¶ 1. Termo de Abertura do Projeto (TAP)
| Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação | Última Alteração | Versão | |
| Time: | Tambakiss | ||
| Cliente: | Centro de Perícias Médicas da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): Nathalia | 07/05/2024 | 2.0 |
| Product Owner: | Ádelle Monteiro | ||
| Gerente de projetos | Eduardo Ferreira | ||
¶ Nome do produto
Perícias
¶ Nome do projeto
Projeto de Melhoria do Perícias Médicas
¶ Objetivo do projeto
Refatorar o Sistema Perícias da linguagem Java para C#, ajustando o login no SAURON, até 31 de Agosto de 2023, com a finalidade de aumentar a eficiência de manutenção e evolução do sistema pela SETIC. Posteriormente dar suporte, manutenção e criar novas funcionalidades e melhorias para o Sistema Perícias, que incluem integrações com o e-Estado, Governa, Assine Aqui, Gov Doc e Sauron, além de automatizações de alguns fluxos de serviços ofertados pelo Centro de Perícias Médicas, tendo nessa segunda fase a finalização até 15 de Dezembro de 2023.
¶ Justificativa
O sistema Perícias é o responsável por gerir as atas médicas que dão afastamento a servidores do Estado de Rondônia, sendo utilizado pela SEGEP-CPMED (Centro de perícias médicas). Atualmente o sistema possui problemas com segurança, falta de integração com o Governa e e-Estado e isso gera retrabalhos e processos manuais, que aumenta o Lead Time de atendimento do servidor para conseguir seu afastamento. Além disso o sistema Perícias é o responsável por gerir as perícias do Estado de Rondônia, atendendo o Poder Executivo, Legislativo e Judiciário. Entretanto, ele ainda não traz alguns fluxos que devem ser realizados pela SEGEP-CPMED, sem dispensar as diversas melhorias e integrações que devem ser realizadas em próximos projetos.
¶ Previsão legal
Drecreto n° 19.163, de 15 de Setembro de 2014
Lei n° 8.112, de 11 de Dezembro de 1990
PARECER Nº 24/2017-SJ: Homologação de Atestado Médico por Junta Médica
Lei Complementar 1.100 de 18 de Outubro de 2021
Homologação de Atestado por Junta Médica
Estudo técnico sobre a refatoração do sistema Perícias
¶ Premissas
- Sistema com fluxo pequeno e com regras de negócios relativamente definidas;
- O sistema será uma cópia do existente hoje;
- Não existe problemas jurídicos pois temos direito de autoria e propriedade intelectual;
¶ Restrição
- O sistema não pode ser alimentado com dados desatualizados;
- O sistema não sofrerá refatoração no front-end apenas no backend;
- Melhorias, consideradas épicos, não serão trabalhas no projeto de refatoração;
¶ Requisitos
- O sistema do Perícias precisa fazer integração com o login do SAURON;
- O backend do sistema será refatorado para C#;
- Inclusão do tipo de regime previdenciário no cadastro do servidor, apontando se ele é regido pelo INSS ou IPERON;
- Que o sistema atenda os seguintes fluxos de serviços ofertados pela SEGEP-CPMED:
1.Licença médica
2. Afastamento por Invalidez
3. Aposentadoria por Invalidez
4. Judicial
5. Corregedoria/Análise Pericial
6. Aposentadoria de PCD
7. Readaptação
8. Licença Maternidade
9. Isenção de Imposto de Renda
10. Reversão
11. Admissão em Concurso Público
12. Remoção
13. Relotação
14. Recondução
15. Licença Adoção - Seja integrado com o e-Estado, Governa, Gov.Doc e Assine Aqui.
- Tenha relatórios gerenciais.
- Criar cadastro de médico assistente para que fique registrado os médicos que emitiram atestado.
- Contagem de tempo para aposentadoria por invalidez.
- Melhoria na assinatura de atas
- Ajuste nos cadastros de segurado no sistema do Perícias para que o fluxo de atendimento seja facilitado.
- Deve ser removido a obrigatoriedade dos campos: e-mail; PIS; tipo sanguíneo; fato RH, endereço.
- Os campos de celular e vínculo devem permanecer obrigatório.
- Ajuste no numero de ata para que não suprimisse ao reabrir para editar
- Ao retificar as atas médicas, não estão saindo com o número da ATA, o numero da ata salvo no historico muda ao editar a ATA.
- O sistema deve manter o mesmo numero de ATA sempre que for editada e assinada
¶ Riscos
- Sistema não atende o objetivo do fluxo do Centro de Perícias Médicas.
- Bugs ao longo da refatoração;
- Atraso na refatoração do sistema;
- Atravessamento de demandas ao time;
- Entrada de demandas de melhorias para o sistema em java;
- Não ter a base de dados dos servidores de outros poderes que utilizam os serviços do CEPEM;
¶ Equipe
Time de Desenvolvimento:
Raissa Stodulski
Desenvolvedor
Taillon Miguel
Desenvolvedor
Ádelle Monteiro
Desenvolvedor
Elias Braga
Desenvolvedor
Product Owner: Gabriel Fernandes
Scrum Master: Wagner Moreira
Gerente de Projetos: Eduardo S. Ferreira
Cliente: Centro de Perícias Médias da Superintendência de Gestão de Pessoas (SEGEP): José Rodrigues;
Aprovadores do Projeto: Henrique Douglas (Coordenador COGE), Janderson Thomaz (Coordenador CODE), Abdenildo Sobreira (Diretor Técnico) e Delner Freire (Superintendente).
¶ Público alvo
SEGEP-CPMED e usuários dos serviços ofertados por ela.
¶ Grupos de entregas
Planejamento do Projeto:
Mapeamento e Otimização dos Fluxos:
Desenvolvimento do sistema:
Implantação do sistema:
Valor de custo do projeto:
Valor de mercado: R$ -
Valor de economia para o Estado: R$ -
Processos SEI:
0070.068207/2022-71
0031.073348/2022-72
¶ 2. Análise de Negócio
¶ SIPOC
O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho. É uma forma diferente de enxergarmos o nosso processo, extremamente didático. Passamos a olhar o processo não somente como uma sequência de atividades, e sim pelo que ele produz e recebe. Seu nome vem de uma sigla inglesa para S (Suppliers= fornecedores), I (Input= entrada), P (Process=processo), O (output= saída) e C (Customers=clientes), que no português se descreve a sequência como: “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente”.
| S | I | P | O | C |
| Supplier | Input | Process | Output | Customer |
| Fornecedores | Entradas | Processos | Saídas | Clientes |
| Candidato Nomeado | Checklist | Admissão em Concurso Público | Ata ou Laudo | Candidato Nomeado |
| Junta Médica | Laudo | Afastamento por Invalidez | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) | Checklist | Aposentadoria de PCD | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) | Checklist | Aposentadoria por Invalidez | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| CGA | Ofício para Análise Pericial | Corregedoria/Análise Pericial | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento CGA |
| Servidor (via RH Setorial) | Checklist | Isenção de Imposto de Renda | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Juiz | Ordem Judicial | Demandas Judiciais | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento Justiça |
| Servidor (via Chefe Imediato ou RH Setorial) | Checklist | Licença Médica | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) | Checklist | Licença Adoção | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) | Checklist | Licença Maternidade | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) RH Setorial CPMED |
Checklist | Readaptação | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) RH Setorial CPMED |
Checklist | Recondução | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) RH Setorial CPMED |
Checklist | Relotação | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) RH Setorial CPMED |
Checklist | Remoção | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
| Servidor (via RH Setorial) RH Setorial CPMED |
Checklist | Reversão | Ata ou Laudo e Ocorrências (e-Estado e Governa) | Servidor RH Folha de Pagamento |
¶ VOC
A metodologia VOC (Voz do cliente) é uma ferramenta que ajuda a coletar informações do cliente, com o objetivo de facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sob o ponto de vista do cliente.
|
Área Problemática |
Dor |
Observação |
|
Pessoal |
Faltam médicos peritos | |
| Faltam médicos peritos especializados | Na falta de cardiologista, o atendimento é realizado por ortopedista especializado em joelhos | |
| Faltam assistentes sociais | ||
| Precisará de psicólogo | ||
| Faltam administrativos para auxiliar peritos | ||
| Faltam administrativos para controle de emissões de atas e laudos | ||
|
Sistema |
Falta de gestão na emissão de atas e laudos | São interessados nesses dados: servidor, RH e folha de pagamento |
| Falta de controle nas emissões por relatórios | Para fins de gestão da CPMED | |
| O agendamento não está disponível para todos os servidores | Inclusive de outros poderes | |
| O agendamento não está disponível para servidores em outros Estados | ||
| Não permite atendimento presencial (nas juntas) | ||
| Não permite atendimento in loco (visita ao periciando) | ||
| Não permite atendimento remoto (online/telemedicina) | ||
| Dados pessoais excessivamente expostos | Revisar a política de acesso ao dados controlados pelos sistemas Perícias e SEI | |
| Tramitação insegura de dados entre sistemas usando arquivos como PDF, CSV, etc. | Fazer integração entre sistemas | |
|
Logística |
Falta de acessibilidade das juntas | Definir local mais acessível nas juntas de Porto Velho, Ji-Paraná e Vilhena |
| Faltam mais juntas | Evitar que servidores transitem longas distâncias para fins de perícias presencias obrigatórias. Criar juntas em pontos estratégicos, considerando o quantitativos de servidores a ser atendidos nelas. |
|
| Falta de transporte para fazer atendimento in loco | ||
|
Regras |
Manual de perícias médicas desatualizado | O vigente não contempla a perícia para fins de aposentadoria de PCD, por exemplo, que foi instituída ano passado. |
| Layouts de atas e laudos desatualizados | Excesso dados pessoais nos modelos atuais. Falta de dados para fins de controle e ocorrências. |
¶ RACI
A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.
Quais os papéis chaves envolvidos na Matriz RACI?
Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade.
Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho.
Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta).
Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.
| Processo\Atores | Servidor | Candidato Nomeado | Chefe Imediato | RH | CPMED - Admin | CPMED - Junta | Folha | Justiça | Corregedoria |
| Admissão em Concurso Público | R - Responsável | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
||||||
| Afastamento por Invalidez | I - Informado | I - Informado | I - Informado | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
I - Informado | |||
| Aposentadoria de PCD | I - Informado | I - Informado | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
I - Informado | ||||
| Aposentadoria por Invalidez | I - Informado | I - Informado | I - Informado | C - Consultado | R - Responsável C - Consultado |
I - Informado | |||
| Corregedoria/Análise Pericial | I - Informado | C - Consultado | C - Consultado | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | |||
| Isenção de Imposto de Renda | I - Informado | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
||||||
| Judicial | I - Informado | C - Consultado I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | I - Informado | |||
| Licença Médica | I - Informado | A - Autorizador | A - Autorizador I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
I - Informado | |||
| Licença Adoção | I - Informado | I - Informado | A - Autorizador I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
I - Informado | |||
| Licença Maternidade | I - Informado | I - Informado | A - Autorizador I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador |
I - Informado | |||
| Readaptação | I - Informado | I - Informado | C - Consultado I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | |||
| Recondução | I - Informado | I - Informado | C - Consultado I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | |||
| Relotação | I - Informado | TODOS | R - Responsável A - Autorizador I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | |||
| Remoção | I - Informado | R - Responsável A - Autorizador I - Informado |
R - Responsável A - Autorizador I - Informado |
C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado | |||
| Reversão | I - Informado | I - Informado | I - Informado | C - Consultado | R - Responsável A - Autorizador C - Consultado |
I - Informado |
¶ 3. Mapa de Stakeholders
¶ 4. Matriz de Risco
| Data de identificação do Risco | Descrição | Categoria do Risco | Ação quanto ao Risco | Resultado da Ação |
| 20/02/2023 | Sistema não atende o objetivo do fluxo do Centro de Perícias Médicas | |||
| 20/02/2023 | Bugs ao longo da refatoração; | |||
| 20/02/2023 | Atraso na refatoração do sistema; | |||
| 20/02/2023 | Atravessamento de demandas ao time; | |||
| 20/02/2023 | Entrada de demandas de melhorias para o sistema em java; | |||
| 10/03/2023 | Não ter a base de dados dos servidores de outros poderes que utilizam os serviços do CEPEM; | |||
¶ 5. Histórico de Tomada de Decisões sobre o Projeto
Esse tópico foi criado para registrar tomada de decisões do projeto e criar um registro histórico para consultas posteriores.
08 de Ago. 2022
Foi realizado uma reunião com o Gerente da SEGEP-CPMED José Rodrigues para entendimento das melhorias que deveriam ser realizadas no Perícias, e os problemas atuais, sendo eles:
- O Perícias, é um subproduto do Governa, utilizado para afastamento do servidor público;
Existem perfis dentro do Perícias, sendo: Administrativo, RH e Médico; - O perfil do RH solicita o afastamento pelo SEI, apresentando todas as documentações necessárias para: aposentadoria, licença maternidade, redução de carga horária e etc;
- O perfil Administrativo faz o lançamento desse processo e o atribuindo a um médico que realizará a perícia médica;
- O perfil do Médico que faz a assinatura dos laudos;
- Desde Julho de 2021, a SEGEP, tem enfrentado algumas dificuldades com o uso do Perícias, sendo uma delas o problema de integração com os dados da atualização cadastral, que não conversa diretamente com o Governa, sendo assim, é necessário cadastar os dados de forma manual no Governa, até de novos servidores efetivos;
- Que o sistema do Governa precisa disponibilizar três campos de assinatura nos laudos médicos, a fim de reduzir o tempo de espera;
- As informações de homologação do processo dentro do Perícias não integra com o Governa, sendo necessário o pessoal da folha de pagamento exportar informações, para importar dentro do Governa;
- Que o Governa não tem uma visão do perfil contribuinte do servidor, se ele utiliza o regime previdenciário do INSS ou IPERON; Caso essa visualização seja habilitado, evitará retrabalhos no futuro do processo;
- Quando a ata médica é elaborada, o RH precisa gerar os mesmos dados no e-Estado, pois não o Governa não integra esses dados de forma automática;
- Que é necessário, o levantamento da quantidade de processos realizados de forma mensal, para medir impacto financeiro e operacional do subproduto Perícias;
13 de jan. 2023
Foi realizada uma reunião para entender sobre a solicitação realizada no Memorando 39 (0034591914) que solicitava um sistema de agendamento para o serviço de perícias médicas ofertadas pela SEGEP-CPMED, em que compareceu a Product Owner Julien, Gerente de Projetos Eduardo, Analista de Negócios Jônatas e Gerente da CPMED José Rodrigues. O José mostrou o sistema que utilizam hoje, um software gratuito chamado Youcanbook para conseguir pegar solicitações de perícias de servidores do Poder Executivo, Legislativo e Judiciário, sendo que o agendamento é somente para servidores ativos, o que já trouxe uma primeira problemática para servidores inativos.
Como solução a necessidade supracitada foi apresentado o Portal do Cidadão e o Sistema Alpha (gerenciador de cartas de serviços), entretanto ele não atende a necessidade da SEGEP-CPMED visto que não é possível realizar o agendamento por horário, sendo o principal fator que determina a organização interna da SEGEP-CPMED. Também foi discutido a necessidade de existir uma funcionalidade para verificar a autenticidade das atas e laudos emitidos pelos médicos peritos e também de suas respectivas assinaturas. Portanto, foram tomadas as seguintes decisões: Nesse primeiro momento não será utilizado o Portal do Cidadão para publicação do servido de Agendamento de Perícias Médicas, visto que o Portal ainda não possuí a funcionalidade de agendamento por horário, dessa forma, a SEGEP-CPMED continuará utilizando o sistema "Youcanbook" para agendamento das perícias até o desenvolvimento da funcionalidade de agendamento no Portal do Cidadão.
Foi priorizado nessa reunião a Adequação do Sistema da Pericia Médica para Avaliações de Aposentadoria PCD.
31 de jan. 2023
Em alinhamento interno com a Gerente de Processos Luma, Gerente de Projetos Eduardo, Coordenador da COGE Henrique e Gerente de Transformação Digital Anny foi discutido as possibilidades de refatoração do Perícias incluindo as melhorias supracitadas na linguagem C#, que é de domínio do time de desenvolvimento designado para o projeto. Também a possibilidade de fazer melhorias no sistema atual com linguagem Java, o que acarreta na curva de aprendizagem da linguagem pelo time Tambakiss.
Ademais, um outro ponto que foi levantado foi o amadurecimento do Alpha para fazer integração com o perícias ou sistema similar para atender as demandas de solicitações de serviços.
Como encaminhamento teremos que será feito a Análise de Negócio da SEGEP-CPMED para levantar os serviços ofertados, além da aplicação de ferramentas padrões.
01 de fev. 2023
Foi realizado reunião de alinhamento com a Clarissa (SEGEP-CPMED), novo ponto focal do projeto de melhoria do Perícias, em que foi priorizado a melhoria nas Atas Médicas do Perícias, devido a quantidade de processos acumulados na CPMED. Portanto, o fluxo de aposentadoria para PCD será feito de forma manual por outra ferramenta que lhes for mais conveniente.
Nessa reunião compareceu: Eduardo, Luma, Gabriel Fernandes e Analista de Negócios Jonatas.
02 de fev. 2023
Foi relatado pela Clarissa que a nova priorização deve ser os Relatórios do Perícias, porque ela ainda não havia explorado essa funcionalidade e detectou diversas irregularidades na emissão e dados que são prejudicados, dessa forma, causando prejuízo na Folha de Pagamento do Estado. Tal alinhamento sobre a priorização já foi repassada para o Product Owner Gabriel Fernandes.
08 de fev.2023
Realizou-se uma reunião de alinhamento em que se esteve presente o Gerente de Projetos Eduardo, Gerente de Desenvolvimento Gabriel Santi, Product Owner Gabriel Fernandes, Gerente de Qualidade de Software Matheus Silva, Coordenador de Desenvolvimento Janderson Thomaz e Analista de Negócios Jônatas Justiniano.
Nela foi discutido três caminhos para o Perícias, sendo: continuar o desenvolvimento dele em Java, refatorar em C# ou construir uma ferramenta de BPMS que substituísse ele. Dessa forma teve como encaminhamento a realização de um diagrama para tomada de decisão dos stakeholders internos.
09 de fev.2023
Foi alinhado entre o Gerente de Projetos Eduardo e com o Coordenador de Desenvolvimento Janderson que o melhor caminho, visando a entrega de valor para o cliente o mais breve possível, a refatoração do Sistema Perícias em C#.
13 de fev. 2023
Foi realizado uma reunião de alinhamento entre o Coordenador de Desenvolvimento Janderson, Product Owner Gabriel Fernandes, Gerente de Qualidade de Software Matheus Silva e Gerente de Projetos Eduardo, para chegar a conclusão interna que o melhor caminho para o perícias é a refatoração em C#. Dessa forma, será levado a questão ao gabinete da SETIC, no dia 14/02 para que todos fiquem cientes do processo e validar se existe algum impedimento.
18 de fev. 2023
Conforme encaminhamento do dia 13 de fev.2023 foi realizado a reunião com o Superintendente da SETIC Delner, em que o mesmo concordou com a refatoração em C# e pediu pra que fosse marcado uma agenda com o Superintendente da SEGEP Silvio para as devidas atualizações.
22 de fev. 2023
Foi realizada a reunião com o Superintendente Silvio, em que esteve presente o Gerente Eduardo, PO Gabriel, Coordenador de Desenvolvimento Janderson, Superintendente Delner, Diretor da SEGEP-DESP Clênio Gusmão. Na reunião foi apresentado a decisão interna que a SETIC havia tomado, mostrando que para desenvolvimento em Java levaria 14 Sprints e a Refatoração do sistema, da forma que está hoje em C#, apenas 11 Sprints, conforme imagem abaixo produzida no Miro.
Dessa forma foi acordado pelo Superintendente da SEGEP que seguiremos com a refatoração em C#. Também será criado um projeto dedicado para a refatoração. Documento SEI Ata de Reunião 0036031505.