¶ 1. Termo de Abertura do Projeto
| Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação | Última Alteração | Versão | |
| Time: | Titãs |
15/07/2024
|
2.0
|
| Cliente: | SESAU | ||
| Product Owner: | Henrique Nogueira | ||
| Gerentes de Projetos | Eduardo Ferreira |
¶ Nome do Projeto
Gestão de Escalas
¶ Objetivo do projeto
Construir o Sistema Integrado de Escala e Plantões (SIEP) para fazer a gestão das escalas e plantões de servidores do Poder Executivo do Estado de Rondônia. Sendo assim, o SIEP visa atender as necessidades e cenários das secretarias que já utilizam o sistema SKALA e que já manifestaram interesse em utilizar, o SIEP também deve gerar mapa de frequências e relatórios que forem necessários para atender o princípio da transparência na administração pública, com previsão de conclusão do projeto em 15 de Dezembro de 2023.
¶ Justificativa
Desde Maio de 2022, a Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP) e a Secretaria do Estado de Saúde (SESAU), enfrenta diversos problemas dentro do Sistema de Gerenciamento de Escala e Plantões (SKALA), resultando negativamente na folha de pagamento dos plantonistas, na marcação de férias e licenças, por exemplo, pois o SKALA não se comunica com eficiência ao e-Estado. Sendo assim, a SEGEP e SESAU precisam de melhorias no atual sistema, transformando-o em Sistema Integrado de Escala e Plantões (SIEP), que garanta a eficiência no processo de escalas e plantões nos órgãos do Estado de Rondônia.
¶ Previsão legal
Lei n º5.243/2021 que dispões sobre a carreira de Servidores da SESAU
Resolução nº 53 de 2018 da Polícia Civil
Resolução n° 01 de 2020 da POLITEC
¶ Riscos
- Projeto com alto impacto financeiro ao Estado;
- Os pontos eletrônicos dos órgãos que vão utilizar o sistema não integrarem ao SIF;
- A falha de comunicação entre o SIEP e SIF;
- As escalas serem flexíveis para cadastramento no SIEP;
¶ Premissas
- O Skala não é integrado com o e-Estado;
- Os pontos eletrônicos dos órgãos que vão utilizar o SIEP precisam integrar com o SIF;
- A criação de escala é um macroprocesso;
¶ Restrições
- Que o sistema não tenha escopo fechado para atender apenas a SESAU;
- Que seja desenvolvido o produto SIEP observando as particularidades legislativas de cada secretaria;
¶ Requisitos
- O SIEP deve ter diagnóstico e particularidades de cada cliente de forma documentada, sendo as seguintes secretarias:
- SESAU
- SEJUS
- POLITEC
- SESDEC
- IDARON
- AGEVISA
- SEDUC
- O SIEP deve fazer gestão de escalas por servidor;
- Fazer gestão de plantões;
- Existam perfis no sistema para: RH Setorial, Assessor, Chefe Imediato e Auditor, com diferentes permissões;
- Gere relatórios de auditoria no sistema;
- Integração da API dos municípios;
- Que as informações de escalas e plantões, de algumas secretarias, sejam enviadas para o portal da transparência;
- Precisa gerar o Mapa de Plantão individual e de equipe, sendo possível filtrar de forma diária, semanal e mensal;
- O Sistema precisa criar diferentes formas de escalas para atender as necessidades de cada órgão;
- As escalas e plantões devem ser flexíveis, podendo ser alteradas, inativadas, editadas e etc;
- Integração com o SIF;
- Integração com o e-Estado.
¶ Equipe
Gerentes do Projeto: Eduardo Souza e Crislâny Andrade
Producter Owner: Henrique Nogueira
Estagiário de Product Owner: Thiago Alencar
Desenvolvedor: Gabriel Santi
Desenvolvedor: Lucas Costa
Desenvolvedor: Daniel Ribeiro
Estagiário de desenvolvimento: Carlos Eduardo
Scrum Master: Thauany Sousa
Gerente de Processos: Luma Damon
Analista de Negócio: Thaís Roca
Estagiária da Gerencia de Processos: Cláudia Marques
Usuários:
Clientes:
Stakeholders:
Aprovadores internos do Projeto: Gabriel Carrijo (Direitor Técnico Setic) e Delner Freire (Superintendente SETIC)
¶ Cronograma de Entregas
Data de Início do Projeto: 10/02/2023
Data de Encerramento do Projeto:
Valor do Custo do Projeto:
Valor de Mercado:
Processo no SEI:
0031.070727/2022-19
0036.087721/2022-22
0070.000072/2023-28
| Atividade | Início | Término | Status |
|---|---|---|---|
| 1. Planejamento do Projeto | 10/02/2023 | 23/04/2023 | Concluído |
| 1.1 Termo de Abertura do Projeto | 15/03/2023 | 31/03/2023 | Concluído |
| 1.2 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) | 31/03/2023 | 06/04/2023 | Concluído |
| 1.3 Matriz RACI | 15/03/2023 | 23/03/2023 | Concluído |
| 1.4 Matriz de Risco | 16/02/2023 | 18/05/2023 | Concluído |
| 1.5 Análise Normativa | 09/05/2023 | 23/05/2023 | Concluído |
| 1.6 Estudo técnico de viabilidade | 14/01/2023 | 10/02/2023 | Concluído |
| 1.7 Plano de comunicação | 06/04/2023 | 23/04/2023 | Concluído |
| 2. Fase de Negócio | 23/02/2023 | 16/06/2023 | Concluído |
| 2.1 Diagnóstico de Negócio SESAU | 23/02/2023 | 08/03/2023 | Concluído |
| 2.2 Criação de escalas | 09/03/2023 | 24/03/2023 | Concluído |
| 2.3 Diagnóstico de Negócios Polícia Civil | 27/03/2023 | 12/04/2023 | Concluído |
| 2.4 Diagnóstico de Negócios SEJUS | 27/03/2023 | 12/04/2023 | Concluído |
| 2.5 Diagnóstico de Negócio POLITEC | 13/04/2023 | 28/04/2023 | Concluído |
| 2.6 Diagnóstico de Negócios SESDEC | 13/04/2023 | 01/05/2023 | Concluído |
| 2.7 Diagnóstico de Negócios IDARON | 02/05/2023 | 18/05/2023 | Concluído |
| 2.8 Diagnóstico de Negócios SEFIN | 02/05/2023 | 18/05/2023 | Concluído |
| 2.9 Diagnóstico de Negócio SEDUC | 09/05/2023 | 09/05/2023 | Concluído |
| 3. Ideação | 28/03/2023 | 31/05/2023 | Concluído |
| 3.1 Construir Jornada do Usuário | 2023-03-28 | 31/03/2023 | Concluído |
| 3.2 Ideação de acessos e perfis | 2023-03-28 | 31/03/2023 | Concluído |
| 4. Desenvolvimento | 31/03/2023 | 30/04/2024 | Concluído |
| 4.1 Arquitetura do Sistema | 31/03/2023 | 14/04/2023 | Concluído |
| 4.2 Gerenciamento de escalas por servidor | 19/04/2023 | 11/07/2023 | Concluído |
| 4.2.1 Criação de escalas | 20/04/2023 | 15/05/2023 | Concluído |
| 4.2.2 Criar legendas nas escalas | 20/04/2023 | 19/06/2023 | Concluído |
| 4.2.3 Vincular servidor na escala | 16/05/2023 | 29/05/2023 | Concluído |
| 4.2.4 Integração com API Prefeitura | 20/04/2023 | 19/06/2023 | Concluído |
| 4.2.5 Gerar mapa de plantão | 05/06/2023 | 29/08/2023 | Concluído |
| 4.2.6 Edição de Escalas/Plantões | 20/07/2023 | 15/08/2023 | Concluído |
| 4.2.7 Homologação de mapa de plantões | 05/06/2023 | 15/08/2023 | Concluído |
| 4.2.8 Troca de Plantão | 02/08/2023 | 12/09/2023 | Concluído |
| 4.2.9 Transparência das escalas | 15/09/2023 | 25/09/2023 | Concluído |
| 4.2.10 Relatórios de Conflitos de Escalas | 14/06/2023 | 11/07/2023 | Concluído |
| 4.3 Integração do SIF | 18/10/2023 | 02/02/2024 | Concluído |
| 4.3.1 Configuração do Back-end da integração com o SIF e estudo técnico sobre a Migração do banco do Skala para o SIEP | 18/10/2023 | 31/10/2023 | Concluído |
| 4.3.2 Visualização de ocorrências no SIEP | 18/10/2023 | 24/11/2023 | Concluído |
| 4.3.3 Alteração do tipo de plantão | 01/11/2023 | 24/11/2023 | Concluído |
| 4.3.4 Exibir plantões na folha de frequência do servidor | 01/11/2023 | 24/11/2023 | Concluído |
| 4.3.5 Visualização das escalas lançadas por outros órgãos | 27/11/2023 | 08/12/2023 | Concluído |
| 4.3.6 Informar se o servidor está ultrapassando a carga horária semanal ordinária e extraordinária | 27/11/2023 | 08/12/2023 | Concluído |
| 4.3.7 Emissão de relatório de escalas das unidades do Estado de Rondônia pelo perfil de Auditor | 27/11/2023 | 08/12/2023 | Concluído |
| 4.3.8 Testes pela equipe de QA | 01/11/2023 | 10/05/2024 | Concluído |
| 4.3.9 API de consulta de dados do SKALA para o SIEP | 01/04/2024 | 06/05/2024 | Concluído |
| 5. Implementação | 15/05/2023 | 10/05/2024 | Concluído |
| 5.1 Em ambiente de treinamento | 15/05/2023 | 19/05/2023 | Concluído |
| 5.2 Manuais do SIEP | 30/10/2023 | 06/02/2024 | Concluído |
| 5.3 Testes do SIEP em um departamento da SESAU | 01/02/2024 | 29/02/2024 | Concluído |
| 5.4 Treinamento do SIEP para os clientes | 01/03/2024 | 15/03/2024 | Concluído |
| 5.5 Elaboração da Normativa do Sistema | 01/04/2024 | 10/07/2024 | Concluído |
| 5.6 Liberação em produção para todos os órgãos | 15/04/2024 | 10/05/2024 | Concluído |
| 6. Lançamento | 14/04/2024 | 30/04/2024 | A fazer |
| 6.1 Ofício Circular | 22/04/2024 | 26/04/2024 | Em andamento |
| 6.2 Publicação nas redes sociais da SETIC | 22/04/2024 | 26/04/2024 | A fazer |
| 7. Monitoramento | 01/05/2024 | 10/08/2024 | A fazer |
| 7.1 Relatório ao primeiro mês de uso do sistema | 27/05/2024 | 31/05/2024 | Em andamento |
| 7.2 Relatório ao terceiro mês de uso do sistema | 29/07/2024 | 01/08/2024 | A fazer |
| 7.4 Termo de encerramento do projeto (TEP) | 10/08/2024 | 10/08/2024 | A fazer |
¶ 2. Análise de Negócio
¶ Lista de Siglas
SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
SESAU - Secretaria de Estado da Saúde de Rondônia
SIEP - Sistema Integrado de Escalas e Plantões
SKALA - Sistema de Escalas e Plantões
Escalas: Distribuição das horas trabalhadas pelos dias da semana, que também determinam as folgas do profissional
Plantões: É a realização do expediente durante horário noturno
Escala Sobreaviso: É a escala que não está previamente homologada mas que o servidor está em alerta para ser chamado a qualquer horário nos seus locais de trabalho, como por exemplo médico cirurgião.
DEV - Equipe de Desenvolvimento de Software
COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica
GAB - Gabinete
ADM - Administrativo
VOC - Voz do cliente
SWOT - Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças)
RACI - R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed)
GUT - Gravidade, Urgência e Tendência
¶ Introdução:
O projeto Gestão de Escala nasceu com o objetivo de construir um novo sistema para substituir o SKALA, visto que esse produto foi pensado apenas para um Departamento da SESAU quando foi construído e depois veio a necessidade de expansão dele para outras secretarias, porém não atendendo a todas as particularidades dos clientes que desejavam fazer a utilização. Sendo assim, o projeto também tinha como cliente principal, num primeiro momento, a SESAU, entretanto houve a necessidade de envolver outras secretarias para participarem como clientes do SIEP.
A Secretaria de Estado da Saúde de Rondônia (SESAU) tem como Missão:
“Promover serviços de saúde humanizados com qualidade aos usuários, otimizando os recursos humanos, financeiros e materiais, garantindo os princípios constitucionais e demais legislações, nos diversos níveis de atenção, fortalecendo a regionalização e a municipalização do Sistema Único de Saúde no Estado de Rondônia.”
Visão: “Sistema de Saúde estruturado, regionalizado e hierarquizado, contemplando a população com o pleno funcionamento dos serviços de saúde, garantindo a efetivação do plano e pactuações, previstas como estratégias para implementação do SUS, tornando o Estado de Rondônia Modelo em Saúde.”
Como a competência da SESAU:
É responsável pela articulação e planejamento de ações desenvolvidas em cinco regionais distribuídas pelo Estado. Administra ainda as seguintes Unidades de Saúde:
– Hospital de Base;
– Hospital Infantil Cosme e Damião;
– Hospital e Pronto Socorro João Paulo II;
– Policlínica Oswaldo Cruz.
Apoia e controla endemias tropicais através do Centro de – Cemetron e assessora a Fundação – Fhemeron.
Cabe ainda a SESAU auxiliar no controle de ocorrência de doenças, controle e qualidade dos medicamentos, realização de exames, vigilância quanto à conservação e venda de alimentos, controle de endemias em todo o Estado.
Disponível em: https://sapl.al.ro.leg.br/media/sapl/public/normajuridica/2021/10304/l5243-21.pdf
¶ Justificativa:
Desde Maio de 2022, a Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (SEGEP), enfrenta diversos problemas dentro do Sistema de Gerenciamento de Escala e Plantões (SKALA), resultando negativamente na folha de pagamento dos plantonistas, na marcação de férias e licenças, por exemplo, pois o SKALA não se comunica de forma eficiente com os sistemas do SIF e o e-Estado. Sendo assim, a SEGEP precisa com urgência da melhoria do atual sistema, transformando-o em Sistema Integrado de Escala e Plantões (SIEP), que garanta a eficiência no processo de escalas e plantões dos órgãos do Estado de Rondônia.
Hoje, a SEGEP enfrenta os seguintes problemas com o SKALA:
- O Sistema SKALA não se comunica com o e-Estado, dessa forma as ocorrências que são realizadas no e-Estado como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS e etc. não aparecem no Mapa de Plantão dos servidores. Porém, além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como «PLANTONISTA» ou seja, o SIF lê as informações do SKALA que não recebe os dados do e-Estado;
- Servidores de Férias e Licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado;
- Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou);
- O sistema não contabiliza hora extra;
- O plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso;
- Plantões cadastrados porém no SIF aparece «NÃO HÁ CONVOCAÇÃO».
¶ Objetivo:
Considerando as diversas tratativas realizadas no segundo semestre de 2022, em que foi decidido que o cliente principal do Sistema Integrado de Escalas e Plantões será a SESAU, sistema proveniente da refatoração do SKALA, visto que a SESAU possui diversos cenários de plantões e escalas que vão se refletir para as demais secretarias. Dessa forma, serão trabalhadas melhorias do que era SKALA para se tornar o SIEP. Tendo como objetivo SMART:
A Criação de um sistema integrado que faça a gestão de escalas e plantões e o controle de frequência de plantonistas do Estado de Rondônia até Dezembro de 2023.
¶ Resultados:
Planejamento Estratégico do Governo do Estado de Rondônia e Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável
O Planejamento Estratégico é um instrumento gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela Organização. Visa maior grau de interação com o ambiente e deve ser visto como um instrumento dinâmico de gestão, que contém decisões antecipadas sobre a linha de atuação a ser seguida no cumprimento de sua missão.
Para Oliveira (2010), o Planejamento Estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado.
Nesse sentido, o Planejamento Estratégico é o instrumento mais amplo e abrangente da organização, situa-se no topo da hierarquia institucional, por ser um processo contínuo com as características:
- é definido em nível institucional (direção) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais (tático e operacional) estão subordinados;
- é projetado a longo prazo com efeitos estendidos que repercutem por vários anos;
- envolve a Instituição como um todo, abrange seus recursos e áreas de atividade e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.
A iniciativa do projeto tem como respaldo o Planejamento Estratégico do Estado de Rondônia (2019-2023) em sua 3ª Batalha «Aumentar a eficiência e a qualidade da prestação do serviço público com o uso de tecnologias». A 3ª Batalha diz respeito a seguinte descrição:
A tríade formada por pessoas, processos e tecnologias, quando bem executada, acarreta grandes potenciais de ganhos operacionais e para o cidadão na gestão dos serviços públicos. O dimensionamento da força de trabalho, o acesso ao serviço público de forma remota pelos indivíduos e a potencialização de plataformas digitais são instrumentos que alavancam não apenas a produtividade interna, mas a eficiência e qualidade na prestação do serviço.
Já o Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável (PDES), de 2015 a 2030, estabelece o planejamento do desenvolvimento sustentável do Estado de Rondônia, para os próximos 15 anos, com base no conhecimento de sua realidade e nas políticas públicas voltadas ao desenvolvimento socioeconômico, mediante a execução de um conjunto de diretrizes, programas e projetos, visando reduzir as desigualdades entre as regiões de planejamento do Estado e direcionar o potencial da diversidade existente para o desenvolvimento regional sustentável.
O PDES traz como Programa de Apoio à Modernização da Gestão Pública, sendo que um dos projetos é o de Desburocratização e o e-governo, que traz como indicadores:
- Percentual de processos governamentais (compras, licitação, contrato e outros) identificados, mapeados e simplificados;
- Percentual de sistemas sob interoperabilidade;
- Percentual de processos com padronização de sistemas de apoio (auditoria, protocolo, patrimônio, RH e outros) implantados;
- Percentual de processos de gestão eletrônica de documentos implantados;
- Percentual do programa de auditoria e controle integrado nas unidades orçamentárias e CGE (software) implantado;
- Percentual de empresas com registro empresarial e legalização de empresas para elevação da REDESIM entre JUCER e órgãos integrantes (SEFIN, SEDAM, Bombeiros, AGEVISA, municípios e outros) integradas e simplificadas;
- Percentual de serviços prestados pelo estado por meio de plataforma web (portal único) unificados e disponibilizados.
¶ VOC
A ferramenta Voz do Cliente (VOC) é para detecção dos problemas informados pelos clientes na qual foram expostas algumas dores pelos participantes e destacadas as que eles consideravam prioritárias, referente aos sistemas utilizados, falhas e suas rotinas diárias.
O objetivo da ferramenta é facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, do ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente (seja uma necessidade, expectativa ou opinião) especialmente, com seus processos de negócios, produtos ou serviços.
A ferramenta visa descrever suas carências e como enxergam seus produtos e serviços.
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| Área Problemática | Dor | Observação | |
| Pessoal | Conflitos nas escalas de plantões entre Estado e a Prefeitura. | A Prefeitura possui um sistema diferente de escalas e plantões do Estado, no qual os dois não possuem comunicação. Sendo assim, torna o processo de criação de escala do Estado moroso, pois é necessário está consultando a escala da prefeitura para evitar choque de plantões. | |
| Pessoal | Servidores novos que não possuem matrícula no e-Estado não podem ser vinculados ao SKALA. | O servidor necessita do registro da matrícula para ser vinculado ao sistema SKALA (informação retirada do sistema e-Estado). No entanto, a demora na saída da matrícula por parte do e-Estado acaba fazendo com que o servidor trabalhe sem registro no sistema SKALA. | |
| Pessoal | Falta de profissionais no quadro geral. | ||
| Pessoal | O servidor com a mesma matrícula para lotações diferentes, pode ocasionar erro na vinculação dos plantões. | O servidor pode ter mais de uma função com a mesma matrícula, podendo vincular a função errada no plantão e prejudicando toda uma escala. | |
| Pessoal | Servidor possuir mais de uma matrícula, podendo ocasionar erro na vinculação dos plantões. | Na hora de vincular o servidor na equipe pode ocorrer um erro ao selecionar a matrícula e acabar homologando o plantão de forma errada. | |
| Sistema | Não é possível alterar ou excluir a escala depois de homologada. | Após a escala ser finalizada, a mesma não pode ser excluída ou alterada. | |
| Sistema | Duplicidade do nome do servidor no mapa de plantão. | Ao realizar escala do plantão do servidor o nome dele é duplicado em plantões de outros horários. | |
| Sistema | Falta de notificação do plantão ao servidor e também a opção de dar ciência do plantão. | O Sistema não envia ao servidor a notificação de plantões gerados para que posteriormente o servidor possa estar dando ciência dos seus plantões. | |
| Sistema | Falta de legenda com dados do servidor no Mapa de Plantões. | Se faz necessário que no Mapa de Plantões que é utilizado para o portal da transparência obtenha mais informações dos servidores de plantões como: Nome, cargo, carga horária e telefone do servidor. | |
| Sistema | O sistema não emite relatórios para conferência de plantões e/ou horas extras. | A emissão do relatório é realizada por equipe, dificultando e tornando o processo de conferência de plantões extras e horas extras dos servidores moroso, uma vez que ele pode trabalhar em mais de uma equipe. | |
| Sistema | Repetição da escala em outros meses. | Ao selecionar a opção de repetir escalas, o sistema acaba estendendo a opção para outros meses, mesmo que a seleção tenha sido específica para o mês selecionado. | |
| Regras e padrões | Falta de legislação específica. | O Estado não possui regulamentação quanto ao horário de funcionamento e duração do plantão (fixado). Legislação específica. | |
| — | — | — | — |
| Nº | PROBLEMAS | QUAL PREJUÍZO ISSO TRAZ? | INCIDÊNCIA |
| 01 | O Sistema SKALA não se comunica com o e-Estado, dessa forma as ocorrências que são realizadas no e-Estado como por exemplo: LICENÇA SEM VENCIMENTO, FÉRIAS e etc. não aparecem nos mapas de plantões dos servidores. Porém, além de não aparecer no SKALA (mapa de plantão) também não aparece no SIF, tendo em vista que o servidor está marcando como «PLANTONISTA» ou seja, o SIF ler as informações do SKALA que não possui informação por não receber os dados do E-ESTADO. | *A frequência de um servidor plantonista inicia com seu Mapa de Plantão, sua frequência no SIF é apenas a comprovação do que foi realizado. Todavia, se não há dados que abone sua ausência (férias, licenças, atestados, etc.) o servidor fica «sem frequência» o acarreta em bloqueio indevido, perda de tempo de serviço (indevido), entre outros problemas; *Outro fator importante é que há unidades (núcleos, gerências, etc.) que realizam escala de plantão para quem está de férias ou licença prêmio por assiduidade (por exemplo), o que poderia ser evitado caso aparecesse a informação da ausência do servidor (exemplo: FÉRIAS), outro fator que permite tal situação é o do próprio sistema que não proíbe que seja cadastrado escala para quem não está em efetivo exercício; |
COMUM |
| 02 | Servidores de férias e licenças ficam com saldo negativo de horas no BAF, mesmo com a ocorrência lançada no e-Estado. A exemplo: ADAO JAMES PEREIRA PAES - está de Férias conforme OCORRÊNCIAS porém em saldo negativo está devendo 39h50; O mesmo problema aconteceu com AELSON CRISTIANO NOGUEIRA devendo 34h55, porém estava de férias conforme observação. |
*A LC 68/92 prevê a possibilidade do desconto de saldo negativo, se o servidor ficar com saldo devedor deverá ser descontado. No caso em tela será um desconto indevido. | COMUM |
| 03 | Quando a pessoa faz dois registros no mesmo dia (saída de um plantão às 7h, e entrada em novo plantão às 19h, por exemplo), o sistema só encaminha um registro para o SIF (o registro das 7h fica constando como saída e entrada, perfazendo um total de horas a mais do que o servidor realmente trabalhou). | *Gera saldo que o servidor não tem direito. Mesmo tendo escala cadastrada para ele que diz «saída às 7h00» - «Entrada às 19h00». | COMUM |
| 04 | Existe o registro de ponto, mas não aparece no SIF (No exemplo abaixo: o registro de entrada no dia 12 não foi migrado para o SIF) (em auditar frequência no dia 12 consta o registro, o que no SIF no dia 12/05 não aparece) - Freq. POLITEC. |
*O ponto ausente no dia todo gera falta, e o ponto ausente em uma entrada ou em uma saída gera saldo negativo o que nas duas hipóteses gera desconto indevido. | COMUM |
| 05 | Não estão sendo computadas as horas noturnas, seria interessante para a comprovação do Adicional Noturno | *O servidor que possui direito ao Adicional Noturno se o RH não fizer o cálculo manual do que está aparecendo no SIF esse servidor não recebe. O que acarreta em uma demanda desnecessária de trabalho, pois há unidades que possuem 200 servidores plantonistas, se o cálculo for manual. | COMUM |
| 06 | A soma final de horas trabalhadas não permite uma fácil compreensão, conforme print acima o saldo trabalhado do servidor HAMILTON LACERDA CARVALHO no dia 03/06/2022 foi de 00:46:14.5620074, sendo horas trabalhadas 1.00:46:14.5620074. | *Não é possível entender quantas horas foram trabalhadas no dia, semana. O não entendimento atrapalha nos relatórios, e principalmente para respostas aos órgãos de controle. | COMUM |
| 07 | Servidor com plantão cadastrado no dia 31, porém no SIF não aparece o dia 31. | *O fato de não aparecer no SIF faz com que haja divergência entre o Mapa de Plantão e a comprovação das escalas. Outro fato é que no mapa aparecerá «convocação» e no SIF não aparece nem falta e nem dia trabalhado. | RARO |
| 08 | O sistema não contabiliza Hora-Extra. | *Não é possível pagar hora-extra pelo SIF, fazendo assim cálculo manual assim como é feito no Adicional Noturno, conforme já informado acima. | COMUM |
| 09 | o plantão é de 24h. O servidor entra dia 5 e sai no dia 06, contudo ele esqueceu de registrar a saída e na guia administrar não permite a inclusão da saída nesse caso | *Os esquecimentos são corriqueiros, principalmente nas unidades que estão iniciando com o ponto eletrônico. Se há a possibilidade de ser administrado a frequência no SIF então é necessário que haja essa permissão para organizar as frequências dos plantonistas. ***Ressaltando que o SIF não pode permitir que seja incluído horas trabalhadas (entrada e saída) em um dia de total ausência, pois se isso ocorrer para os plantonistas que não seja permitido para os servidores que não são plantonistas. Caso seja liberado para «todos» isso irá permitir ilegalidades, o que já vem ocorrendo com o simples administrar frequência que hoje é permitido, no qual o gerente inclui saída ou entrada sendo que o servidor não estava no local de trabalho, conforme processos administrativos que este NAFAS vem respondendo junto a Corregedoria Geral. |
COMUM |
| 10 | Plantões cadastrados porém no SIF aparece «NÃO HÁ CONVOCAÇÃO». | *Se não há convocação então não precisa aparecer essa mensagem no SIF. Agora se a regra «NÃO HÁ CONVOCAÇÃO» for relacionado aos dias de «FOLGA» que seja alterado o nome para *FOLGA*. | COMUM |
¶ SIPOC
O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho. É uma forma diferente de enxergarmos o nosso processo, extremamente didático. Passamos a olhar o processo não somente como uma sequência de atividades, e sim pelo que ele produz e recebe. Seu nome vem de uma sigla inglesa para S (Suppliers= fornecedores), I (Input= entrada), P (Process=processo), O (Output= saída) e C (Customers=clientes), que no português se descreve a sequência como: “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente”.
| Gestão de Escalas e Plantões |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Chefia imediata |
Descrição da escala, unidade orçamentária, departamento, CPF e assinatura do responsável competente. |
Criação de escala |
Escala criada |
Gerente Técnico |
|
| Nome da escala, período (data), quantidade de horas do plantão, horário de entrada e saída e quantidade de plantonistas |
Criação de equipe |
Equipe de escala montada |
|||
| Nome ou CPF do servidor |
Vinculação dos servidores nas equipes |
Mapa do plantão |
|||
|
Geração do mapa de plantão |
Plantões salvos |
Servidor |
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Solicitação de plantão extra |
|
||||
|
Solicitação de hora extra |
|
||||
|
Servidor |
Termo de solicitação de troca de plantão (Papel físico) |
Solicitação de troca de plantão |
Deferido/indeferido |
Chefia imediata |
¶ Matriz RACI
O que é a matriz RACI, (matriz de responsabilidades)?
A Matriz RACI ou matriz de responsabilidade é uma ferramenta que possibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
A matriz RACI é formada por um acrônimo, que também define os papéis e as atribuições dos envolvidos. RACI significa: R (Responsible) A (Accountable) C (Consulted) e I (Informed), em português: o Responsável, a Autoridade, o Consultado e o Informado.
- Responsável pela execução (Responsible): É efetivamente quem trabalha na atividade;
- Autoridade para aprovar (Accountable): É o papel do aprovador ou responsável pelo aceite formal da tarefa ou produto entregue. Este pode delegar a função para outros profissionais, entretanto ele é quem se responsabiliza pelo recebimento do trabalho;
- Precisa ser consultado (Consulted): Consultado, alguém cuja entrada agrega valor e/ou é essencial para a implementação final. A comunicação é de duas vias (consulta <=> resposta);
- Precisa ser informado (Informed): Informado, a pessoa ou grupos de pessoas que precisam ser notificados de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidos no processo de tomada de decisão. A comunicação é apenas num sentido =>.
Existe algum tipo de papel adicional ou customização possível na matriz RACI?
Considerando a necessidade oriunda da complexidade de alguns processos e projetos, os usuários gradativamente foram desenvolvendo variações, melhorias e novos papéis a esta ferramenta. Conheça abaixo alguns papéis que já encontramos:
B - Backup: Responsável por substituir algum membro da equipe.
C - Criador: Responsável pela criação da entrega.
M - Manager: Responsável por gerenciar a entrega.
- É obrigatório que cada atividade tenha ao menos um responsável;
- Deve existir somente UM aprovador para cada tarefa do processo;
- Em uma demanda, pode haver vários consultados e informados, ou nenhum deles, se o interesse da matriz for apenas interno;
- O responsável também pode assumir o papel de aprovador da sua atividade.
Com o objetivo de identificar as grandes áreas de atividades e seus responsáveis, foi aplicado a Matriz RACI do cenário atual:
| Processo\Atores | Chefe imediato | Gerente técnico | Diretor Técnico | Servidor | CGE | Controle de frequência |
| Criação de escala | Responsável | Aprovador | - | Consultado Informado |
- | - |
| Criação de equipe | Responsável | Aprovador | - | Consultado Informado |
- | - |
| Vinculação dos servidores nas equipes | Responsável | Aprovador | - | Consultado Informado |
- | - |
| Geração do Mapa de plantão | Responsável | Aprovador | Aprovador | Consultado Informado |
Informado | Informado |
| Solicitação de plantão extra | Responsável | Aprovador | Aprovador | Consultado Informado Aprovador |
Informado | Informado |
| Solicitação de hora extra | Responsável | Aprovador | Aprovador | Consultado Informado Aprovador |
Informado | Informado |
| Solicitação de troca de plantão | Informado Aprovador |
Aprovador | Aprovador | Responsável | Informado | Informado |
¶ Referências
https://rondonia.ro.gov.br/sesau/sobre/sobre-a-sesau/
https://www.sepog.ro.gov.br/Conteudos/26/plano-de-desenvolvimento-estadual-sustent%C3%A1vel-de-rond%C3%B4nia-2015-2030
https://rondonia.ro.gov.br/wp-content/uploads/2019/09/Book-Rondonia-V12.pdf
¶ 3. Mapa de Stakeholders
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¶ 4. Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
¶ 5. Matriz de Risco
A matriz de risco visa demonstrar os riscos que podem afetar o projeto e seus resultados. Também segue com um plano de mitigação.
| Data de Identificação do Risco | Descrição do Risco | Categoria do Risco | Ação Quanto ao Risco | Resultado da Ação |
| 16/02/2023 | Ter apenas a SESAU como cliente | Escopo | Eliminar: Realizar diagnósticos de negócio com outras secretarias que utilizam o Skala ou que gostariam de utilizar para entender cenários e criar padrões. | Diagnósticos estão em andamento. |
| 31/03/2023 | Pelo SIEP contar com um escopo amplo e sem regras definidas para cada tipo de plantão, o tipo “Sobreaviso” poderá ser utilizado por servidores que não possuem respaldo legislativo para realizarem essa modalidade, deixando assim que alguns servidores ajam de má fé. | Escopo | Transferir: Realizar reunião com a SEGEP para confirmar esse cenário, e firmar termo de responsabilidade para o cliente. | |
| 04/04/2023 | A Polícia Civil possui outro sistema de recursos humanos (Tucumã), como ficará essa situação por conta do Skala? | Escopo | Transferir: Trazer o Gerente de Desenvolvimento, PO, Gerente de Processos para uma conversa com o cliente sobre tal situação, confirmando ainda se o cliente quer permanecer dentro do projeto, caso seja afirmativo, propor estudo técnico sobre integração e impactos. | |
| 04/04/2023 | Será necessário criar um projeto de melhoria para o SIF, e tal projeto deverá andar em conjunto com o do SIEP para obtermos êxito nos objetivos desse último. Hoje o time Titãs trabalha também com bugs do SIF, entretanto se esse mesmo time ficar a frente do projeto de melhoria do SIF o prazo do Fênix deverá ser dilatado. | Tempo | Mitigar: Na reunião de KikOff com os Stakeholders interno alertar sobre esse risco para que seja pensado na disponibilização de outro time para apoiar no projeto do SIF para que possamos entregar o SIEP no prazo. | Risco eliminado, pois o escopo de melhorias para atender ao SIEP entrou como um objetivo para o produto e podem ser incorporadas ao escopo do projeto Fênix, portanto os Titãs irão trabalhar nas melhorias do SIF em um próximo momento, após a finalização do marco de gestão de escalas. |
| 10/04/2023 | Legislação dos padrões de criação de escala | Tempo | Realizar reunião com a SEGEP para confirmar esse cenários, e firmar termo de responsabilidade para o cliente. | Reunião realizada com o Gustavo Bodaneze e José Rodrigues da SEGEP para discutir sobre esse risco, ambos concordaram em decretar ou portariar esses padrões de RH a partir do que a Geciele apresentar sobre as atribuições dos perfis, que foi discutido com a Clarissa Morais anteriormente. Sendo assim oficiaremos a SEGEP sobre a necessidade da legislação e traremos a CGE para poder acompanhar essa demanda. |
| 12/04/2023 | Departamentos orçamentários não puderem visualizar outros departamentos para lançar a escala. | Escopo | Eliminar: | |
| 09/05/2023 | Os pontos eletrônicos dos órgãos que vão utilizar o sistema não integrarem ao SIF; | Qualidade | Transferir: Para os cliente que ficarão responsáveis por instalar os pontos eletrônicos em suas unidades. | |
| 09/05/2023 | Resistência e a falta de comunicação para a implementação do SIEP; | Qualidade | Transferir: A SETIC irá realizar os primeiros treinamentos para os clientes. Posteriormente a responsabilidade será transferida para os clientes que ficarão responsáveis por realizar reuniões de sensibilização e treinamento da equipe que irão utilizar do sistema. | |
| 18/05/2023 | Foi constatado que a SEFIN já possuí um sistema de gestão de escalas e plantões (Plantão Fiscal - PF), no qual o projeto piloto já está em fase de teste no Posto Fiscal de Vilhena/RO. | Escopo/Tempo | Transferir: Realizar reunião com a SEGEP informando os cenários e para solicitar que seja firmado um Decreto, em que determina a utilização de um único sistema a nível estadual. | |
| 18/05/2023 | Foi realizado uma reunião no Gabinete da SETIC com os representantes da SESAU, onde foi solicitado melhorias no sistema SKALA. Sendo que estava suspenso qualquer atualização/melhoria no sistema, uma vez que o SIEP está em desenvolvimento para substituí-lo. | Tempo | Aceito: Serão realizadas as melhorias solicitadas previsto em meia sprint, sendo dividido o esforço em conjunto com o desenvolvimento do SIEP, podendo trazer riscos aos prazos e ocasionando um maior esforço nas melhorias do SKALA, com relação a bugs para manter o sistema operando. | Sprint em andamento. |
¶ 6. Mapeamento de Processos
¶ Secretaria de Estado da Saúde de Rondônia - SESAU/RO
Na data dos dias 15/03/2023 e 21/03/2023, as analistas de negócios Crislâny Andrade, Thaís Roca e a estagiária da Gerência de Processos Cláudia Andrade, se reuniram-se com as equipes do Hospital de Base, dos setores de Gerência de Enfermagem e Gerência Médica para realizarem as entrevistas, e aplicando a ferramenta “Declaração do Problema”, onde foram coletadas as dores em relação a utilização do sistema Skala. Sendo as entrevistadas Vanja Raquel Bentes de Sousa - Gerente de Enfermagem, Hanyele Sonja Gimaques Oliveira Barros - Gerente Médica e a Graciele Mariane de Oliveira Castoldi - Gerente de Recursos Humanos.
| Declaração do problema | |
| O problema | Não é utilizado ponto eletrônico para controle de frequência de entrada e saída dos servidores, sendo realizada a assinatura da frequência manualmente em papel físico. |
| Afeta | Coordenadores e Chefias responsáveis que necessitam realizar a conferência dos registros de frequência manualmente, juntamente aos registros das escalas montadas no sistema Skala. |
| Cujo impacto é | Ao realizarem registros manualmente, pode ocorrer de extravio da folha, rasura ou equívoco no preenchimento. |
| Uma solução bem sucedida | A utilização de ponto eletrônico ou digital para um melhor controle da frequência do servidor ao entrar e sair para cumprimento da sua jornada de trabalho, e também para evitar problemas na conferência da frequência do servidor ao final de cada mês. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | O sistema Skala não é muito intuitivo, sendo necessário realizar as mesmas atividades ao registrar escala no sistema e vincular o servidor, sendo um servidor por vez nas escalas criadas. |
| Afeta | Os usuários do sistema, ao terem retrabalho no registro de escala/plantões realizando o mesmo processo ao montar uma nova escala. |
| Cujo impacto é | A morosidade do trabalho, sendo necessário realizar a mesma atividade repetidamente desde o início . |
| Uma solução bem sucedida | O sistema terá a funcionalidade de cadastrar todas as escalas e/ou plantões do servidor de uma vez só. E em caso de alterações no plantão, o sistema permitirá a mudança e manterá um histórico de alterações realizadas. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | O sistema não permite o registro de 02 (dois) plantões seguidos para servidores que possuem mais contratos (Estado e Município). Exemplo: Primeira escala das 07 às 19 horas, e outra escala sendo das 19 às 07 horas. |
| Afeta | O chefe imediato que não consegue realizar o registro da escala do servidor fica pendente no sistema a finalização da escala. E o servidor que precisará escolher a troca de plantão através do “Termo de troca” para optar pela troca no Estado ou no Município, uma vez que pela legislação ele só possui o limite de 04 (quatro) alterações no total. |
| Cujo impacto é | Déficit no registro de escala de horas do servidor, sendo realizado o registro apenas em papel físico. |
| Uma solução bem sucedida | Ao realizar o registro das escalas de servidores que têm mais de um contrato, o sistema terá a flexibilidade nos registro de horários. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | O sistema Skala não tem conectividade com e-Estado e o SIF e ao realizar registro das escalas não consta se o servidor está de férias, atestado médico e/ou outras intercorrências. |
| Afeta | Coordenadores e Chefias responsáveis que podem montar escala/plantão de servidores que estão fora do exercício das atividades. |
| Cujo impacto é | Registro de escalas para servidores que estão de férias, atestados e/ou afastamentos. |
| Uma solução bem sucedida | Ao criar a escala o sistema trará as informações do servidor vinculado ao e-Estado de forma automática, sendo possível visualizar todas as intercorrências daquele servidor dentro do período da escala e também mantendo o SIF (Sistema de Frequência) atualizado para um melhor controle da frequência. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | Para realizar a troca de plantão é necessário que seja realizado em papel físico e realizada uma criação de escala nova no sistema. |
| Afeta | Os servidores que necessitam solicitar manualmente a troca de escala/plantão. |
| Cujo impacto é | Realizar requerimento manualmente, onde pode ocorrer rasuras ou até mesmo extravio e necessitando realizar novas escalas no sistema uma vez que não é possível realizar alteração. |
| Uma solução bem sucedida | O portal do servidor terá a opção de realizar a solicitação de troca de plantões, mantendo um histórico e controle da chefia imediata, uma vez que necessita autorizar tal solicitação. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | O sistema Skala é obsoleto e ao preencher equivocadamente o nome da escala, a opção “Editar” que está disponível no sistema, nem sempre pode ser utilizada. |
| Afeta | Os usuários do sistema que, quando há necessidade de editar as informações, nem sempre conseguem, sendo necessário que outro usuário realize esta atividade. O sistema permite a edição apenas duas vezes. |
| Cujo impacto é | A criação de escalas com informações erradas, ocasionando divergências no sistema. |
| Uma solução bem sucedida | O sistema deverá ter a opção de edição pelo servidor que está criando a escala, tendo os históricos das edições realizadas. |
¶ Secretaria Estadual da Justiça de Rondônia - SEJUS/RO
30 de março de 2023
Com o intuito de entender o cenário atual da Secretaria Estadual da Justiça de Rondônia - SEJUS/RO em relação ao sistema SKALA, as analistas de negócios da SETIC, Thaís Roca, Crislâny Andrade e a estagiária da Gerência de Processos Cláudia Marques realizaram uma reunião com os representantes do Recursos Humanos da SEJUS, Wendel Reis, Ana Freire e Viviane Passos. Durante a reunião, foi apresentado o modelo de mapeamento do sistema SKALA, realizado anteriormente na SESAU/RO**,** através da ferramenta Bizagi, no qual os clientes validaram o mapeamento do fluxo por ser semelhante ao deles. Também foi realizada a coleta dos problemas apresentados ao utilizarem o sistema, e após coleta foi identificado que algumas das dores relatadas são semelhantes ao da SESAU/RO. Dentre eles:
1- A falta de comunicação e alinhamento entre os sistemas SIF, e-Estado e SKALA, onde ocorrem erros, como o não reconhecimento de um dos dois contratos no caso do servidor possuir mais de um vínculo;
2- A falta de visualização das ocorrências registradas no e-Estado; e
3- A troca de modalidade da jornada de trabalho (expediente x plantão) do servidor que não é reconhecida pelo SIF e Skala.
Para descrição dos demais problemas apresentados, foi utilizada a ferramenta de Declaração do Problema.
| Declaração do problema | |
| O problema | O sistema SKALA não emite relatórios. |
| Afeta | Os chefes imediatos e os responsáveis pelo Recursos Humanos que necessitam realizar a emissão de relatórios pelo sistema para conferência das escalas de plantões dos servidores. |
| Cujo impacto é | A falta dos relatórios torna o trabalho moroso e repetitivo, impactando diretamente o financeiro. Pois, ao final de cada mês se faz-se necessária a realização de conferência das escalas e frequência dos servidores, para levantamento dos plantões extras e noturnos. |
| Uma solução bem sucedida | O sistema deverá disponibilizar a opção de emissão de relatórios para garantir o controle adequado de suas atividades. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | Ao gerar o mapa de plantão, os dados dos servidores vinculados às equipes não vêm por ordem alfabética, dificultando a conferência dos servidores cadastrados nas equipes. |
| Afeta | Os chefes imediatos que necessitam localizar servidores de plantão que são lançados em equipes e setores distintos. |
| Cujo impacto é | Lentidão para realizar conferência de frequência dos servidores escalados. |
| Uma solução bem sucedida | O sistema deverá realizar a vinculação dos servidores por ordem alfabética e permitir a pesquisa por nome e CPF, para obter maior agilidade no sistema e evitar divergências nos plantões de servidores que possuem dois vínculos. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | Não é possível verificar o histórico das trocas de plantão homologadas do servidor. Ao solicitar a troca de plantão através do portal do servidor e ser homologada pelo chefe imediato no sistema SKALA não apresenta o histórico para o perfil do RH que necessita para homologação. |
| Afeta | Ao RH que necessita visualizar o histórico de trocas de plantões dos servidores, para ter um controle das trocas e não ultrapassar a quantidade permitida em lei. |
| Cujo impacto é | Exceder as 03 trocas de plantões por mês que estão previstas na Portaria nº 4216/2019/SEJUS-ASTEC. |
| Uma solução bem sucedida | O Sistema SKALA deverá permitir a visualização do histórico de solicitações de troca e também as que já foram homologadas, podendo ser consultadas a qualquer momento na base do banco de dados. |
| — | — |
¶ Polícia Civil do Estado de Rondônia - PC/RO
No dia 04/04/2023, foi realizada uma reunião com a Polícia Civil do Estado de Rondônia, com o intuito de entender o cenário atual ao realizarem as criações de escalas e plantões. A reunião contou com a presença da Diretora de Recursos Humanos, Andria Maia e das Analistas de Negócios, Crislâny Andrade, Thaís Roca e a estagiária da Gerência de Processos Cláudia Marques, na sede da Polícia Civil. Foi constatado que a Polícia Civil não faz uso de nenhum sistema para elaboração das escalas, realizando toda a montagem de forma manual com auxílio das ferramentas do pacote office (word e excel). Ao identificar a falta de sistema, foi questionado o porquê deles não utilizavam o sistema SKALA, que é um sistema disponibilizado pelo Governo do Estado de Rondônia para criação de escalas e plantões, e nos foi informado que em decorrência da falta de legislação onde regulamenta a jornada de trabalho e o sobreaviso da Polícia Civil, o sindicato impede que eles utilizem o sistema, pois a Lei Complementar de Nº 76 de 27 de abril de 1993 é obsoleta.
Abaixo, estão descritos alguns dos problemas relatados:
1- A falta de legislação recente dos serviços da Polícia Civil que embase as escalas de plantões;
2- A falta de utilização de sistemas, pois não tem regimento que regule o uso.
Para descrição dos demais problemas apresentados, foi utilizada a ferramenta de Declaração do Problema.
| Declaração do problema | |
| O problema | As escalas e plantões da Polícia Civil não são realizadas por sistemas específicos. Hoje elas são elaboradas de forma manual através das ferramentas Word e/ou Excel, onde não possuem um padrão adotado por todas as delegacias. |
| Afeta | Aos assessores que ao realizarem as escalas, necessitam comunicar ao delegado (chefes imediatos) que é o responsável por assinar e homologar as escalas e plantões. |
| Cujo impacto é | A morosidade na atividade de realizar elaboração de escalas e plantões, pois necessita que seja repassado para o responsável do setor ou unidade. Cada unidade possui critérios diferentes em trabalhar, pois tem os servidores de expedientes, plantões e sobreaviso, ou seja, não há padronização do fluxo de trabalho. |
| Uma solução bem sucedida | O Sistema SIEP, irá permitir todo o gerenciamento das escalas de plantões, onde o assessor e o chefe imediato possuam um perfil para realizar a criação e alterações das escalas, ficando apenas o chefe responsável por homologar e realizar permutas das escalas de serviços. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | Falta de informatização para controle das escalas de plantões e a frequência dos servidores da Polícia Civil. |
| Afeta | Os chefes imediatos e os responsáveis pelo Recursos Humanos que necessitam realizar conferência das frequências podendo encontrar duplicidade e inconsistências já que são realizados mais de uma folha de frequência para cada tipo de serviço prestado, sejam eles: expediente, plantão (diurno ou noturno), sobreaviso ou extraordinário. |
| Cujo impacto é | A falta dos relatórios torna o trabalho moroso e repetitivo, impactando diretamente o financeiro. Pois, ao final de cada mês faz-se necessária a realização de conferência das escalas e frequência dos servidores, para levantamento dos pagamentos. |
| Uma solução bem sucedida | O sistema deverá disponibilizar a opção de emissão de relatórios para garantir o controle adequado de suas atividades. |
| — | — |
| Declaração do problema | |
| O problema | A falta de legislação atualizada que regulamenta a jornada de trabalho da Polícia Civil em relação às escalas de plantões e sobreaviso. |
| Afeta | Os servidores que estão de sobreaviso, por não haver horário para serem convocados, podem ser chamados a qualquer momento após às 13:30 até às 7:30 do outro dia. |
| Cujo impacto é | Devido à falta de regulamentação, o servidor que necessita ficar à inteira disposição durante o sobreaviso, não conta com a compensação de horas e nem indenização dessas horas. |
| Uma solução bem sucedida | Com a utilização do Sistema SIF, será realizado o gerenciamento das frequência dos servidores, registrando quem está escalado de sobreaviso. |
| — | — |
¶ Superintendência de Polícia Técnico-Científica de Rondônia - POLITEC
14 de Abril de 2023
Com o intuito de entender o cenário atual da Superintendência de Polícia Técnico-Científica - POLITEC do Estado de Rondônia em relação ao sistema SKALA, as analistas de negócios da SETIC, Thaís Roca, Crislâny Andrade e a estagiária da Gerência de Processos Cláudia Marques realizaram uma reunião com os representantes do Recursos Humanos da POLITEC, Anna Emília Noronha Peloi, Nilce Lopes Soares Sussuarana Leite e Jorismar Soares Montenegro. Durante a reunião, foi apresentado o modelo de mapeamento do sistema SKALA, realizado anteriormente na SESAU/RO, através da ferramenta Bizagi, no qual os clientes validaram o mapeamento do fluxo por ser semelhante ao deles. Também foi realizada a coleta dos problemas apresentados ao utilizarem o sistema, e após coleta foi identificado que algumas das dores relatadas são semelhantes às secretarias da SESAU/RO e SEJUS/RO.
Dentre elas:
1- A falta de comunicação e alinhamento entre os sistemas SIF, e-Estado e SKALA, onde ocorrem erros, como o não reconhecimento de um dos dois contratos no caso do servidor possuir mais de um vínculo;
2- A falta de visualização das ocorrências registradas no e-Estado; e
3- A troca de modalidade da jornada de trabalho (expediente x plantão) do servidor que não é reconhecida pelo SIF e SKALA.
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Painel de Dores |
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| Problema | Detalhamento do problema |
| O sistema (e-Estado) não permite escolher mais de uma modalidade de jornada de trabalho, dificultando a montagem das escalas de plantões. | Alguns servidores, que trabalham na modalidade de expediente, necessitam estar realizando plantões para cumprimento da jornada de trabalho e desafogamento do quadro de plantonistas que são poucos devido ao baixo efetivo da POLITEC. Com isso, para adicionar o servidor aos plantões faz-se necessário que ele esteja com a modalidade definida no sistema e-Estado (expediente ou plantão) e o sistema só permite escolher uma das opções, afetando o registro no sistema SKALA. |
| O sistema não contabiliza a quantidade de horas do adicional noturno na folha de frequência dos servidores que trabalham na modalidade de escalas de plantões. | Ao final de cada mês, faz-se necessário o levantamento das horas noturnas trabalhadas (contabilizada das 22h até às 05h) pelos servidores plantonistas. O sistema SIF não faz a contagem dessas horas e nem emite relatórios, sendo necessário realizar a conferência das folhas de frequência de forma manual. |
| Na virada do mês, os plantões de 24h lançados no sistema SKALA, não são reconhecidos pelo sistema SIF. | Ao lançar a escala de plantão de 24h no final do mês, o sistema SIF não reconhece o plantão lançado e com isso o servidor não consegue registrar sua frequência como deveria. Com isso, o RH da POLITEC precisa desmembrar o plantão da seguinte forma (Ex.: do último dia do mês lançar o plantão de 07h00 da manhã às 23h59min e do primeiro dia do mês subsequente das 00h às 07h da manhã). |
¶
Secretaria de Estado da Segurança, Defesa e Cidadania - SESDEC
No dia 19 de abril de 2023, foi realizada uma reunião com a Secretaria de Estado da Segurança, Defesa e Cidadania - SESDEC, estando presentes a analista de negócios Thaís Roca e as servidoras Clara Cecília e Taynã Diassis, servidoras de Recursos Humanos. A SESDEC é responsável pelo recebimento das escalas de plantões e folha de frequências das unidades: Centro de Integridade de Operações - CIOP, Gerência de Estratégia e Inteligência - GEI e o Núcleo de Operações Aéreas - NOA, ao fim do mês, para realizar as homologações e registros de ocorrências no Boletim Mensal de Frequência - BAF e no e-Estado. Após a reunião, houve necessidade de entrar em contato com uma das unidades da SESDEC para coletar informações referentes à criação das escalas de plantões e folha de frequências dos servidores. Foi contatada a unidade de Gerência de Estratégia de Inteligência - GEI da SESDEC, na data do dia 24 de abril de 2023, a reunião sendo realizada pela Gerente de Projetos e Gerente de Processos da SETIC, Crislâny Andrade e Luma Damon, e a participação do Gerente Responsável da GEI Capitão Ireno, o Chefe de plantão Welington Queiroz, e o Administrativo Joana e Eliete, onde discorreram sobre como é realizada a criação de escalas de plantões e as folhas de frequências dos servidores, e ao final do mês, após ser cumprida e homologada pelo responsável da unidade, são enviadas para o Recursos Humanos da SESDEC via SEI. Durante a reunião foram levantados alguns pontos, como:
- A GEI tem um quadro pequeno de servidores, e alguns trabalham na modalidade expediente e plantão, dependendo da necessidade do serviço;
- A solicitação de troca de plantão é feita informalmente, onde o servidor solicita ao Gerente. O Chefe de plantão providência alguém que estará substituindo o solicitante e que o Gerente autorize a troca de plantão;
- A GEI utiliza a regulamentação da Policia Civil e Policia Militar;
- A compensação do adicional noturno é feita apenas para Policiais Civis;
- Os plantões realizado são de 12/24 e 12/72, e os turnos são: 1º turno: 07:00 às 19:00 horas ou 2º turno: 19:00 às 07:00 horas;
- As escalas de plantões não podem ser divulgadas publicamente, pois necessitam que sejam sigilosas as escalas, a divulgação é feita apenas para os servidores através de mural ou grupo do núcleo.
Para melhor entendimento do processo, foi aplicada a ferramenta SIPOC com o núcleo de unidade, Gerência de Estratégia e Inteligência - GEI da SESDEC.
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Nome do processo |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
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Criação de Escalas de Plantões da SESDEC |
Chefe do Núcleo de Plantão |
Descrição da escala de plantão que contém o nome do servidor, data do plantão, turno do plantão (1º turno: 07:00 as 19:00 horas ou 2º turno: 19:00 as 07:00 horas) |
Elaborar escala de plantões |
Escala de plantão criada |
Gerente de Estratégia e Inteligência |
|
Folha de frequência de escalas de plantões para serem assinadas durante o mês |
Escala de plantão impressa para assinatura |
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Folhas de frequências de escalas de plantões impressas e assinadas pelo servidores ao realizarem o plantão |
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Gerente de Estratégia e Inteligência |
Folhas de frequências e escalas de plantões assinadas |
Homologar Escala de plantões e Frequência |
Folhas de frequências e escalas de plantões homologadas (Via SEI) |
Recusos Humanos da SESDEC |
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Recursos Humanos da SESDEC |
Folhas de frequências e escalas de plantões homologadas |
Registrar ocorrência de frequência dos servidores no e-Estado e Boletim Mensal de Frequência - BAF |
Registro no e-Estado e no BAF |
Núcleo de Frequência e Averbações/ NAFAS SEGEP |
¶
Agência de Defesa Sanitária Agrosilvopastoril do Estado de Rondônia – IDARON
No dia 04 de maio de 2023, foi realizada uma reunião com a Agência de Defesa Sanitária Agrosilvopastoril do Estado de Rondônia – IDARON, com a analista de negócios Thaís Roca, e com os senhores Marcos Fontoura e Lucas Aguiar, da Gerência de Recursos Humanos da IDARON. A reunião foi realizada com o propósito de saber como são realizadas as escalas de plantões. Durante a reunião foi identificado que a IDARON não utiliza o sistema SKALA e chegou a realizar testes para utilizar o sistema, porém o mesmo não atende às regras das escalas de plantões da IDARON. Dessa forma, a montagem das escalas é feita de forma manual em Excel.
Através da reunião, foi levantado os seguintes pontos:
- A IDARON utiliza as escalas de plantões, expediente e adicional noturno;
- A Capital, por ter um quadro maior de servidores, realiza rotatividade de servidores para escalas e expedientes;
- Os servidores a cumprirem escalas de plantão são os Assistentes Estaduais de Fiscalização Agropecuária e Policiais Militares da Reserva Remunerada;
- As escalas são de 08 dias de plantão x 24 dias de folga do plantão (08/24) ou de 24 horas de plantão x 72 horas de folga do plantão (24/72);
- 06 postos fiscais utilizam escala de 08/24, e 01 posto (Vilhena) utiliza escala de 24/72;
- É disponibilizado um modelo de escala de plantões para ser preenchido pelo chefe de cada unidade, seguindo um modelo padrão;
- Cada posto fiscal tem seu chefe de unidade que é responsável por realizar a montagem da escala de plantão, folha de frequência, folha de ponto individual de adicional noturno, e no fim do mês ao serem cumpridas as escalas, é realizada a homologação para envio ao Recursos Humanos da IDARON através de e-mail;
- A escala de plantão, folha de frequência e folha de adicional noturno devem conter a assinatura do servidor nos dias trabalhados e a assinatura do chefe de unidade.
- O Recursos Humanos da IDARON após receber as escalas e folhas de frequência realiza a conferência e registra a ocorrência no e-Estado, para que possa está sendo realizada a homologação;
- É realizado o pagamento de adicional noturno por hora, sendo das 22 horas às 05 da manhã;
- As escalas de plantões da unidade de Vilhena são realizadas por equipe, enquanto as demais unidades são realizadas individualmente por servidor;
- A solicitação de troca de plantão é realizada através de formulário, onde é preenchido manualmente, contendo a assinatura do servidor solicitante, do servidor substituto e do chefe da unidade;
- As escalas de plantões são criadas antecipadamente com um mês de antecedência, a divulgação é realizada na própria unidade;
- A IDARON é regida pela Portaria nº 348/2019/IDARON-GAB.
¶ 7. Histórico de Tomada de Decisões sobre o projeto
16 de fev. 2023
Foi realizado um alinhamento com o Gerente de Projetos Eduardo, Gerente de Processos Luma, Product Owner Geciele e Analista de Negócios Crislâny sobre os próximos passos do projeto Fênix. Foi apresentado o rascunho da EAP do projeto para tirada de dúvidas sobre fluxos e processos que devem ser mapeados a fim de serem construídos no sistema. Ficou definido que o Gerente de Projetos tentará uma agenda na próxima quinta, dia 23, ou na sexta, dia 24/02, para realizar uma reunião de KikOff para dar andamento sobre o projeto, com a Coordenadora de RH da Sesau e a Clarissa Morais da SEGEP.
23 de fev. 2023
Foi feito um alinhamento com a Coordenadora de RH da SESAU, Raquel Alencar, o Controlador Interno da SESAU, Paulo Kassburger, Chefe do RH Setorial da SESAU, Jessé, as Analistas de Negócios, Crislâny e Thaís, Estagiária de Negócios Cláudia, Product Owner, Geciele e Gerente de Projetos, Eduardo. Nesse alinhamento, foi apresentado o time que teria um contato mais profundo com os pontos focais da SESAU, para coleta de regras de negócios, cenários e mapeamentos. Foi discutida a importância do formulário enviado anteriormente e as figuras que deveriam respondê-lo. Como encaminhamento, a Raquel ficou pendente de enviar o contato dos pontos focais até o final do dia para o Eduardo.
27 de fev. 2023
O Gerente de Projetos, Eduardo e a Product Owner, Geciele, conversaram sobre alguns cenários do SKALA, em que a PO ressaltou suas preocupações quanto a questão das escalas e plantões serem flexíveis e como isso impactaria no SIF. O Gerente de projetos sugeriu que o time Titãs fizesse o estudo sobre como poderia ser esse impacto, também como seria levar o SIF para dentro do SKALA ou vice e versa.
13 de Março 2023
A Analista de Negócio, Crislâny, Product Owner, em Substituição, Julien e o Gerente de Projetos Eduardo se reuniram com a Andria, Diretora de RH da Polícia Civil, para discutir sobre o cenário da PC quanto às escalas e plantões. Na conversa foi discutido os seguintes pontos:
- A PC possui cerca de1.500 servidores;
- A Diretoria de RH da PC conta com 20 pessoas, que trabalham diretamente com as demandas de RH;
- Não existe regulamentação de jornadas de trabalho sobreaviso;
- Trabalham com plantões 12/36 e 12/72 (preferencialmente, não é regra);
- Não possuem servidores suficiente para atender a demanda de segurança do Estado;
- Existe um grande problema com a compensação de sobreavisos realizados pelos servidores, pois não tem controle e é informal. Ademais sempre acaba gerando processos judiciais;
- Sigilo das informações de plantões, porém sem regulamentação estadual. Porém são divulgadas apenas internamente;
- Existem sentenças judiciais de cenários diferentes quanto a sobreaviso e hora extra pois alguns servidores tem direito e outros não;
- As escalas são feitas em planilhas, e o controle de cumprimento no papel assinado a mão e depois digitalizado para o SEI;
- Falta de padronização na forma de trabalho quanto a utilização das escalas;
- Existe uma grande dor que é como fazer o controle da frequência, já que os policiais trabalham com operação e não conseguem bater ponto fisicamente.
- Possuem sistema próprio de gestão de RH, bem mais avançado que o e-Estado;
- O plantão de central de flagrante é extremamente esporádico e convoca até servidores cedidos para cumprimento do mesmo;
- Deve existir diferentes níveis de perfis dentro do SKALA para também atender a necessidade deles;
- O setor administrativo também trabalha com plantões de sobreaviso.
14 de Março 2023
- Foi realizado reunião de alinhamento inicial com a SESDEC, em que se discutiram os seguintes pontos:
- Escala de 12/12 e 12/24;
- Valor do efetivo é baixo e o pessoal faz muita escala para aumentar os rendimentos;
- Não conseguem tirar as férias;
- Cada gerencia faz as escalas;
- A escala só é entregue pra gerencia de RH junto com as frequências até o 3º dia útil (nem todos os servidores tem a frequência recebido pela GRH na data);
- Não utilizam ponto eletrônico;
- Acontece de servidores cedidos serem chamados pela SESDEC, não é frequente;
- Quem trabalha no administrativo consegue folgar sem nenhum problemas;
- SIOP, NOA, GEI, TJ (adm);
- NOA não recebe os plantões extras;
- Ninguém da SESDEC recebe hora extra de plantão;
- Trabalho manual para enviar a folha de pagamento as informações de frequência, que são feitas pela GRH;
- SIOP tem servidores tanto da SESDEC, quanto da PC, quanto da POLITEC;
- Como as pessoas vão bater ponto eletrônico em casos de missão?;
- Como compensar folga no sobreaviso?;
- Adicional noturno é outro processo;
- Resistencia a não assinar frequência, existe legislações que respaldem;
- Resistencia dos servidores.
23 de Março 2023
Foi realizado o alinhamento inicial com o IDARON a respeito do projeto de melhoria do sistema SKALA, com participação do Gerente de Projetos Eduardo Ferreira, Product Owner Geciele Batista e Gerente de Processos Luma Damon. Tendo as seguintes discussões:
- Existem postos fiscais = 7;
- Os servidores sao lotados na unidade de Porto Velho, os postos são apenas uma extensão. Existe um chefe que faz esse controle lá, de escalas e frequencias. O IDARON faz encaminhamento do pagamento;
- Escala de 8/24 e 24/72;
- Escala normal;
- Fazem troca de servidores caso seja necessário;
- Fazem pagamento de adicional noturno;
- Existe portaria falando das escalas existentes no IDARON. Portaria 195/2019;
- Existem servidores celetistas cedidos pela EMATER, mas só 1 faz plantão;
- Existe servidores emergenciais, como médicos veterinários. Não fazem escalas;
- Utilizam pontos eletrônicos, mas os pontos fiscais não utilizam a biometria;
- Não existe lei federal e estadual que ampare as escalas, a portaria é paliativa;
- Precisam de relatórios de adicional noturno, está ligado a cumprimento da escala;
- Melhoria no SIF pra mostrar horas noturnas.
28 de Março 2023
Foi realizado o alinhamento inicial com a POLITEC, em que participaram o Gerente de Projetos Eduardo Ferreira, Product Owner Geciele Batista, Gerente de Otimização Euriane Frota, Gerente de Processos Luma Damon, Gerente de Perícias Médicas Clarissa Morais e também chefe de RH da SEJUS Ana Cláudia. Em que tivemos as seguintes as definições:
Definindo padrões:
Quem faz o gerenciamento das escalas?
SEGEP: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
SEJUS: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
Politec: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
SESAU: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
PC: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
IDARON: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
SEGEP (CPMED): Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
AGEVISA: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
SEDUC: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
SEFIN: Chefe faz o cadastro e o RH acompanhamento;
Observação: Buscar perfil de chefe e assessor no e-Estado.
Gerenciamento por servidor ou por equipe?
SEJUS: Por servidor;
Politec: Qualquer um;
SEGEP: Por servidor;
SESAU: Por servidor;
PC: Por servidor;
IDARON: Por servidor;
SEGEP (CPMED): Por servidor;
AGEVISA: Por servidor;
SEDUC: Por servidor;
SEFIN: Por servidor;
Perfis:
Servidor (portal do servidor);
SEGEP;
Chefe;
Assessor;
RH;
O que a SEGEP faz?
Acompanhamento no SIF;
Visualização geral para consulta;
O que o servidor vai fazer?
Servidor solicita a troca de plantão (portal do servidor), o plantão completo do dia - Já existe;
Visualiza todos os plantões - Já existe;
O que o chefe e assessor vai fazer?
Cria a escala do servidor;
Vincular os horários de plantões para cada servidor;
Chefe realiza a permuta;
Chefe homologa e o assessor não;
O que o RH vai fazer?
Utilizar o escopo do e-Estado para perfil. RH precisa ter 1 ou mais unidade (SESAU e SESDEC);
RH precisa visualizar todos os departamentos abaixo;
Relatórios de escala e movimentações (permutas);
Mapa de escala de cada departamento;
Quem vai fazer a liberação de acesso?
SEGEP;
Criar formulário no GLPI para SEGEP atender;
Mapa de escala:
Feito por departamento;
Servidor x plantões;
Regra: Chefe informar tipo de plantão (Normal. sobreaviso, especial) e informar hora início e fim. Pode ter 1 ou mais regra no mesmo dia. Só não pode conflitar horário;
Frequência: Previsto e o cumprido.
12 de Abril de 2023
Foi realizada a apresentação dos mapeamentos e problemas coletados com a SEJUS/RO e a Polícia Civil de Rondônia, onde esteve presente o Gerente de Projetos, Eduardo, Gerente de Processos, Luma, Product Owner, Geciele e as Analistas de Negócios, Crislâny, Thaís e a estagiária Cláudia. Foi definido pelo Gerente de Projetos que no andamento do projeto, não será mais dado continuidade dos serviços com a Polícia Civil por falta legislação, a não utilização dos sistemas SIF, Skala e E-estado, e também por falta de disponibilidade por parte do cliente.
24/04/2023
Foi realizado o alinhamento inicial com a Coordenadora do Recursos Humanos da SEFIN-RO a senhora Cássia, em que participaram o Gerente de Projetos, Eduardo Ferreira, a Gerente de Projetos, Crislâny Andrade, a estagiaria da Gerência de Projetos, Elenilce Lima, a Gerente de Processos, Luma Damon e a Analista de Negócios, Thaís Roca. Na conversa foram discutidos os seguintes pontos:
- Não utilizam o Skala;
- Os Plantonistas de Vilhena - possui portaria que regulamenta o horário e funcionamento das escalas (24h/72h) - Chefe de escalas lançam escalas;
- Plantonistas nas delegacias em Porto Velho (escalas variadas) preferencialmente 12h….;
- Mantém uma planilha com as frequências;
- Banco de horas nas unidades;
- Não pagam adicional noturno;
- São policiais militares da reserva que são convocados através de edital e executam esse trabalho;
- Quem faz o fechamento é o chefe de gestão de escalas, não o RH. Querem que seja o chefe. Segundo Cassia, o perfil do chefe é muito limitado.
- Chefe no SIF não consegue lançar ocorrências;
- Utilizam ponto digital;
- Chefe do posto fiscal - Conferência e elaboração das escalas;
- Após atualização do Guardião da Frequência (SIF) o perfil do RH que ficou responsável por todos os lançamento, sendo que era para o chefe realizar essa função e somente o RH realizar a conferência.
- Em média 10 pessoas (fiscais) trabalham por escalas. Local: Aeroporto
- Gerente ficou de realizar reunião com SEGEP para alinhar a questão de permissões e liberações de acesso ao RH da SEFIN.
25/04/2023
Foi realizado o alinhamento inicial com a Coordenadora estadual do CIEVS a senhora Evelyn Pinheiro da AGEVISA-RO, em que participaram o Gerente de Projetos Eduardo Ferreira, a Gerente de Projetos Crislâny Andrade, a estagiaria da Gerencia de Projetos Elenilce Lima, a Gerente de Processos Luma Damon e a Analista de Negócios Thaís Roca. Na conversa foi discutido os seguintes pontos:
- É utilizado o sistema SKALA para montagem das escalas;
- Tipos de escalas de plantões de 12h diurno, 12h noturno e 24 horas;
- A AGEVISA é uma autarquia ligada a SESAU;
- Tem regulamentação própria;
- Os servidores da AGEVISA são do quadro da SESAU;
- Estão aguardando determinação jurídica para implantar o sobreaviso e definir como funcionariam;
- Avaliar o impacto da frequência no sobreaviso;
- Os servidores possuem mais de um contrato no Governo e também com vinculo na Prefeitura;
- Informou que não consegue realizar no sistema a troca de plantões do servidores;
- Os servidores precisam cumprir 156h mensais e 36 horas semanais.
28/04/2023
Foi realizada a apresentação dos problemas coletados com a POLITEC e a SESDEC de Rondônia, onde estiveram presentes os Gerentes de Projetos, Eduardo e Crislâny, a Gerente de Processos, Luma, Product Owner, Geciele e a Analista de Negócios, Thaís. Foi solicitado pela Product Owner Geciele que a Gerência de Processos entrasse em contato novamente com a SESAU para que possam estar definindo a parte do acionamento de emergência do médico de plantão e/ou sobreaviso para outra unidade. (Ex.: O médico está de plantão no HB e foi acionado para o JP II). Com isso ficou acordado entre Gerência de Projetos e Gerência de Processos que iriamos aguardar o retorno das férias da solicitante para que possamos melhor definir sua solicitação.
09/05/2023
Foi realizado o alinhamento inicial com a Coordenadora de Recursos Humanos da SEDUC, Walneya Bezerra e Jôse, em que participaram a Gerente de Projetos, Crislâny Andrade e a Gerente de Processos, Luma Damon. Na conversa foi discutido os seguintes pontos:
- Não utilizam o sistema SKALA;
- Não utilizam o sistema SIF;
- Todos os pontos são feitos de forma manual;
- 18.000 mil servidores da SEDUC;
- São 413 escolas no total;
- CRE – Coordenadoria Regional de Educação;
- Eles não trabalham com escalas e plantões;
- Eles trabalham com hora extra (PAGO) e Adicional noturno (PAGO);
- Legislação: lei complementar nº 68, de 09 de dezembro de 1.992;
- Estão reformulando o PCCR da SEDUC;
- Turnos: Manhã 07h30min até às 11h30min, tarde 13h30min até às 17h30min e Noite 19h até às 22h45min;
- A partir das 22h já inicia a contagem do adicional noturno;
- Foi identificado que o SIF seria suficiente para atender as necessidades da SEDUC, quanto ao controle de frequência, contagem de horas extras e adicional noturno. Com isso, esta gerência de projetos ficou de entrar em contato com a Coordenadora Walneya, agendando uma nova reunião, juntamente com a Gerente da CODE para verificar os próximos passos para uma possível implantação do sistema SIF no referido órgão.
18/05/2023
Foi identificado pela Coordenadora do RH da SEFIN, Cássia, que a Gerência de Tecnologia da Informação e Comunicação da SEFIN, elaborou um sistema de escalas e plantões solicitado pelo gestor de escalas Everaldo. Onde o projeto piloto já está em utilização no posto fiscal de Vilhena/RO para testes. No dia 18 de maio de 2023, a Sra. Cássia convidou a SETIC para estar participando de uma reunião com o setor de tecnologia da SEFIN, para entender sobre o sistema (Plantão Fiscal - PF). Nesta reunião além da presença da equipe da SEFIN, contamos também com as presenças do Sr. Gustavo Bodaneze da SEGEP, a Gerente de Projetos, Crislâny Andrade, Gerente de Portfolio, Karine Santos, Analista de Negócios, Thaís Roca e a Analista de Transformação Digital, Francisca Brandão. Onde foi apresentando como funciona o sistema deles. A SETIC está avaliando os riscos do projeto com os novos cenários apresentados.