responsável pelo sistema e-Estado para que seja desenvolvido a funcionalidade de geração de matrícula. Ademais precisa ser verificado o desenvolvimento da integração entre Governa e e-Estado para que ambos os sistemas conversem e mantenham as informações atualizadas e fidedignas.
8.2 Extinção Contratual a pedido e por interesse da administração:
Processo está nas condições e parâmetros necessários para ser utilizado por outras secretarias.
8.3 Progressão funcional e Promoção de servidor efetivo a pedido:
É necessário verificar como será feito o cadastramento das comissões de avaliação dentro do sistema ALPHA; Analisar quais são os tipos de carreira de servidores efetivos que seguem o fluxo otimizado pelo time; Verificar como está o desenvolvimento da integração entre ALPHA e SEI.
¶ 9.0 Problemas X Ideação Processo de Licença para Tratamento de Saúde (Atestado Médico)
Para dar prosseguimento as análises realizadas pelo time, neste momento o processo que passará por um conjunto de métodos e metodologias que visam a melhoria de suas atividades será Licença para tratamento de saúde (Atestado Médico), conforme priorizado por Gustavo Bodaneze (SEGEP) um dos principais interessados no projeto. Segundo o Decreto Estadual 19.163/2014, Licença para Tratamento de Saúde é a solicitação para o servidor que, por motivo de doença comprovada, esteja momentaneamente incapacitado para exercer suas funções. Sendo assim, como de praxe, a primeira fase para a efetivação da melhoria é o conhecimento da situação atual do processo, e umas das formas de chegar neste objetivo é identificando as problemáticas existentes, assim como as possíveis soluções que podemos idealizar frente aos gargalos identificados.
Para a identificação das informações abaixo o time contou com o apoio dos servidores Jorge Luiz Oliveira e Abner Winicius Viana do setor de Recursos Humanos (SETIC), da servidora Clarissa M. Nogueira, Chefe do Núcleo de Frequências e Averbações- NAFAS/SEGEP, do servidor José Rodrigues, Chefe do Centro de Perícias Médicas - CPMED, além do apoio do Gustavo Bodaneze (SEGEP) para coleta de informações e intermediação para efetivação de reuniões e validações com os demais colaboradores.
9.1 Problemas:
9.1 Soluções:
¶ 10. PROBLEMAS X IDEAÇÃO PROCESSO DE NOMEAÇÃO DE SERVIDOR COMISSIONADO
As dores de uma organização são problemas latentes ou previsíveis. Em outras palavras, são os motivos pelos quais o cliente potencial precisa do seu produto. Importante diferenciar um problema comum de uma dor que traz um impacto significativo para a organização. Para idealizar melhorias e propor um novo processo foram coletadas as dores e idealizadas as soluções usando de técnica de conhecer a situação, identificar os problemas e implicações, e a idealização de solução que visam a melhoria das atividades do fluxo de Nomeação de Servidor comissionado, focando padronização geral para o Estado e suas secretarias.
Para a identificação das informações abaixo o time contou com o apoio dos servidores Jorge Luiz Oliveira e Abner Vinícius Viana do setor de Recursos Humanos (SETIC), da servidora Heidy Moreira, Assessora do DECAANE - Casa Civil, para coleta de informações e intermediação para efetivação de reuniões e validações com os demais colaboradores.
- Problemas:
- Soluções:
10.1 Análise de valor e aplicação de ECRS para o processo de nomeação de servidor comissionado
Dando prosseguimento ao conjunto de métodos e metodologias para a melhoria do processo de Nomeação de Servidor Comissionado, temos a etapa cujo objetivo é analisar o valor das atividades identificadas no mapeamento AS-IS, junto a uma análise apurada verificando se tais atividades podem ser eliminadas, combinadas, reorganizadas ou simplificadas e verificação da possibilidade de integração com os sistemas desta superintendência.
Ressaltamos que a análise foi realizada pelo time e servirá de insumo para redesenhar o processo focando na padronização do fluxo para que comporte todas as secretarias do Estado:
| Setor | Atividades | Agrega valor | Não agrega, mas é necessário | Não agrega valor | Porquê? | ECRS | Pode haver integração com sistema da SETIC? |
| Chefe imediato | 1. Solicitar nomeação | x | Agrega valor, pois esta solicitação será realizada dentro de outro sistema. | Simplificar | Alpha | ||
| RH Setorial | 2. Solicitar documentação | x | Agrega valor, pois é necessária para solicitação de informação pessoal. | Reorganizar e Simplificar | E-mail oficial | ||
| SERVIDOR | 3. Encaminhar documentação | x | Agrega valor, pois é através das documentações que será elaborado o decreto de nomeação do servidor. | Reorganizar e Simplificar | E-mail oficial | ||
| RH Setorial | 4. Analisar documentação | x | Agrega valor, pois com essa análise será evitado o preenchimento de informações incorretas no processo. | E-mail oficial | |||
| RH Setorial | 5. Cadastrar servidor | x | Agrega valor, pois é com as documentações que será registrado a ficha funcional do funcionário. | Simplificar | e-Estado | ||
| RH Setorial | 6. Criar processo | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| RH Setorial | 6. Utilizar processo já existente | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| RH Setorial | 7.Elaborar ofício de nomeação | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| Ordenador de despesas | 8.Assinar ofício | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| RH Setorial | Despachar para ASTEC-CASA CIVIL | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| ASTEC-Casa Civil | 9. Analisar solicitação | x | Não agrega valor, mas é necessária, pois precisa passar pela ASTEC, para encaminhamento para DECAANE. | Reorganizar | |||
| ASTEC-Casa Civil | Despachar processo | x | Não agrega valor, torna o processo moroso e não está nas competências da Casa Civil. | Eliminar | |||
| DECAANE- Casa Civil | 10. Realizar análise | x | Não agrega valor, torna o processo moroso e não está nas competências da Casa Civil. | Eliminar | |||
| Setor jurídico- Casa Civil | 11. Realizar análise | x | Não agrega valor, mas é necessário, pois é visualizada as questões de nepotismo. | Reorganizar e Simplificar | SISNE | ||
| Setor jurídico- Casa Civil | Despachar processo | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| RH Setorial | 12. Verificar parecer | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar | |||
| DECAANE- Casa Civil | 13. Elaborar decreto | x | Agrega valor, porém será alterado o ator que realiza a atividade. | Reorganizar e Combinar | SISNE | ||
| Governador | 14. Assinar decreto | x | Agrega valor, de acordo com o artigo 65 da LC 965. | Reorganizar | SISNE- Assine Aqui | ||
| DECAANE- Casa Civil | 15. Publicar decreto | x | Agrega valor, porém essa atividade será realizada pelo RH setorial e será automatizada. | Reorganizar | DIOF | ||
| DECAANE- Casa Civil | Despachar processo | x | Não agrega valor, torna o processo moroso e não está nas competências da Casa Civil. | Eliminar | |||
| RH Setorial | Receber processo | x | Não agrega valor, o processo tem as atividades bem definidas para sistematização. | Eliminar |
10.2 Ideação, redesenho e padronização dos processos de exoneração de servidor comissionado e solicitação de pagamento de verbas rescisórias.
Dando prosseguimento ao conjunto de métodos e metodologias para a melhoria dos processos o time trabalhou na Sprint 64 - "Redesenho do Processo de Exoneração de CDS - 2" os seguintes processos: EXONERAÇÃO DE SERVIDOR COMISSIONADO E SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO DE VERBAS RESCISÓRIAS.
Ressaltamos que para realizarmos a padronização e ideação dos processos citados, entramos em contato com o servidor Gustavo Botaneze (SEGEP), Jorge Luiz e Abner Winicius (SETIC) para questionar a existência de uma normativa, lei ou decreto que especificasse as atividades que devem ser realizadas pelo setor, contudo, ambos afirmaram que até o momento não existe documento normativo para tal, permitindo uma maior liberdade para o Time de Negócios propor melhorias, descentralizações, sistematizações e padronização das atividades.
Ressaltamos ainda que a única lei encontrada para embasamento de uma das atividades do processo de "Solicitação de pagamento de verbais rescisórias", foi a LC 68/92, que trata sobre o prazo de requerer o pagamento no "Art. 148. O direito de requerer prescreve".
¶ 11.Análise e Aplicação de Ferramentas para Melhoria do Processo de Nomeação de Servidor Interno
11.1 Análise de normativas que regem o processo
Devido a necessidade de tornar o processo de servidor nomeado interino mais definido, o time buscou compreender o fluxo fazendo um mapeamento ponta a ponta para verificar possíveis gargalos das atividades. Efetivamente fizemos uma leitura breve da lei 68/92 e validamos durante as entrevistas com o cliente quais direitos são necessários para colocar no fluxo, obedecendo sempre as normativas e os procedimentos de cada atividade.
As normativas que regem o fluxo de nomeação de servidor interino é previsto na lei 68/92 do Regime Jurídico dos Servidores Públicos Civis do Estado de Rondônia, onde cita no art 54°: haverá substituição em caso de impedimentos legais de ocupantes de cargos em comissão. Compreende-se que todo servidor por motivos de afastamento ou de impedimento legal e regulamentar do titular do cargo em comissão serão substituídos até que se cumpra o prazo solicitado.
Outro ponto de referência desse fluxo de nomeação de servidor interino está no paragrafo 1° do art° 54 deste capítulo, diz que toda substituição é automática na forma prevista no regimento Interno. Este entendimento é suprido na Lei 8112/90 do Regime Interno dos Servidores Públicos da União que cita no art. 38 os servidores investidos em cargo ou função de direção ou chefia e os ocupantes de **cargos de natureza especial** terão seus substituídos indicados no casos de omissão, previamente designados pelo dirigente máximo do órgão ou entidade.
11.2 Problemas x ideação do processo de nomeação de servidor Interino
O time aplicou as ferramentas, painel de dores e painel de ideação junto a stakeholder do processo, com o objetivo de identificar os problemas e idealizar melhorias, pensando em um fluxo de atividade mais enxuto e coeso. Para a aplicação dessas ferramentas a equipe contou com a ajuda da colaboradora Leide Laura Goffe Fontinelli, da Coordenadoria de Recursos Humanos - SEDAM.
Destacamos abaixo as ferramentas:
- Problemas:
- Soluções:
11.3- Redesenho de nomeação de servidor interino
Este processo tem como escopo as atividades de ideação e padronização necessárias para a nomeação de servidor interino, desde a solicitação realizada pelo RH setorial até a conclusão do processo no Alpha e o servidor nomeado.
11.4. Conclusão
Por fim, as soluções apresentadas visam suprir as necessidades do sistema SISNE (Sistema de nomeação e exoneração de comissionados), que tem o intuito de gerar controle de servidores nomeados e exonerados.
¶ 12. Padronização do Processo de Solicitação de Licença Maternidade
Devido a necessidade de tornar o processo de Licença Maternidade padrão, o time buscou compreender as atividades do processo de negócio, sendo mapeado de ponta a ponta para verificar os possíveis gargalos do mesmo. Para melhorar o entendimento fizemos uma breve leitura e verificou-se as normativas que regem o processo e identificamos o Decreto nº 19.163, de 15 de setembro de 2014 que dispõe sobre o manual de Normas técnicas Médico-Periciais do Estado de Rondônia.
O fluxo da Licença Maternidade inicia-se com a solicitante requerendo através do sistema SEI a licença, junto à documentação e seu processo é concluído com o recebimento da Ata por parte da CPMED, despachando para RH da SETIC e posteriormente encaminhando a Gerência onde a servidora é lotada.
O time foi informado no dia 07 de Outubro de 2022, sobre um ofício encaminhado pela SEGEP-REOF (processo SEI 0031.073348/2022-72) a todos os RH’s, encaminhado no dia 03 de Outubro de 2022, sobre o retorno do atendimento presencial do Centro de Perícias Médicas e seus núcleos. O motivo da suspensão com os agendamentos para perícia presencial foi o COVID-19, que fez com que a Administração Pública, em específico a Perícia Médica - CPMED, se encaixasse nas normas da saúde, promovendo o distanciamento social.
Com o retorno das perícias presenciais, foi necessário que o time realizasse um novo mapeamento do processo de Licença Maternidade, incluindo as mudanças necessárias do atual fluxo no mapeamento.
12.1 Declaração do problema
No dia 04 de Setembro do ano de 2022, o time Amazonas, se reuniu com o Gerente de Recursos Humanos Jorge Luíz e o Abner Vinícios, Técnico em Políticas Públicas, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema no processo de Licença Maternidade do RH da SETIC. Não foi citado nenhum tipo de dor ou problema por parte dos atores entrevistados, quanto ao processo realizado atualmente.
No dia 06 de Setembro do ano 2022, o time Amazonas, se reuniu a servidora Graziella Viggiano Azevedo Montreuil, do setor de Gerência de Supervisão de Pagamentos da SEGEP (GSUP), a fim de identificar a continuidade do processo, quanto ao pagamento do salário maternidade. Com isso, constatamos dores no processo e pudemos aplicar a ferramenta- Declaração do Problema, a fim de identificarmos o problema e suas possíveis soluções.
A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. As reuniões com os clientes possibilitou um melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo.
Abaixo está descrito o problema coletado e as soluções idealizadas no processo de Solicitação da Licença Maternidade.
| Declaração do problema | |
| O Problema | Erros na digitação das informações inseridas no sistema do Perícias Médicas, por parte da CPMED- administrativo |
| Afeta | A GSUP (Gerência de Supervisão de Pagamentos) que precisa realizar as conferências e ajustes das informações incorretas (exportadas pelo sistema Perícias Médicas). |
| Cujo impacto é | Morosidade e retrabalho no processo, podendo ocasionar ônus ao Estado. |
| Uma solução bem sucedida | Formular manuais ou treinamentos ao núcleo da CPMED, instruindo-os quanto a utilização do sistema, a fim de evitar erros no cadastro. |
12.2 Redesenho do processo da Solicitação da Licença Maternidade
O processo de Solicitação de Licença Maternidade tem por necessidade retirar o SEI para os processos de RH, sendo que estar priorizado para integrar para outros sistemas como o e-Estado, ALPHA e Governa. Exercendo essa ação desburocratiza o SEI, tornando as atividades para comunicação interna e externa entre outros pela administração pública.
O novo fluxo idealizado pelo time foi feito a partir das reuniões com os servidores do Recursos Humanos da SETIC. As ideações refletem as entradas de documentações especificas nos sistemas do Portal do Servidor e ALPHA para RH (atendimento das solicitações). Outra percepção no fluxo para a ideação é a SEGEP-CPMED (Centro de Perícias Médicas) e o Perícias Médicas, os atores do processo que trabalham nas Licenças de todo o Estado para elaboração da ATA MÉDICA, sendo um preceito obrigatório nos casos previstos para Licença Maternidade. Exposto o processo da solicitação da Licença Maternidade o time de analistas de negócios da SETIC identificou que uma das solicitações pode haver um caminho para o RH conceder a Licença Maternidade e nisso foi verificado com as partes interessadas. Dessas perspectivas para idealização foram comentadas com os atores do processo Gustavo Bodaneze (Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental-SEGEP) e José Rodrigues (Gerente da CPMED-SEGEP) sobre a viabilidade do Recursos Humanos setorial conceder a Licença Maternidade somente após o nascimento.
Foi fomentado entre os stakeholders do processo (SEGEP-CPMED) e o time de analistas de negócios que a solicitação da Licença Maternidade pode ser concedida pelo setor de Recursos Humanos para os casos de servidoras que já tiveram seu parto.
Convalidado essa informação na apresentação na Review do processo de Solicitação de Licença Maternidade iniciava-se um debate referente à regulamentação do fluxo de Licença Maternidade e a abrangência do mesmo em relação aos tipos de servidores amparados por tal legislação. Posteriormente, foi apresentado uma indagação referente à servidora solicitante comparecer à Perícia Médica, conforme Ofício nº 6774/2022/SEGEP-REOF do processo SEI N° 0031.073348/2022-72, visto que, o Perito Médico irá analisar apenas os documentos obrigatórios (certidão de nascimento e Laudo Médico), não havendo a necessidade da presença da mesma in loco, conforme validado pelo Senhor Elias Rodrigues – Agente administrativo, representante da SEGEP-CPMED e a ciência do Senhor Gustavo Bodaneze.
Por esses questionamentos o redesenho terá dois tipos de solicitações para conceder a Licença Maternidade, uma sendo após o nascimento da criança, que no caso a servidora só anexará o documento de certidão de nascimento e laudo médico pelo Portal do Servidor e RH analisará a documentação e homologar a Licença Maternidade sem necessidade da Ata Médica. A outra será antes do nascimento da criança, que são os casos de servidoras gestantes que necessitam se ausentar de suas atividades laborais. Fazendo a solicitação pelo portal do Servidor, incluir toda a documentação especifica, solicitar o agendamento no Perícias Médicas presencialmente, sendo que RH analisará a documentação, encaminhará a documentação pelo ALPHA refletindo no Sistema Perícias para o CEPMED administrativo. O mesmo tomará as providências em relação ao atendimento da perícia presencial e encaminhar para Perito médico elaborar ata médica e posteriormente a ata médica sendo enviada pela CPMED ao Rh setorial para concluir o processo.
Durante a apresentação da Review no dia 19 de outubro do ano de 2022 na sala de Reunião da SETIC, a analista de negócios Regiane Nogueira, informou que atualmente o redenho atende apenas os servidores efetivos e comissionados que são resguardados legalmente. Feito esse apontamento do fluxo do processo de Licença Maternidade gerou algumas indagações. Fato esse que o Coordenador da Gerência Estratégica da SETIC questionou a abrangência que o fluxo de Licença Maternidade atende e incluindo se existem licença para gestantes horistas, temporários, estagiários entre outros. Atualmente não há um documento legal que abordem esses casos no Estado, colocando em pauta para uma preocupação do time para os possíveis cenários na administração pública. A despeito de tal informação foi relatada entre os gerentes de projetos, o time de analistas de processos, a gerente de processos sobre a regulamentação para esses casos. Por esse motivo foi criada uma ata de reunião descrita as intercorrências provocadas para SEGEP tomar as devidas providências. Seu número de processo SEI n° 0031.070195/2022-10 e ata de reunião n° 0033033030.
FONTES
https://www.scielo.br/j/rae/a/QkPTdLcYPYb8NHHRjQwPzKN/?lang=pt&format=pdf >POR QUE ADMINISTRAR ESTRATEGICAMENTE RECURSOS HUMANOS?<
https://rockcontent.com/br/blog/matriz-gut/
https://www.gupy.io/blog/recursos-humanos