| Projeto Gestão do Ciclo do Sangue - FHEMERON Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação |
Última Alteração |
Versão |
|
| Time: | Dark Souls | ||
| Cliente: | Ana Carolina Gonzaga de Melo (Técnica do Hemocentro Coordenador). |
16/06/2021 |
1.0 |
| Colaboradores: |
Henrique Douglas de Araújo Freire Costa - PO (Product Owner) Luma Damon de Oliveira Melo - Analista de Negócios |
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| Colaboradores: | Giseli Vieira Caires - PO (Product Owner) Luma Damon de Oliveira Melo - Analista de Negócios Caio Henrique Sandim Albuquerque - Analista de Negócios |
12/11/2021 |
1.1 |
| Colaboradores: | Ádila Cristina Lima Lopes - PO (Product Owner) Luma Damon de Oliveira Melo - Analista de Negócios Caio Henrique Sandim Albuquerque - Analista de Negócios Thaís Fernanda Lobato Roca - Analista de Negócios Geciele Batista Pereira Gonçalves - Analista de Negócios |
24/11/2021 |
1.2 |
| Colaboradores: | Luma Damon de Oliveira Melo - PO (Product Owner) Thaís Fernanda Lobato Roca - Analista de Negócios Geciele Batista Pereira Gonçalves - Analista de Negócios Regiane Nogueira Frota - Analista de Negócios Crislâny Oliveira de Almeida Andrade - Analista de Negócios |
20/05/2022 |
1.3 |
¶
Glossário de Termos
FHEMERON - Fundação de Hematologia e Hemoterapia do Estado de Rondônia.
SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação.
SIHRO - Sistema Integrado da Hemorrede de Rondônia.
PO - Product Owner (Dono do Produto).
VOC - Voice of Customer (Voz do Cliente).
SIPOC - Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente).
5W2H - What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Por quê?), How (Como) e How Much (Quanto).
¶ Introdução
A Fundação de Hematologia e Hemoterapia do Estado de Rondônia (FHEMERON), solicitou para a Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC) o desenvolvimento de um sistema automatizado capaz de gerir todo o ciclo do sangue, desde a captação até a distribuição do material, controlando cada etapa do processamento da bolsa de sangue. Com isso a SETIC realizou em 16 de abril de 2021, uma análise de negócio, onde possibilitou o estudo e o levantamento das necessidades da FHEMERON em viabilizar o projeto da Gestão do Ciclo de Sangue, onde foi identificado a necessidade de se elaborar um novo sistema para a FHEMERON.
Com isso, a SETIC deu início ao projeto, onde foi aplicado a metodologia BPMN (Business Process Model and Notation) que é uma metodologia de modelagem de processos de negócios que demonstra de forma visual a sequência de execução de um processo, seja ele simples ou complexo.
O processo é um conceito fundamental no projeto, as ferramentas e técnicas usadas nesta metodologia auxiliam as empresas a conhecerem seus fornecedores (aqueles que fornecem insumos para a realização dos processos), seus insumos (as entradas, tais como, informações, materiais, documentos, etc., que serão transformadas pelos processos), seus processos (identificados a partir do estudo da forma como a empresa realiza suas atividades), seus produtos (as saídas ou os resultados gerados pela agregação de valor durante a realização das atividades) e seus clientes (aqueles que receberão os produtos). Além disso, a gestão por processos proporciona a definição da melhor maneira e sequência para a realização de cada atividade do processo (mapeamento dos processos) e dos indicadores gerenciais que possibilitam a medição, análise e melhoria de cada processo.
Para modelar o processo foi preciso compreender, fazendo um levantamento detalhado sobre quais atividades são executadas e em que ordem, quem faz o que e de que forma. Não esquecendo das regras de negócios, em específico a ferramenta 5W2H, e políticas de legislação que envolvem o processo. Elas são importantes, pois organizam e garantem a integridade dos processos. Várias técnicas foram utilizadas no momento da coleta de informações, como entrevistas individuais com os colaboradores, dinâmicas em grupo, observação da rotina dos colaboradores e como eles executam seu trabalho e análise de documentos relacionados ao processo.
¶ Justificativa
A justificativa do projeto se dá com a necessidade de automatizar todo o processo na FHEMERON, através do desenvolvimento de um sistema capaz de gerir todo o ciclo do sangue, desde a captação de doadores até a distribuição das bolsas de sangue e hemocomponentes e a sua rastreabilidade, tendo total controle de cada etapa do processo.
¶ Objetivo
Considerando a solicitação da FHEMERON para desenvolvimento de um software de Gestão do Ciclo do Sangue, o time de analistas de negócios realizou os mapeamentos de processos, onde foram utilizadas as ferramentas de planejamento e gestão que, visualmente demonstra o fluxo do trabalho dentro da organização e os seus responsáveis. Ajudando de forma chave para identificação dos problemas enfrentados e para realização das melhorias, de acordo com a PORTARIAº 158, de 04 de fevereiro de 2016 do Ministério da Saúde e a RESOLUÇÃO - RDC N° 34, DE 11 DE JUNHO DE 2014 da Agência Nacional de Vigilância Sanitária - Anvisa. E visando dar suporte ao desenvolvimento do Sistema Integrado da Hemorrede de Rondônia (SIHRO).
¶ Metodologia
Para este estudo foram utilizadas as seguintes metodologias e ferramentas para auxiliar nas análises e melhoria dos processos.
- Pesquisa Exploratória: levantamento bibliográfico e entrevista in loco com a identificação das problemáticas.
- Plano de Trabalho: reunião de priorização com o cliente.
- Levantamento das atividades e normas/ legislação: leitura e estudo.
- Identificação dos Elementos do processo: Por meio do 5W2H, que é uma técnica de levantamento global recomendada para todas as etapas da análise e melhoria de processos. O nome da técnica deriva-se de cinco perguntas em inglês: What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Por quê?), How (Como) e How Much (Quanto).
- VOC - (Voice of Customer): A metodologia VOC (Voz do cliente) é uma ferramenta que ajuda a coletar informações do cliente, com o com o objetivo de facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sob o ponto de vista do cliente.
- O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear processos. Com ele, é possível esclarecer melhor as etapas do processo, definindo e formalizando diversos fatores que impactam diretamente na execução do trabalho. É uma forma diferente de enxergarmos o nosso processo, extremamente didático. Passamos a olhar o processo não somente como uma sequência de atividades, e sim pelo que ele produz e recebe. Seu nome vem de uma sigla inglesa para S (Suppliers= fornecedores), I (Input= entrada), P (Process=processo), O (output= saída) e C (Customers=clientes), que no português se descreve a sequência como: “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente”.
- Visão dos processos atuais: AS-IS.
- Proposição de Melhorias: TO-BE.
- Foi utilizada a ferramenta Declaração do Problema, usada para descrever uma lacuna entre o estado atual e o estado de desempenho desejado. Trata-se de uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. É frequentemente realizada por meio de reuniões possibilitando melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo.
- O Painel de Dores é uma ferramenta utilizada para maior entendimento das dificuldades enfrentadas dentro do processo apontado pelo cliente.
- O Painel de ideação é uma ferramenta utilizada para implementar ideias para resolução dos problemas elencados no Painel de Dores.
¶ Mapeamento de Processos
¶
Gestão da Bolsa de Sangue
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.
No dia 15/06/2021, foi realizada uma reunião via Google Meet juntamente a equipe da Fhemeron com a finalidade de identificar os processos do macroprocesso Gestão de Bolsa de Sangue. Para descrever os macroprocessos foi utilizada a ferramenta de gestão SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). O uso desta ferramenta possibilitou o time de negócios elencar os fluxos mais relevantes para priorização do mapeamento dos processos.
¶ De acordo com Netto (2004, p. 2), a gestão por macroprocessos,
¶ ...contempla uma coleção de atividades controladas e interligadas que tomam uma ou mais entradas, utilizam recursos e criam uma saída que agregue valor ao cliente, tendo por objetivo básico, permitir que a organização forneça valor aos seus clientes, estabelecendo objetivos e metas e monitorando o seu desempenho. Tal visão também traria os benefícios de propiciar maior integração da instituição e provocar mudanças organizacionais que direcionem a um mais alto nível de desempenho.
- SIPOC - Macroprocesso de Gestão da Bolsa de Sangue
|
GESTÃO DA BOLSA DE SANGUE |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Sorologia |
Tubos com soro de sangue |
Testar amostra da bolsa |
Dados (nome do doador, tipagem) |
Sorologia |
|
|
Imunohematologia |
Tubos com soro de sangue |
Testar amostra da bolsa |
Dados (nome do doador, tipagem) |
Imunohematologia |
|
|
Laboratório/Processamento |
Relatório de hemocomponentes |
Processar a bolsa de sangue total - ST |
Produção de hemocomponentes (concentrado de hemácias, plasma, plaquetas) |
Laboratório/Processamento |
|
|
Distribuição |
Câmaras e freezer |
Armazenar os hemocomponentes |
Armazenagem em câmaras e freezer com rótulos (liberado para uso). |
Distribuição |
|
|
Agência Transfusional |
Requisição - quantidade, tipo sanguíneo, tipos de hemocomponentes |
Solicitar hemocomponentes |
Solicitação de quantidade, tipo sanguíneo, tipos de hemocomponentes |
Distribuição |
|
|
Agência Transfusional |
Hemocomponente |
Armazenar os hemocomponentes |
Hemocomponente em câmaras e freezer |
Agência Transfusional |
|
|
Hospital/Paciente |
Requisição com amostras de sangue do paciente |
Requisitar transfusão |
Solicitação de testes |
Agência Transfusional |
Obs.: Em paralelo ao envio das amostras de sangue para sorologia e Imunohematologia para realização de testes de Hemocomponentes é enviada a bolsa de sangue para o setor de processamento.
¶ Processamento da Bolsa de Sangue Total (ST)
- VOC - Voz do Cliente
A ferramenta VOC tem como objetivo facilitar a identificação de pontos de melhoria de forma precisa e eficiente, sempre sob o ponto de vista de quem realmente mais importa: o cliente. Para entendermos as necessidades do cliente referente a este processo, o time realizou a aplicação da ferramenta VOC através da metodologia de fontes ativas de informação, na unidade da Fhemeron Coordenação no dia 23/06/2021.
- Necessidade de contratação de técnicos especializados (Ex:1 Biomédico,2 Técnicos.);
- Sistema obsoleto/Falho, pois Hemovida desatualizado (Não possui interfaceamento com os equipamentos);
- Necessidade de saber o status das amostras da sorologia, pois o setor não possui acesso às informações (lista) do GSM NAT;
- Registro do Pré- Estoque manual (Formulário Físico);
- Man. corretiva indolente dos equipamentos (Ex: Centrífuga, Extrator);
- Instalação elétrica antiga;
- Espaço físico pequeno;
- Necessidade de mais 1 extrator;
- Necessidade de mais 1 Centrifuga.
¶ Processamento do Crioprecipitado
O Crioprecipitado (CRIO) é uma fonte concentrada de algumas proteínas plasmáticas que são insolúveis à temperatura de 1°C a 6°C. É preparado descongelando-se uma unidade de plasma fresco congelado à temperatura de 1°C a 6°C. Depois de descongelado, o plasma sobrenadante é removido deixando-se na bolsa a proteína precipitada e 10-15ml deste plasma. Este material é então recongelado no período de 1 hora e tem validade de 1 ano.
Com o intuito de identificar os problemas enfrentados pelo setor de Processamento relacionado às atividades dos hemocomponente Crioprecipitado e Pool, foi aplicada a ferramenta Declaração do Problema, na qual tem como o objetivo coletar o problema ou a visão e declarar a necessidade do projeto. A ferramenta identifica as principais partes interessadas que serão impactadas nos problemas coletados e descreve brevemente o impacto positivo que, ao atender à necessidade do projeto, a mesma terá sobre aquelas partes interessadas.
Para aplicar a ferramenta Declaração do Problema, foi necessário reunir in loco com a biomédica responsável Kelly Régia, para coletar as informações pertinentes ao processo.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
| Declaração do problema | |
| O problema | Não cadastrar o Crio quando o plasma já está cadastrado (plasma do pré estoque). |
| Afeta | Processamento que precisa excluir o plasma do sistema - Estatística que geram relatórios com informações errôneas. |
| Cujo impacto é | Perde-se a informação do plasma excluído no processamento e a informação real da produção dos hemocomponentes. Retrabalho. |
| Uma solução bem sucedida | Possibilidade de cadastrar o Crio no dia do processamento, sem a necessidade de excluir o plasma produzido. |
| Declaração do problema | |
| O problema | Registro do expurgo do Plasma isento de crio somente no caderno |
| Afeta |
Processamento que necessita da informação do expurgo no sistema. Estatística geram relatórios com informações não confiáveis |
| Cujo o impacto é |
Pode haver erros devido ao procedimento ser feito manualmente, além de não gerar dados fidedignos para a estatística, impactando na captação de doadores. |
| Uma solução bem sucedida | Registro do Plasma isento de crio (PIC) no expurgo ser feito no sistema |
| Declaração do problema | |
| O problema | O Crio consta no sistema com a data que foi feita a doação e não com a data que foi processado |
| Afeta | Processamento que consultam manualmente a data do processamento do Crio - Estatística que geram relatórios com informações errôneas |
| Cujo impacto é |
Processamento - Retrabalho para consultar as informações Estatística - Não reproduz realmente o cenário do processamento |
| Uma solução bem sucedida | Opção de inserir a data do processamento do Crio |
¶
Processamento da Plaquetas filtradas e Pool de plaquetas
O Pool de plaquetas é obtido pela união, em sistema fechado, de 4 a 5 unidades de concentrado de plaquetas obtidas a partir de sangue total. O volume de 01 pool varia de 200-250 ml. Seu conteúdo plaquetário é igual ou superior a 5,5x1010 plaquetas para cada unidade formadora do pool.
Plaquetas filtradas é o concentrado de plaquetas das quais foram retirados, por filtração, mais de 99,9% dos leucócitos originalmente presentes nos componentes. É indicado nas prevenções de complicações relacionadas à transfusão de hemocomponentes alogênicos devido à exposição do receptor aos leucócitos do doador.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | Sistema não gera o número da bolsa do pool. |
| Afeta | Processamento que gera manualmente o código da bolsa de Pool. |
| Cujo impacto é |
Gera retrabalho e por ser manual a geração do código pode haver erro (duplicidade do código) quando for buscar informações sobre a bolsa de Pool. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema gerar o código da bolsa de pool (automático). |
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | Não mantém o histórico da bolsa quando vem da agência transfusional. |
| Afeta | O processamento e a Agência Transfusional, pois não mantém informações fidedignas da movimentação da bolsa. |
| Cujo impacto é |
Retrabalho na busca da rastreabilidade da bolsa, pois é necessário folhear os cadernos de registros para obter as informações necessárias. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema manter todas as informações de rastreabilidade da bolsa. |
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | Destino da bolsa fica disponível somente no caderno. |
| Afeta | Processamento que precisa registrar o destino no caderno. |
| Cujo impacto é |
Consultar manualmente as informações do procedimento e gera retrabalho por perder dados já inseridos no sistema. |
| Uma solução bem sucedida |
Destino da bolsa fica registrado no sistema. |
¶ Gestão de Recepção de Doadores
No dia 13/09/2021 o time de Negócio Dark Souls juntamente com a PO de desenvolvimento Maria Luíza (time Guardiões) foram à Fhemeron para aplicação da ferramenta SIPOC, com o intuito de compreender claramente as principais etapas do processo e outros pontos importantes que o compõem, como seu escopo, ponto de partida e ponto final e suas atividades. Vale ressaltar que os processos que constam na ferramenta estão em níveis de atividades.
- SIPOC - Macroprocesso Gestão de Recepção de Doadores
|
GESTÃO DE RECEPÇÃO DE DOADORES |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Doador |
Documento com foto (físico ou digital |
Cadastrar doador |
Doador cadastrado no sistema |
Pré-triagem |
|
|
Recepção |
Lista de espera |
Realizar Pré-triagem |
Formulário com peso, altura, sinais vitais (aferir temperatura e pressão arterial) e exame de hematócrito |
Triagem |
|
|
Triagem |
Formulário com peso, altura, sinais vitais (aferir temperatura e pressão arterial) e exame de hematócrito |
Realizar triagem clínica |
Formulário com conclusão da triagem clínica (apto/inapto) |
Coleta/Médico |
Obs: Na realização da triagem clínica se houver alguma intercorrência com o doador, o mesmo irá ser encaminhado ao médico para verificar se está apto para a doação.
¶
Recepção e Pré-Triagem
- Painel de Dores
- Painel de Ideação
O Painel de Ideação é uma ferramenta utilizada para levantar ideias de melhorias a partir do conjunto priorizado de dores do processo, considerando a aplicação de uma dinâmica estruturada, promovendo a criatividade dos envolvidos. A ferramenta foi aplicada e validada no setor de recepção, pré-triagem e concomitantemente com a Médica Coordenadora Técnica Ana Carolina, conforme demonstrado abaixo:
¶
Triagem Clínica
- Painel de dores
- Painel de Ideação
¶
Gestão da Coleta de Sangue
A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 21/09/2021, no setor de coleta da Fhemeron, com o auxílio da Gerente de Enfermagem Maria Irenir de Sousa, com o intuito de conhecer o processo de Gestão da Coleta de Sangue, visto que, até o momento não se conhecia suas interfaces e interações. SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) é uma técnica que descreve a sequência “Fornecedor-Entrada-Processo-Saída-Cliente” usada para verificar se as entradas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores, bem como se as saídas do processo correspondem às entradas esperadas pelos processos seguintes”
A sigla SIPOC vem das seguintes palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers.
Em português, o significado de SIPOC seria: fornecedores, insumos, processos, produtos e clientes.
Para você entender isso ainda melhor, confira o que cada uma dessas palavras designa em um processo:
- Saídas do processo (outputs): As saídas são os resultados de um processo, aquilo que um cliente espera receber. Por exemplo: um produto, um e-mail ou um formulário preenchido.
- Clientes do processo (customers): Como mostramos acima, as saídas de um processo precisam ser entregues a alguém. Podem ser pessoas, departamentos, outro processo da organização, um órgão de fiscalização, outras empresas ou clientes externos do negócio.
- Entradas do processo (inputs): São aqueles elementos necessários para que o processo aconteça. Para que um relatório seja criado, é preciso receber informações, por meio do preenchimento de um formulário, por exemplo. As entradas dos processos podem ser dados, materiais, recursos, colaboradores, entre muitas outras.
- Fornecedores do processo (suppliers): Todas as entradas têm uma origem. Quais são essas origens das entradas? Podem ser pessoas, departamentos, empresas ou outros processos, por exemplo.
- O Processo (process): Trata-se do fluxo de tarefas que estão sendo mapeadas. Na matriz SIPOC, cada etapa do processo será indicada e, além disso, é necessário dar um nome ao processo. A dica é que o nome de um processo deve ser composto de duas partes: um verbo no infinitivo mais um complemento que o qualifica, por exemplo: Fazer a Expedição das Mercadorias
- SIPOC - Setor de coleta de sangue:
|
COLETA DE SANGUE |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Doador |
Documento com foto (físico ou digital |
Gestão de coleta de sangue |
Bolsa de Sangue |
Processamento |
|
|
Amostra de sangue |
Sorologia |
||||
|
Imunohematologia |
|||||
|
Serviço social |
Solicitação de tipagem sanguínea |
Amostras de sangue |
Imunohematologia |
||
|
Triagem |
Hemograma |
Bolsa de aférese |
Processamento |
||
|
Amostra de sangue |
Sorologia |
||||
|
Imunohematologia |
|||||
|
Controle de qualidade |
- Painel de dores Coleta de Sangue
- Painel de Ideação Coleta de Sangue
¶
Gestão de Laboratório
A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 01/10/2021, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Laboratório. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:
- SIPOC - Gestão de Laboratório
|
Setor |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Microscopia |
Sala de Coleta |
Lâmina com gota de sangue espesso |
Tratar amostras |
Resultado do exame malária |
Sorologia |
|
Mapa da malária |
|||||
|
Soração |
Sala de Coleta |
Amostras de sangue |
Amostras de sangue centrifugadas |
Sorologia |
|
|
Amostras NAT centrifugadas |
|||||
|
Amostras NAT |
Espelho de rotina |
||||
|
Diário de Coleta |
Alíquota |
Soroteca |
|||
|
Mapa de rotina |
|||||
|
Sorologia |
Soração |
Amostras NAT centrifugadas |
Registros das amostras no sistema GSM-NAT |
HEMOAM - Manaus |
|
|
Amostras de sangue centrifugadas |
Pool de amostras do NAT |
||||
|
Espelho de rotina |
Resultado dos exames sorológicos |
Processamento |
|||
|
Enfermagem |
|||||
|
Imunohematologia |
Sala de Coleta |
Amostras de sangue |
Realizar exames imunohematologico |
Resultado dos exames imunohematologicos |
Processamento |
|
Ficha de registro de amostras |
|||||
|
Tubo com amostra de sangue (Tipagem sanguínea) |
Resultado de tipagem sanguínea |
Recepção |
|||
|
Solicitação Médica |
Serviço Social |
||||
|
Agência Transfusional |
Solicitação Médica |
Documento imunohematologico específico |
Agência Transfusional |
||
|
Amostras de sangue do paciente |
Bolsa de sangue específica para |
||||
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Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsas de hemocomponentes |
Realizar análises sanguíneas |
Relatório de Controle de Qualidade dos hemocomponentes |
Gerência Médica |
|
Processamento |
|||||
|
Documento com as informações das bolsas de hemocomponentes |
Bolsas de hemocomponentes |
Processamento |
|||
|
Sala de Coleta |
Amostra de sangue |
Hemograma |
Pré-triagem |
||
|
Solicitação de hemograma |
¶ Laboratório de Imunohematologia Imuno-Doador
Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-doador)
- Painel de dores
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- Painel de ideação
¶ Laboratório de Imunohematologia Imuno-Receptor
Realizar exames Imunohematologicos (Imuno-Receptor)
- Painel de dores
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- Painel de ideação
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¶
Laboratório de Sorologia e GSM-NAT
Realizar exames Sorologicos e NAT (Sorologia e Soroteca)
- Painel de Dores:
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- Painel de Ideação
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¶ Gestão da Bolsa de Sangue
¶ Distribuição de Hemocomponentes (Processamento)
- Painel de Dores:
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- Painel de Ideação:
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¶ Fracionar Hemocomponentes (Processamento)
- Painel de dores:
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- Painel de Ideação:
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¶ Reconstituição do Sangue (Processamento)
- Painel de dores:
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- Painel de Ideação:
_2.png)
¶ Processamento da bolsa de sangue total - Coleta externa
- Painel de dores:
- Painel de Ideação:
¶ Coleta externa da bolsa de sangue total - Coleta externa
- Painel de dores:
- Painel de Ideação:
¶ Processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas
Na Fhemeron, para coletar a doação de plaquetas é utilizado o procedimento especial chamado aférese. Durante o procedimento ocorre a separação de componentes do sangue por centrifugação, usando equipamentos automatizados. Para coletar sangue de um doador, a máquina separa apenas as plaquetas e o sangue retorna ao corpo do doador pelo mesmo acesso venoso. A bolsa coletada equivale a 6-8 unidades de concentrado de plaquetas comuns ou 1 bolsa de pool de concentrado de plaquetas. Com isso, uma única bolsa consegue resolver a situação do paciente, que por exemplo necessite transfundir mais de uma bolsa de concentrado de plaquetas.
Com o intuito de compreender e mapear o processo de Tratamento da Bolsa de Aférese de Plaquetas, no dia 18/04/2022 o time se reuniu com a biomédica responsável pelo setor de Processamento, Kelly Régia. Após entendimento do processo, foi aplicada a ferramenta Painel de Dores para coletar as dores e posterior soluções.
- Painel de Dores
- Painel de Ideação
¶ Processamento da Bolsa de Sangue do Interior
Quando há a necessidade de realizar o processamento da bolsa de sangue do Interior, devido a falhas operacionais que impossibilitam o manuseio das bolsas, é necessário enviá-las à Fhemeron Coordenador para realizar o processamento da mesma e posterior devolução ao Hemocentro correspondente.
Para um melhor mapeamento sobre o processo, no dia 26/04/2022, o time contactou a biomédica Kelly Régia, responsável pelo setor do Processamento da Fhemeron Coordenador. Após reunião presencial, foi possível compreender e coletar as dores inerentes ao processo e desenvolver uma proposta de melhoria ao fluxo mapeado. Abaixo segue a relação da identificação da dor e melhorias idealizadas do processo.
- Painel de dores
- Painel de Ideação
¶ Gestão de Serviço Social
Convocação de doadores fenotipados/ Convocação de doadores para 2º amostra
- Painel de Dores:
- Painel de Ideação:
¶ Gestão de Serviço Social
A ferramenta SIPOC foi aplicada no dia 02/12/2021, no setor de serviço social, com a responsável pelo setor, a Assistente Social Maria Luiza Pereira, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Serviço Social. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:
- SIPOC - Gestão de Serviço Social
|
SERVIÇOS SOCIAL - CAPTAÇÃO DE DOADORES |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Paciente ou Família |
Solicitação médica (papel físico) |
Orientar doadores (sobre doação) |
Requisitos para realizar doação (papel físico) |
Paciente ou Família |
|
|
Agência Transfusional |
Mapa do estoque via WhatsApp (hemocomponentes disponíveis nas Agências |
Captar doadores |
Registros dos horários de doadores agendados para doação (papel físico) |
Serviço social |
|
|
Responsável Técnica |
Solicitação verbal (doação de aférese) |
Memorando contendo os nomes dos doadores agendados para doação (papel físico) |
Laboratório |
||
|
Serviço social |
|||||
|
Enfermagem |
|||||
|
Relação de doadores de aférese (papel físico) |
Serviço social |
||||
|
Fhemeron |
- |
Campanhas (folders, banners, anúncios) |
Serviço social |
||
|
Empresas |
Contato com a Fhemeron (ligação e WhatsApp) |
Palestras |
Empresas |
||
|
Sorologia |
Memorando (2° amostra) |
Convocar doadores |
Registro de horários agendados (papel físico) |
Serviço social |
|
|
Memorando (amostra lipêmica) |
|||||
|
Imunohematologia |
Memorando (inconsistência na tipagem sanguínea) |
Registro de horários agendados (papel físico) |
Serviço social |
||
|
Memorando de lista (doador fenótipo) |
Memorando contendo os nomes dos doadores convocados |
Enfermagem |
|||
|
Doador |
Documento original com tudo |
Cadastrar doadores (medula óssea) |
Termo de consentimento assinado |
Doador |
|
|
Carteirinha do doador |
|||||
|
Declaração |
|||||
|
Solicitação de amostra |
Coleta |
||||
|
Registro no sistema |
Redome |
||||
|
Doador direcionado (medula óssea) |
Solicitação médica |
Laudo médico preenchido |
Coleta |
||
|
Requisição médica(amostra) |
|||||
|
Registro no sistema |
Redome |
||||
|
Resultado de compatibilidade |
Doador |
||||
|
Serviço Social |
- |
Realizar pesquisa de satisfação |
Pesquisa de satisfação impressa |
Relatório (após término da coleta) |
|
|
Pesquisa de satisfação respondida |
Dados estatístico referente à pesquisa de satisfação |
Gestão da qualidade |
|||
|
Doador |
Documento original com foto |
Elaborar declaração para doadores |
Declaração elaborada |
Doador |
¶
Elaboração de Declaração para Doadores
A Elaboração de Declaração para doadores compreende o processo de elaboração de duas Declarações:
- A Declaração de doações é solicitada pelo doador para isenção da taxa de inscrição em concursos;
- A Declaração para folga é emitida para o Servidor do Estado (doador) que após 4 doações ao ano (homens) e 3 doações ao ano (mulheres) possui direito a oito dias de folga, conforme a Lei ordinária nº 3.922, de 17 de outubro de 2016.
Na data do dia 01 de julho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Assistente Social Maria Luíza para compreender e coletar as dores do processo de Elaboração de Declaração para Doadores. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas, a identificação da causa raiz do problema por meio da análise que viabilizou possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
- Diagrama de Ishikawa
- Painel de Ideação do Processo
¶ Captação de Doadores Interno
A captação de Doadores Interno é um processo de captação de doadores que possuem cadastros na FHEMERON. Logo, quando o estoque está baixo o Serviço Social contata as instituições parceiras para mobilizar doadores e os doadores específicos que podem realizar doações para que realizem as doações de reposição de estoque. Caso as doações não sejam suficientes para reposição, o Serviço Social solicita à assessoria de comunicação a realização de campanhas, objetivando a captação de doadores.
A convocação de doadores de plaquetas aférese, faz parte do processo de captação de doadores cadastrados. Esses doadores atendem requisitos específicos. Logo, o Serviço Social precisa agendar um horário para que esses doadores sejam atendidos.
No dia 10 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o Assistente social Dimarães e a responsável pelo setor de Serviços Social, Maria Luíza, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver os problemas, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Abaixo estão descritos os problemas coletados e as soluções idealizadas:
|
do problema |
|
| O Problema | O Serviço Social registra os doadores de plaquetas por aférese em um caderno específico. |
| Afeta | O Serviço Social, por precisar procurar no caderno o registro do doador. |
| Cujo impacto é |
A morosidade em localizar o registro do doador. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO possuirá o registro dos doadores de plaquetas por aférese, e o Serviço Social conseguirá filtrar somente esses doadores, se necessário. |
Processo de Captação dos doadores Internos (Cadastrados)
|
do problema |
|
| O Problema | O Serviço Social não consegue contatar os muitos doadores que estão no período de realizar uma nova doação. |
| Afeta |
O Serviço Social que precisa procurar o cadastro de cada doador e contabilizar as doações realizadas. |
| Cujo impacto é |
A morosidade em rastrear as informações dos doadores e não conseguir contatar todos os doadores podendo gerar perdas de doações. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO possuirá configurações de mensagem automática para encaminhar ao doador uma notificação (e-mail) lembrando-o da próxima doação. Para doadores que possui cadastro na plataforma Salve Vidas, estes receberão notificações pela plataforma também. |
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O Serviço social não consegue filtrar os doadores por tipagem sanguínea. |
| Afeta |
O Serviço Social, que precisa procurar no Hemovida o cadastro do doador. |
| Cujo impacto é | A morosidade em visualizar ficha por ficha dos doadores para verificar se a tipagem é compatível. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO permitirá que o Serviço Social filtre por tipagem sanguínea os doadores de plaquetas por aféreses, de fenotipado e de hemácias duplas, bem como os demais doadores. |
¶ Captação de Doadores Externo
A Captação de Doadores Externo é realizada através do setor de Serviço Social, promovendo palestras com o objetivo conscientizar a população quanto à importância da doação de sangue e a realização de coletas externas, através de parcerias com instituições públicas e privadas.
No dia 10 de Agosto do ano de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o Assistente Social Dimarães do setor de Serviço Social, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo “Captação de Doadores Externo”.
Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O Serviço Social não consegue identificar o nível de alcance de doadores captados por meio das palestras e das divulgações midiáticas. |
| Afeta | O Serviço Social que tem dificuldades em medir o retorno de doadores captados. |
| Cujo impacto é | A dificuldade em gerar relatórios com exatidão do retorno das ações e atividades realizadas. |
| Uma solução bem sucedida | O Sistema SIHRO, haverá como identificar qual captação trouxe o doador à Fhemeron, podendo o Serviço Social gerar relatórios a fim de medir o alcance de doadores por ação realizada. |
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O Serviço Social não possui um local exclusivo para registrar o cadastro das instituições (parceiras), O registro é realizado de forma manuscrita em um caderno, cujo nome é “Registro de Atividades”, conforme as solicitações de coletas externas vão sendo solicitadas. |
| Afeta | O Serviço Social que registra de forma manuscrita as instituições que solicitam parceria. |
| Cujo impacto é | O risco de extravio do caderno com os dados das instituições cadastradas, e a morosidade na busca de informações. |
| Uma solução bem sucedida | O Sistema SIHRO terá local para cadastrar novos parceiros (instituições), onde conterá as informações pertinentes ao cadastro. Que possibilitará associar as coletas externas agendadas (data, hora e local) à instituição já cadastrada. Possibilitando que o Serviço Social através do sistema SIHRO possa visualizar e gerar relatórios (cronograma ou calendário) das coletas já realizadas ou agendadas por meio de consultas (mês, ano, ou por nome da instituição). |
¶ Realização de Pesquisa de Satisfação
A pesquisa de satisfação de doadores, é realizada através do setor de Serviço Social, por meio de formulários disponibilizados na sala de coleta, a fim de medir a satisfação do doador, em todas as etapas que abrangem a doação de sangue. Essa pesquisa de satisfação tem como objetivo, melhorar a qualidade do atendimento, a fim de fidelizar o doador.
- Declaração do Problema
No dia 18 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a assistente social, senhora Maria Luíza, a responsável pelo setor de Serviço Social para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. Durante a reunião, a assistente social afirmou que não possui problema no processo de realização de pesquisa de satisfação. O time propôs melhorias: Disponibilizar a pesquisa de satisfação na plataforma salve vidas para que os doadores respondam. Além disso, o Serviço Social poderá disponibilizar o relatório da pesquisa de satisfação, via sistema SIHRO, ao setor de Gestão da Qualidade.
¶ Gestão da Bolsa de Sangue
A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Processamento, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Kelly Régia, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão da Bolsa de Sangue. Vale salientar-se que a ferramenta já havia sido aplicada anteriormente no setor, porém, com os trabalhos em andamento, o time viu a necessidade de realizar reajustes na ferramenta para uma melhor compreensão do fluxo. Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:
- SIPOC - Gestão da Bolsa de Sangue
|
GESTÃO DA BOLSA DE SANGUE |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Coleta |
Relatório de hemocomponentes |
Processar bolsa de sangue hemocentro Coordenador |
Bolsas de hemocomponentes (concentrado de hemácias, plasma e plaquetas) |
Pré-estoque (Processamento) |
|
|
Bolsa de sangue total |
|||||
|
Sorologia/Imunohematologia |
Resultado de exames |
Bolsas de hemocomponentes rotuladas |
Estoque (Processamento) |
||
|
Registro dos hemocomponentes no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Hemocentros - Interior |
Documento contendo a relação das bolsas de sangue total |
Processar bolsa de sangue - Hemocentro Interior |
Documento contendo a relação dos procedimentos realizados |
Hemocentro - Interior |
|
|
Bolsas de sangue total |
Formulário de transporte |
||||
|
Bolsas de Hemocomponentes |
|||||
|
Coleta externa |
Bolsa de sangue total (etiqueta de coleta externa) |
Processar bolsa de sangue - Coleta Externa |
Bolsas de Hemocomponentes |
Pré-estoque (Processamento) |
|
|
Formulário de controle interno |
Registro em livro de Coleta Externa |
Processamento |
|||
|
Sorologia/Imunohematologia |
Resultados de exames |
Bolsas de hemocomponentes rotuladas |
Estoque (Processamento) |
||
|
Registro dos hemocomponentes no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Coleta |
Bolsa de aférese |
Armazenar Bolsa de Aférese |
Bolsa de aférese descansada |
Controle de Qualidade |
|
|
Controle de Qualidade |
Documento contendo as contagem de plaquetas de aférese |
Bolsa de aférese no homogeneizador |
Pré-estoque (Processamento) |
||
|
Bolsa de aférese descansada |
|||||
|
Sorologia/Imunohematologia |
Resultado de exames |
Bolsa de aférese rotulada (homogeneizador) |
Estoque (Processamento) |
||
|
Registro da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Processar Hemácias Lavadas (procedimento especial) |
Registro no livro de procedimentos especiais |
Pré-estoque (Processamento) |
|
|
Bolsa específica (para paciente) |
Bolsa de hemocomponente modificada (novo rótulo) |
||||
|
Protocolo de solicitação de análise de hemácias lavadas |
Amostra da bolsa modificada |
Controle de Qualidade |
|||
|
Protocolo de solicitação de análise de hemácias lavadas (preenchido com o número da bolsa e o volume final) |
|||||
|
Controle de Qualidade |
Protocolo de solicitação de análise de hemácias lavadas (preenchida com os resultados do Controle de Qualidade) |
Bolsa de hemocomponente modificada (novo rótulo) |
Agência Transfusional |
||
|
Documento contendo a relação dos procedimentos realizados |
|||||
|
Protocolo de solicitação de análise de hemácias lavadas |
Processamento |
||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Agrupar Pool de Plaquetas (procedimento especial) |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Processar Pool de Plaquetas Filtradas (procedimento especial) |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Processar Crioprecipitado (procedimento especial) |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Reconstruir o Sangue Total |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Fracionar Concentrado de Hemácias |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Fracionar Concentrado de Plaquetas |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Técnica responsável |
Solicitação de modificação em bolsa aférese (mensagem) |
2 Bolsas de aférese rotulado (nota etiquetagem) |
Processamento |
||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação Médica |
Fracionar Concentrado de Plasma |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Agência Transfusional |
|
|
Documento com informações da bolsa modificada |
|||||
|
Bolsa específica (para o paciente) |
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
|||
|
Registro no caderno de procedimentos especiais |
|||||
|
Agência Transfusional/Hospitais - Interior |
Solicitação de Hemocomponentes (whatsapp, e-mail, fax) |
Solicitação de Hemocomponente (manutenção do estoque) |
Bolsas de hemocomponentes |
Agência Transfusional/Hospitais - Interior |
|
|
Folhas de distribuição de rotina (2) |
|||||
|
Formulário de transporte |
|||||
|
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Folha de distribuição de rotina (1) |
|||||
|
Agência Transfusional/Hospitais - Capital |
Solicitação de Hemocomponentes (WhatsApp, e-mail) |
Bolsas de hemocomponentes solicitadas |
Agência Transfusional/Hospitais - Capital |
||
|
Folhas de distribuição de rotina carimbadas (2) |
|||||
|
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
Solicitação de Hemocomponente (manutenção do estoque) |
Bolsas de hemocomponentes solicitadas |
Agência Transfusional Interna (Hemocentro Coordenador) |
||
|
Requisição Médica (para paciente específic0) |
Folha de distribuição de rotina (2) |
||||
|
Registro da distribuição da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
||||
|
Agência Transfusionais do Interior |
Formulário com as informações das bolsas |
Receber hemocomponentes |
Bolsas rotuladas (nova etiquetagem) |
Estoque (Processamento) |
|
|
Bolsas de hemocomponentes |
Registro da bolsa no sistema Hemovida |
Processamento |
¶ Hemácias Lavadas e Filtradas (Processamento)
- Painel de dores:
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_1.png)
- Painel de Ideação:
_2.png)
¶ Recebimento de Hemocomponentes (Processamento)
- Painel de dores:
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_1.png)
- Painel de ideação:
_2.png)
¶ Disponibilização das amostras de Plasma Fresco Congelado (PFC) Processamento
O plasma fresco congelado (PFC) é um componente do sangue que contém fatores pró-coagulantes, é recomendado que sejam realizadas as análises de pré-congelamento nas amostras presentes dos segmentos das bolsas.
Na data de 27 de Julho do ano de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Biomédica Kelly Gomes, responsável pelo setor de Processamento, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O Processamento realiza os registros das amostras de PFC (segmento) em cadernos de protocolos. |
| Afeta | O Processamento, que precisa registrar as amostras em protocolo. E isso, implica na demora em localizar as informações das amostras entregues. |
| Cujo impacto é | A morosidade em rastrear as informações das amostras registradas nos cadernos de protocolo. |
| Uma solução bem sucedida | O sistema SIHRO, na sua distribuição, terá a opção de selecionar a amostra (segmento) da bolsa de PFC a ser disponibilizado ao Controle de Qualidade. |
¶ Gestão de Atendimento Especializado
Nos dias 09 e 14 de dezembro de 2021, foram realizadas reuniões juntamente com a responsável pelo Setor de Atendimento Especializado, a médica Ana Carolina Gonzaga, para a aplicação da ferramenta SIPOC, afim de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Atendimento Especializado. Após a aplicação da ferramenta, foi identificado que somente o processo "Realizar consulta (2ª amostra)" tem como o fornecedor o Doador, no que diz respeito à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem pacientes externos que realizam algum tipo de tratamento específico no Hemocentro.
- SIPOC - Gestão de Atendimento Especializado
|
GESTÃO DE ATENDIMENTO ESPECIALIZADO |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Doador |
Documento com foto |
Realizar consulta |
Resultado de exames (papel físico) |
Doador |
|
|
Termo de consentimento |
Departamento Médico |
||||
|
Solicitação de exames (papel físico) |
Coleta |
||||
|
Solicitação de exames (sistema Hemovida) |
|||||
|
Doador para retirar amostra de sangue |
|||||
|
Paciente |
Documento com foto |
Doador para retirar 3ª amostra de sangue |
Coleta |
||
|
Encaminhamento médico para o centro de referência (papel físico) |
Paciente |
||||
|
Resultado de exames (papel físico) |
|||||
|
Paciente |
Encaminhamento médico (papel físico) |
Realizar consulta |
Esclarecimento sobre o exame à ser realizado (verbal) |
Paciente |
|
|
Documentos pessoais (documento com foto, comprovante de residência, cartão do SUS, cartão de vacina) |
|||||
|
Teste de sinais vitais (resultado em papel físico) |
Prontuário médico (papel físico) |
Departamento médico |
|||
|
Prontuário médico (hospub) |
|||||
|
Paciente para realizar tratamento |
Coleta |
||||
|
Prescrição médica |
|||||
|
Paciente (gestante) |
Encaminhamento médico (papel físico) |
Realizar consulta |
Planilha do Excel (quantitativo de pacientes para controle interno) |
Departamento Médico |
|
|
Requisição de exame (papel físico) |
Coleta |
||||
|
Paciente para retirar amostra de sangue |
|||||
|
Esclarecimento sobre o exame à ser realizado (verbal) |
Paciente |
||||
|
Documentos pessoais (documento com foto, cartão do SUS |
Resultado do exame (papel físico) |
||||
|
Paciente |
Requisição médica (papel físico) |
Realizar consulta |
Planilhar do Excel (quantitativo de pacientes para controle interno) |
Departamento Médico |
|
|
Requisição de exame (papel físico) |
Coleta |
||||
|
Paciente para retirar amostra de sangue |
|||||
|
Documentos pessoais (documento com foto, cartão do SUS |
Resultado do exame (papel físico) |
Paciente |
|||
|
Hospital externo |
Contato com o médico (ligação, WhatsApp |
Tratar paciente |
Orientações (informações necessárias para realização do procedimento) |
Hospital externo |
|
|
Departamento Médico |
Ficha de plasmaférese |
Orientações (verbal) |
Paciente |
||
|
Termo de consentimento assinado |
Departamento Médico |
||||
|
Prontuário médico (Hospub) |
|||||
|
Termo de consentimento |
Ficha de plasmaférese preenchida |
Ambulatório (enfermagem) |
|||
|
Bolsa de plasma fresco congelado |
Bolsa de plasma preenchida |
||||
|
Paciente |
Encaminhamento médico (papel físico) |
Tratar paciente |
Esclarecimento sobre doenças, exames à serem realizados (consulta) |
Paciente |
|
|
Resultado do exame (papel físico) |
|||||
|
Solicitação de medicações pró coagulantes para uso domiciliar (caso realize o tratamento em casa) |
|||||
|
Documento pessoais (documento com foto, comprovante de residência, cartão do SUS, cartão de vacina) |
Prontuário médico (papel físico) |
Departamento Médico |
|||
|
Teste de sinais vitais (ambulatório/resultados em papel físico) |
Prontuário médico (Hospub) |
||||
|
Requisição de exame |
Ambulatório (enfermagem) |
||||
|
Paciente para retirar amostra de sangue |
|||||
|
Solicitação de medicações pró coagulantes/ambulatorial (caso realize tratamento na Fhemeron) |
|||||
|
Prescrição médica (exames de imagem, encaminhamento médico) |
Serviço Social (regulação) |
||||
|
Paciente |
Encaminhamento médico |
Tratar paciente (hemoglobinopatia - ambulatório) |
Esclarecimento sobre a doença e exames à serem realizados (consulta) |
Paciente |
|
|
Resultado do exame (papel físico) |
|||||
|
Prontuário médico (papel físico) |
Departamento Médico |
||||
|
Documento pessoais (documento com foto, comprovante de residência, cartão do SUS, cartão de vacina) |
Prontuário médico (Hospub) |
||||
|
Requisição de exame |
Ambulatório (enfermagem) |
||||
|
Paciente para retirar amostra de sangue |
|||||
|
Prescrição de medicação |
|||||
|
Teste de sinais vitais (ambulatório/resultados em papel físico) |
Prescrição de transfusão de sangue |
||||
|
Prescrição médica (exames de imagem, encaminhamento médico) |
Serviço Social |
¶
¶ Intercorrência na Coleta
As intercorrências na Coleta acontece quando o doador apresenta reação adversa à doação de sangue. São elas: Hipovolemia, reação vaso vagal, fadiga, lesão arterial, lesão do nervo, lesão do tendão, braço doloroso, irritação do nervo, reação alérgica, cefaleia e entre outros. O doador pode ter uma reação adversa à doação em grau leve, moderado ou grave, podendo ser antes, durante ou após a doação de sangue.
O processo de Intercorrências na Coleta apresenta o atendimento realizado pelo médico e enfermeiros ao doador que apresentar alguma reação adversa à doação de sangue. Nesse atendimento, o médico realizará o exame físico utilizando a escala Glasgow (3-15), verifica os sintomas do doador, aponta uma hipótese diagnóstica (qual é o tipo de reação adversa) e descreve sua conduta (pode ser uma medicação, repouso ou encaminhamento ao hospital).
No dia 31 de agosto de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a médica Ana Carolina, a responsável pelo setor de Consultório Médico, para aplicação da ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados, o setores afetados, seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar os problemas do processo. Abaixo estão descritos os problemas coletados e as soluções idealizadas:
- Declaração do Problema
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O médico não consegue bloquear o doador por intercorrência na Coleta. |
|
Afeta |
O médico, que precisa registrar o doador como soropositivo. |
| Cujo impacto é |
O bloqueio do doador como soropositivo. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO permitirá o bloqueio do doador por intercorrência na coleta. |
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | O sistema Hemovida não possui campo específico para registrar as informações das intercorrências na Coleta. |
| Afeta |
A Coleta e o Consultório Médico, por não possuir campo específico para registrar as intercorrências na Coleta. A Recepção e a Triagem, por não conseguir visualizar o histórico de intercorrências do doador. |
| Cujo impacto é | O registro das reações adversas é realizado na ficha impressa e em um campo na ficha do doador no sistema Hemovida. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO possuirá opção de registro das intercorrências na coleta (texto corrido e opção de assinalar) e terá o histórico e relatórios. |
¶ Realização de atendimento ao doador (2ª amostra)
A realização de atendimento ao doador - 2ª amostra, acontece quando as amostras dos exames sorológicos do doador apresentam resultados positivos ou inconclusivos para os testes de: sífilis, doenças de Chagas, hepatite B, hepatite C, AIDS e HTLV I/II. Com isso o doador será convocado para repetição dos testes em nova amostra e/ou orientação.
Nesse atendimento, o doador deverá comparecer ao Consultório Médico para receber atendimento e orientações. Se necessário nova coleta, o médico fará a solicitação e encaminhará o doador a sala de Coleta. O doador será orientado a retornar com 10 (dez) dias para novo atendimento e avaliação dos resultados dos exames.
No dia 06 de setembro de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a médica Ana Carolina, a responsável pelo setor de Consultório Médico, para aplicação da ferramenta de Painel de Dores. A reunião possibilitou melhor entendimento da dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:
- Painel de dores:
.png)
_1.png)
- Painel de ideação
_2.png)
¶ Gestão de Transfusão de Sangue
A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Agência Transfusional, no dia 06/12/2021, juntamente com a responsável pelo setor, a biomédica Jaqueline da Silva, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso Gestão de Transfusão de Sangue.
- SIPOC - Gestão de Transfusão de Sangue
|
GESTÃO DE TRANSFUSÃO DE SANGUE |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Hospitais públicos/particulares |
Regulação de hemocomponentes para transfusão |
Cadastrar paciente/requisição |
Ficha do receptor (cadastro do paciente) |
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|
|
Cadastro da requisição de hemocomponentes para transfusão |
|||||
|
Registro dos resultado na planilha de bancada (livro de bancada) |
|||||
|
Amostra de sangue do paciente |
Realizar teste de compatibilidade |
Etiqueta de transfusão (folha carbonada) |
|||
|
Protocolo de entrega |
|||||
|
Etiqueta de transfusão (informações da bolsa e do receptor |
Hospitais públicos/particulares |
||||
|
Bolsa especifica para o paciente |
|||||
|
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Requisição de hemocomponentes para transfusão (necessidade de procedimento especial) |
Solicitar procedimento especial |
Requisição de hemocomponente para transfusão |
Processamento |
|
|
Bolsa especifica para o paciente |
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|
Processamento |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Agência transfusional (Hemocentro coordenador) |
||
|
Documento contendo as informações dos procedimentos que foram realizados |
Documento contendo as informações dos procedimentos que foram realizados |
||||
|
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Bolsa modificada e rotulada (nova etiquetagem) |
Etiqueta de transfusão (informações da bolsa de hemocomponente e do receptor) |
Hospitais publicos/particulares |
||
|
Documento contendo as informações dos procedimentos que foram realizados |
|||||
|
Etiqueta de transfusão |
Bolsa modificada (especifica para o paciente) |
||||
|
Hospitais públicos/particulares |
Bolsa de hemocomponente (devolução) |
Devolver bolsas |
Bolsa de hemocomponente |
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|
|
Formulário de devolução de requisição de hemocomponentes |
Registro de no livro de devolução e de reintegração de hemocomponentes |
||||
|
Formulário de envio devolução de hemocomponentes (nº da bolsa devolvida, motivo da devolução) |
|||||
|
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Teste de compatibilidade inconclusivo/complementar |
Solicitar 2° teste |
Amostra de sangue paciente |
Laboratório Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|
|
Amostra de sangue do paciente |
Formulário de envio de amostra (contém todas as informações do paciente e os exames necessários) |
||||
|
Laboratório de Imuno Especializada (LIE) |
Amostra de sangue do paciente |
Bolsa de hemocomponente a ser transfundida |
Agência transfusional (Hemocentro coordenador) |
||
|
Laudo médico (contém resultados dos exames realizados) |
Amostra de sangue paciente |
||||
|
Bolsa de sangue específica para o paciente |
Laudo médico (contém resultados dos exames realizados) |
||||
| Agência transfusional (Hemocentro coordenador) | Bolsa de sangue específica para o paciente | Etiqueta de transfusão (Informações da bolsa de hemocomponente e do receptor) |
Hospitais públicos/particulares |
||
| Laudo médico (contém resultados dos exames realizados) | Bolsa especifica para o paciente | ||||
| Etiqueta de transfusão | Laudo médico (contém resultados dos exames realizados) | ||||
|
Agência transfusionais (Fhemeron, Hospital de Base, João Paulo II e Hospital do Amor) |
Controle diário de estoque de hemocomponentes disponíveis nas Agências Transfusionais |
Solicitar bolsas de hemocomponentes (manutenção de estoque) |
Folha de manutenção de estoque de hemocomponentes preenchida (solicitação contém as quantidades de hemocomponentes necessários para a manutenção de estoque) |
Processamento |
|
|
Processamento |
Bolsas de hemocomponentes solicitadas |
Bolsas armazenadas (armazenadas de acordo com o tipo de hemocomponente) |
Agência transfusional (Hemocentro coordenador) |
||
|
Relação das bolsas solicitadas |
Relação das bolsas que foram solicitadas |
||||
|
Hospitais públicos/particulares |
Bolsa de hemocomponentes solicitados |
Verificação de reação transfusional |
Bolsa de hemocomponente que foi transfundida |
Laboratório de Imuno Especializada (LIE) |
|
|
Amostras pós transfusionais (paciente) |
Amostra pré-transfusionais (paciente) |
||||
|
- |
Amostra pós transfusionais (paciente) |
||||
|
Relatório de reação transfusional |
Relatório de reação transfusional |
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|
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas |
Solicitação de hemácias lavadas |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas (preenchido com o n° da bolsa) |
Controle de Qualidade |
|
|
Bolsa de sangue específica para o paciente |
Pedaço da mangueira de silicone da bolsa (contém amostra de sangue da bolsa de hemocomponente) |
||||
|
Controle de Qualidade |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas, preenchido com o hematócrito inicial (pré procedimento) |
Solicitação médica |
Processamento |
||
|
Bolsa específica para o paciente (analisada peço Controle de Qualidade) |
|||||
|
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas |
|||||
|
Processamento |
Bolsa de hemácias lavadas (novo rótulo) |
Bolsa de hemácias lavadas |
Hospitais públicos/particulares |
||
|
Etiqueta de transfusão (Informações da bolsa de hemocomponente e do receptor) |
|||||
|
Solicitação médica |
Registro dos resultados na planilha de bancada (livro de bancada) |
Agência transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|||
|
Formulário (informação do procedimento realizado na bolsa de hemocomponente) |
Etiqueta de transfusão (folha carbonada) |
||||
|
Protocolo de entrega |
|||||
|
Enfermagem (Retrovigilância) |
Memorando (n° da bolsa transfundida, nome do hospital) |
Investigar rastreabilidade da bolsa |
Ficha de investigação (cópia) |
Gestão da Qualidade |
|
|
Requisição de hemocomponentes (cópia) |
¶
A Agência Transfusional é uma Unidade Hemoterápica que tem como função, armazenar sangue e seus derivados, realizando exames imuno-hematológicos pré transfusionais, liberar e transportar os produtos sanguíneos para as transfusões e garantindo a segurança do receptor. A Agência Transfusional presta atendimento durante 24 horas.
¶ Realização do cadastro do receptor
O cadastro do receptor é realizado a partir do momento que chega na Agência Transfusional uma requisição de solicitação para transfusão de sangue ou componentes que contenham informações suficientes para a correta identificação do receptor. Conforme Art. 169 § 1º da Portaria n.º 158 de 04 de fevereiro de 2016. Com os dados e amostras recebidas do receptor, é feito um cadastro na Agência Transfusional, para registro e controle dos resultados dos testes realizados nas amostras e histórico das bolsas liberadas.
No dia 23 de setembro de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, a responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, para aplicação da ferramenta de Painel de Dores. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:
- Painel de Dores
- Painel de Ideação
¶ Realização de teste de compatibilidade
O teste de compatibilidade consiste na avaliação de uma possível reação à transfusão realizada. A prova de compatibilidade é um teste que tem como objetivo, verificar se a compatibilidade do doador e do receptor, e de determinar se há presença de anticorpos previamente formados no sangue do receptor contra as hemácias do possível doador.
No dia 23 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, a responsável pela Agência Transfusional para compreender e coletar as dores do processo. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo de Realização de Teste de Compatibilidade. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:
- Painel de Dores
- Painel de Ideação
¶ Reintegração da bolsa à Agência Transfusional
O processo de Reintegração das bolsas de hemocomponentes consiste em devolver e reintegrar as bolsas não utilizadas em transfusões ao estoque da Agência Transfusional, podendo ser Concentrado de Hemácias (CH) e Concentrado de Plaquetas (CP). Para que a Agência possa receber estes hemocomponentes, é importante que seja feita uma análise para verificar se as mesmas estão em boas condições e dentro da temperatura padrão, para posterior reintegração ao estoque ou expurgada, nos casos de inconformidade.
No dia 27 de outubro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional e Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | A Agência Transfusional não tem conhecimento da trajetória da bolsa, após disponibilização do hemocomponente para transfusão. |
| Afeta | A Agência Transfusional que necessita das informações da rastreabilidade da bolsa após a devolução, pois a mesma deverá passar por uma avaliação de qualidade (tempo de retorno, por exemplo) antes de reintegra-la ao estoque da Agência. Vale ressaltar que, a bolsa poderá ser devolvida pelo hospital/clínica solicitante ou por outra unidade médica em que o paciente foi transferido. |
| Cujo impacto é | Não saber o trajeto da bolsa e como foi seu acondicionamento, podendo prejudicar a qualidade da bolsa e consequentemente sua reutilização. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO possuirá um acesso externo com campos para registro da trajetória da bolsa e como ela foi acondicionada. |
¶ Verificação de Reação Transfusional
As reações transfusionais são eventos adversos associados à transfusão de sangue total ou de um de seus componentes. Sua gravidade varia de leve a potencialmente fatal e podem ocorrer durante uma transfusão, denominadas reações transfusionais agudas, ou dias a semanas depois, denominadas reações transfusionais tardias.
Estas podem ser difíceis de diagnosticar, pois podem se manifestar com sintomas inespecíficos, muitas vezes sobrepostos. Os sinais e sintomas mais comuns incluem febre, calafrios, urticária e coceira.
Alguns sintomas podem desaparecer com pouco ou nenhum tratamento. No entanto, dificuldade respiratória, febre alta, hipotensão e hemoglobinúria podem indicar uma reação mais séria.
Todos os casos de reações suspeitas devem levar à interrupção imediata da transfusão e notificação ao banco de sangue e ao médico responsável pelo tratamento.
Na data de 04 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON e Sra. Deisiany Leite Garcia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor da Imunohematologia, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | A Agência Transfusional não tem retorno dos Hospitais/Clínicas, se a transfusão foi realizada e se apresentou reações transfusionais. |
| Afeta | A Agência Transfusional que necessita receber o retorno do Hospital/Clínica, informando se a transfusão foi realizada ou não e se apresentou alguma reação no receptor. |
| Cujo impacto é | Não ter o retorno do Hospital/Clínica, sobre os resultado das transfusões e das reações transfusionais, podendo prejudicar na hemovigilância do receptor. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO possuirá um acesso externo para os Hospitais/Clínicas, onde o médico/enfermeiro irá registrar os resultados das transfusões, informando a Agência Transfusional se foi realizado ou não, e se o receptor durante ou após a transfusão apresentou alguma reação. |
¶ Solicitação de Hemocomponentes (estoque)
A Agência Transfusional presta atendimento durante 24 horas, ela é responsável pelos procedimentos pré-transfusionais para garantir a maior segurança ao receptor.
Para que a Agência Transfusional possa atender às suas demandas, é necessário que ela tenha pelo menos um estoque mínimo ou adequado de cada tipo sanguíneo, seguindo a Guia Nacional de Gerenciamento de estoque de Sangue em Situações de Emergência (2011) do Ministério da Saúde. Este estoque é conferido diariamente, a fim de ter um controle e uma manutenção da quantidade de hemocomponentes.
Na data de 17 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, e com a Sra. Kelly Régia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor de Processamento da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | A Agência Transfusional não possui sistema, tudo é registrado de forma manual. |
| Afeta | A Agência Transfusional que necessita realizar o controle diariamente do seu estoque de hemocomponentes manualmente. |
| Cujo impacto é | Realizar a contagem manual de todos os hemocomponentes, gerando morosidade nos serviços e retrabalho. As informações do estoque não ficam disponíveis de forma acessível. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO irá gerenciar todo o estoque da Agência Transfusional, otimizando o controle de estoque diário, permitindo a distribuição dos hemocomponentes, mantendo todos os registros essenciais para a rastreabilidade da bolsa e emissão de relatórios do estoque. |
¶ Solicitação de Hemocomponentes Especiais
Os hemocomponentes especiais são bolsas em que são executados procedimentos de acordo com a necessidade do paciente, como desleucocitação, lavagem ou aliquotagem por exemplo. Portanto, os procedimentos especiais referem-se ao componente sanguíneo coletado, processado ou modificado especificamente para minimizar complicações adicionais à transfusão de sangue, visando garantir a segurança transfusional.
Atualmente a Fhemeron realiza os seguintes procedimentos especiais: Hemácias Lavadas, Hemácias Filtradas, Pool de Plaquetas, Pool de Crioprecipitado, Fracionamento de Hemocomponentes e Reconstituição do Sangue.
Na data de 17 de Novembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Sra. Walquiria Lima de Almeida, que atualmente ocupa o cargo de responsável pela Gerência de Laboratórios Especializados no setor da Agência Transfusional, e com a Sra. Kelly Régia que atualmente ocupa o cargo de Biomédica no setor de Processamento da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Diante disso, apresentamos abaixo os resultados obtidos na aplicação da ferramenta:
|
Declaração do problema |
|
| O Problema | A Agência transfusional necessita ficar encaminhando a requisição física de hemocomponentes especiais para outros setores conforme a bolsa é transportada. |
| Afeta | Ao solicitar os procedimentos especiais, a Agência Transfusional precisa enviar junto à bolsa de hemocomponente o requerimento médico (documento físico contendo informações sensíveis sobre o receptor) para os outros setores da Fhemeron, conforme o trajeto da bolsa. |
| Cujo impacto é | Pode ocorrer da requisição ser extraviada contendo dados sensíveis do receptor, rasurada, molhada ao ser encaminhada para outro setor. |
| Uma solução bem sucedida |
A requisição ao ser solicitada para a Agência Transfusional poderá ser visualizada e disponibilizada através do sistema SIHRO para setores que irão realizar procedimentos, acompanhando o histórico do receptor para análise caso necessário. |
¶ Gestão de Laboratório
No dia 14/12/2021, o time de negócio Dark Souls realizou a aplicação da ferramenta SIPOC em alguns setores que compõe o Macroprocesso de Gestão de Laboratório (Controle de Qualidade, Imunohematologia e Sorologia). Após a aplicação da ferramenta, foi possível coletar todas as informações necessárias, entender quais são as entradas e saídas do processo, além da identificação dos fornecedores e clientes necessários para o funcionamento de cada processo, conforme tabela abaixo:
- SIPOC - Gestão de Laboratório
|
Setor |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Microscopia |
Coleta |
Lâminas com gota de sangue espesso |
Realizar teste de malária |
Resultado do exame de malária |
Sorologia |
|
Mapa da malária |
|||||
|
Soração |
Coleta |
Tubos com amostra de sangue |
Teste de amostras |
Tubos de sangue centrifugados |
Sorologia |
|
Tubos com amostra de sangue para o NAT |
Tubos de sangue do NAT centrifugados |
||||
|
Espelho de rotina |
|||||
|
Diário da coleta |
Alíquota |
Soração |
|||
|
Mapa de rotina |
|||||
|
Sorologia |
Soração |
Tubos de sangue centrifugados |
Realização de exames sorológicos |
Registro das amostras de sangue na plataforma GSM-NAT |
HEMOAM - Manaus |
|
Tubos de sangue do NAT centrifugados |
Tubos de sangue do NAT enviados para Manaus |
||||
|
Espelho da rotina |
Resultado dos exames sorológicos |
Processamento |
|||
|
Enfermagem |
|||||
|
Soração |
Tubos de sangue centrifugados |
Realizar exames imunológicos |
Resultado dos exames sorológicos solicitados |
Departamento Médico (ambulatório) |
|
|
Solicitação médica para realizar exames |
|||||
|
Laboratório de Imunohematologia |
Coleta |
Tubos com amostra de sangue |
Realizar exames imunohematológicos |
Resultado dos exames imunohematológicos |
Processamento |
|
Ficha de registro das amostras de sangue |
|||||
|
Laboratório de Imuno Especializada (LIE) |
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Formulário de envio de amostra (contém todas as informações do paciente e os exames necessários) |
Realizar exames imunohematológicos (receptor) |
Bolsa de hemocomponente a ser transfundida |
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|
Amostra de sangue do paciente |
|||||
|
Amostra de sangue do paciente |
Laudo médico |
||||
|
Controle de Qualidade |
Coleta (ambulatório) |
Solicitação médica para realizar exames |
Laudo médico |
Recepção |
|
|
Amostra de sangue do paciente |
Planilha de trabalho preenchida |
Laboratório de Imuno Especializada (LIE) |
|||
|
Resultado da avaliação |
|||||
|
Controle de Qualidade |
Coleta |
Tubos com amostra de sangue (2 tubos) |
Realização de hemograma (doação de aférese) |
Resultado do hemograma (papel físico) |
Pré-triagem |
|
Requisição médica (papel física) |
|||||
|
Controle de Qualidade |
Coleta (ambulatório) |
Tubos com amostra de sangue |
Realizar hemograma (paciente de hemoterapia) |
Laudo médico (contém resultado dos exames realizados) |
Departamento Médico (ambulatório) |
|
Requisição médica (papel física) |
Preenchimento da planilha (procedimento realizados) |
Controle de Qualidade |
|||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsa de aférese |
Analisar bolsa de aférese |
Documento contendo a contagem de plaquetas (aférese) |
Processamento |
|
Bolsa de aférese com etiqueta de liberação |
|||||
|
Registro dos resultados na planilha de aférese |
Controle de Qualidade |
||||
|
Controle de Qualidade |
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas (preenchido com n° da bolsa) |
Analisar bolsa (procedimento de hemácias lavadas) |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas, preenchido com o hematócrito inicial (pré procedimento) |
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
|
Pedaço da mangueira de silicone da bolsa (contém amostra de sangue da bolsa de hemocomponentes) |
|||||
|
Processamento |
Pedaço da mangueira de silicone da bolsa (mangueira com amostra da bolsa de hemácias lavadas) |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas (hematócrito intermediário) |
Processamento |
||
|
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas |
|||||
|
Processamento |
Bolsa de transferência (contém 20 ml de hemácias lavadas) |
Registro dos resultados na planilha de hemácias lavadas |
Controle de Qualidade |
||
|
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas |
Protocolo de solicitação de hemácias lavadas preenchido |
Processamento |
|||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsa de concentrado de hemácias (3 unidades por semana) |
Analisar qualidade dos hemocomponentes (concentrado de hemácias) |
Registro dos resultados na planilha de concentrado de hemácias |
Controle de Qualidade |
|
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
Processamento |
||||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsa de crioprecipitado (4 unidades por mês) |
Analisar qualidade dos hemocomponentes (concentrado de hemácias filtradas) |
Registro dos resultados na planilha de concentrado de hemácias filtradas |
Controle de Qualidade |
|
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
Processamento |
||||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsa de concentrado de plaquetas (3 unidades por semana) |
Analisar qualidade de hemocomponentes (concentrado de plaquetas) |
Registro dos resultados na planilha de concentrado de plaquetas |
Controle de Qualidade |
|
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
Processamento |
||||
|
Processamento |
Bolsa de crioprecipitado (4 unidades por mês) |
Analisar qualidade dos hemocomponentes (crioprecipitado) |
Registro dos resultados na planilha de crioprecipitado |
Controle de Qualidade |
|
|
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
Processamento |
||||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Pedaço da mangueira de silicone da bolsa de plasma (3 unidades) com identificação da bolsa e volume |
Analisar qualidade do plasma fresco |
Registro dos resultados na planilha de plasma fresco (pré congelado) |
Controle de Qualidade |
|
Processamento |
Bolsa de plasma fresco congelado (serão as bolsas que as mangueiras de silicone foram analisadas) |
Registro dos resultados na planilha de plasma fresco (congelado) |
Controle de Qualidade |
||
|
Preenchimento da planilha de hemocomponentes expurgados |
|||||
|
Controle de Qualidade |
Hemocentros - Interior |
Bolsa de Hemocomponentes (concentrado de hemácias, concentrado de hemácias filtradas, plasma fresco congelado) |
Analisar qualidade dos hemocomponentes do Interior |
Registro dos resultados na planilha registro feito na planilha correspondente ao hemocomponente analisado) |
Controle de Qualidade |
|
Formulário contendo as informações das bolsas (lista das bolsas enviadas) |
Formulário de transporte |
Hemocentros - Interior |
|||
|
Formulário com a lista das bolsas analisadas (enviado via e-mail) |
|||||
|
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
|||||
|
Controle de Qualidade |
Processamento |
Bolsa de hemocomponentes (constatar qualidade do hemocomponente) |
Validar bolsas de hemocomponentes |
Formulário com os resultados da análise de qualidade |
Processamento |
|
Formulário contendo as informações das bolsas (lista das bolsas) |
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
||||
|
Registro dos resultados na planilha (registro feito na planilha correspondente ao hemocomponente analisado) |
Controle de Qualidade |
||||
|
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
Bolsa de hemocomponentes (constar qualidade do hemocomponente) |
Formulário com os resultados da análise de qualidade |
Agência Transfusional (Hemocentro Coordenador) |
||
|
Formulário contendo as informações das bolsas (lista das bolsas) |
Bolsa de hemocomponente em conformidade |
||||
|
Registro dos resultados na planilha (registro feito na planilha correspondente ao hemocomponente analisado) |
Controle Qualidade |
¶ Controle de Qualidade
O setor de Controle de Qualidade é responsável por monitorar e avaliar o processamento do sangue, pois verifica se práticas críticas do processo estão sendo realizadas adequadamente com resultados dentro de faixa aceitável. A portaria 158 de 4 de Fevereiro de 2016 estabelece no anexo VI as especificações necessárias para cada componente sanguíneo e determina que os itens verificados pelo Controle de Qualidade devem apresentar um índice superior a 75% de conformidade.
¶ Processo de Realização de Exame de Hemograma
Usualmente, os doadores de aférese de plaquetas precisam realizar o exame de hemograma com contagem de plaquetas para checar de forma geral a saúde do doador, pois identifica se o mesmo está apto a realizar a doação.
No dia 3 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos para compreender e coletar as dores do processo. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo de Realização de Exame de Hemograma. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
- Painel de Ideação
Analisar bolsa de hemocomponentes - Aférese de plaquetas
As bolsas de hemocomponentes aférese de plaquetas devem ser submetidas a uma análise, pois necessita verificar se estas estão seguindo os parâmetros preconizados de qualidade prevista em legislação, como por exemplo na PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016 e RESOLUÇÃO - RDC N° 34, DE 11 DE JUNHO DE 2014.
Na data do dia 9 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com os técnicos de laboratório Thiago Brasil e Gustavo, para compreender e coletar as dores do procedimento de análise. A reunião proporcionou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do procedimento de analisar bolsa de hemocomponentes aférese de plaquetas. Segue abaixo as dores coletadas e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
- Painel de ideação
¶ Análise de Bolsa de Procedimento de Hemácias Lavadas
Após a lavagem da bolsa de hemácias no setor de Processamento, uma amostra é encaminhada para o setor de Controle de Qualidade, a fim de analisar se a proporção de hemácias, hemoglobinas livres e proteínas totais na bolsa de Hemácias Lavadas estão dentro dos padrões de qualidade exigido pela PORTARIA Nº 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016, visto que é necessário passar por essa análise para evitar reações transfusionais.
Em 23 de maio de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade, a fim de compreender e coletar as dores do processo de Análise de Bolsa de Hemácias Lavadas. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
- Painel de ideação
¶ Análises da Qualidade dos Hemocomponentes do Concentrado de Hemácias, Concentrado de Hemácias Filtradas e Concentrado de Plaquetas
As bolsas de hemocomponentes Concentrado de Plaquetas - CP, Concentrado de Hemácias - CH é Concentrado de Hemácias Filtradas - CHF devem ser submetidas as análises a fim de verificar a qualidade dos componentes sanguíneos, conforme previsto em legislação, PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.
Em 08 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos responsável pelo setor de Controle de Qualidade e o técnico de laboratório Thiago Brasil a fim de compreender e coletar as dores dos processos de Análise do CP, CH e CHF. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Abaixo, estão descritas as dores coletadas e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
- Painel de ideação
¶ Análise de Qualidade dos Hemocomponente de Plasma Fresco Congelado
O plasma fresco congelado (PFC) é um componente do sangue que contém fatores pró-coagulantes, é recomendado que realize avaliação na bolsa, a fim de verificar a qualidade dos hemocomponentes coletados, conforme previsto em legislação, PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.
Na data de 22 de junho de 2022, o time Dark Souls se reuniu com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, para aplicar a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo.
Abaixo, está descrito o problema coletado e a solução idealizada:
| Declaração do Problema | |
| O problema |
O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente plasma fresco congelado. |
| Afeta |
O Controle de Qualidade que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações. |
| Cujo impacto é |
O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados. |
¶
Análise de Qualidade do Hemocomponente Crioprecipitado (CRIO) - Capital
O CRIO é a "fração de plasma insolúvel em frio, contendo glicoproteínas de alto peso molecular, principalmente fator VIII, fator de von Willebrand, fator XIII e fibrinogênio". Os Hemocentros devem realizar controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos, a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.
Na data de 11 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração de Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para resolver o problema, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:
| Declaração do Problema | |
| O problema |
O sistema Hemovida não possui campo para registrar o resultado das análises realizadas no hemocomponente Crioprecipitado. |
| Afeta |
O Controle de Qualidade, que registra em Excel e Word e o Processamento que não possui acessibilidade as informações. |
| Cujo impacto é |
O retrabalho para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes e aos outros setores, a falta de acessibilidade das informações. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações podendo registrar o resultado das análises e permitirá que outros setores tenham acesso a esses resultados. |
| Declaração do Problema | |
| O problema |
O técnico do Controle de Qualidade não tem acesso ao estoque de bolsas registradas pelo Processamento, via sistema. |
| Afeta |
O Controle de Qualidade que precisa deslocar-se ao estoque do Processamento para verificar se há bolsa disponíveis. |
| Cujo impacto é |
O desperdício de tempo, ao ter que verificar o estoque físico, podendo não haver bolsas disponíveis para análises. |
| Uma solução bem sucedida |
O Controle de Qualidade conseguirá acessar o estoque de bolsas coletadas e registradas no sistema SIHRO e visualizará se há bolsas disponíveis para análise. |
¶ Análise de Qualidade dos Hemocomponentes do Interior
Os Hemocomponentes são obtidos nos Hemocentros por meio de técnicas de centrifugação, as quais possibilitam o fracionamento da bolsa de sangue total em concentrado de hemácias (CH), concentrado de plaquetas (CP), plasma fresco congelado (PFC) e crioprecipitado (CRIO).
Os Hemocentros precisam realizar o controle de qualidade sistemático dos hemocomponentes produzidos. Logo, os Hemocentros do Interior do estado de RO, por não possuírem estrutura para análise, encaminham seus hemocomponentes para serem analisados pelo Setor de Qualidade do Hemocentro do Coordenador (em Porto Velho), a fim de avaliar a possibilidade de contaminação microbiológica dos componentes sanguíneos, conforme previsto PORTARIA N° 158, DE 4 DE FEVEREIRO DE 2016.
Na data de 14 de julho de 2022, em reunião com o biomédico Antônio Marcos, responsável pelo setor de Controle de Qualidade, e o técnico de laboratório Thiago Brasil, o time Dark Souls aplicou a ferramenta de Declaração do Problema. A ferramenta é uma explicação curta e clara dos problemas que estão sendo enfrentados e o método proposto para sua resolução, incluindo a área de preocupação, a dificuldade a ser eliminada e seu impacto no processo. A reunião possibilitou melhor entendimento da situação atual do setor e possíveis soluções para sanar o problema do processo. Abaixo, está descrito o problema coletado e uma possível solução bem sucedida:
| Declaração do Problema | |
| O problema |
Os hemocomponentes recebidos do interior possuem registros em sistema que não se comunica com o sistema Hemovida, usado pelo Controle de Qualidade. |
| Afeta |
O Controle de Qualidade, que registra em Excel e depois em Word para gerar relatório. |
| Cujo impacto é |
O retrabalho e o desperdício de tempo para o Controle de Qualidade, ao ter que realizar a mesma atividade duas vezes. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO fará o gerenciamento das informações, permitindo que os Hemocentros do Interior visualizem os resultados das análises. |
¶ Gestão da Qualidade
A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Gestão da Qualidade, no dia 11/01/2022, juntamente com o técnico em enfermagem Jacson Barbosa de Oliveira, com o objetivo de identificar os processo que estão agrupados no Macroprocesso de Gestão da Qualidade. Após a aplicação da ferramenta o time de negócio Dark Souls identificou que existem apenas algumas saídas, no que se refere à Gestão do Ciclo do Sangue, os demais processos envolvem questões administrativas relacionadas ao Hemocentro, conforme tabela abaixo:
- SIPOC - Gestão da Qualidade
|
GESTÃO DA QUALIDADE |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
Todos os setores da Fhemeron (Coordenador) |
Planilha dos procedimentos que foram realizados (mensalmente) |
Analisar formulário |
Planilha compilada dos procedimentos que foram realizados |
Presidência |
|
|
Técnica responsável |
|||||
|
Coordenador administrativo |
|||||
|
Presidência |
Despacho (via SEI) |
Lista de presença original (resumo da reunião, com assinatura dos participantes) |
Recursos Humanos |
||
|
Técnica responsável |
Lista de presença cópia (resumo da reunião, com assinatura dos participantes, via SEI) |
Presidência |
|||
|
Coordenador administrativo |
Técnica responsável |
||||
|
Coordenador administrativo |
|||||
|
Solicitante (Fhemeron Coordenador) |
Folha de não conformidade (informação da não conformidade, nome do setor correspondente) |
Protocolar folha de não conformidade |
Folha de não conformidade protocolada (entrega pessoalmente) |
Coordenadora Técnica |
|
|
Coordenadora Técnica |
Plano de Ação (por exemplo: capacitação) |
Lista de presença original (resumo da reunião, com assinatura dos participantes) |
Recursos Humanos |
||
|
Lista de presença cópia (resumo da reunião, com assinatura dos participantes, via SEI) |
Técnica responsável |
||||
|
Ordem de serviço (informações dos servidores que foram prestados à Fhemeron) |
Coordenador administrativo |
||||
|
Ordem de serviço protocolada |
Presidência |
||||
|
Gestão da Qualidade |
- |
Atualizar Procedimento Operacional Padrão - POP |
Informativo de revisão do POP (via e-mail) |
Todos os setores da Fhemeron (Coordenador) |
|
|
Todos os setores da Fhemeron (Coordenador) |
Resposta da revisão (se há ou não necessidade de atualizar o POP, via e-mail) |
Reimpressão do novo POP carimbado (atualizado) |
Setor solicitante |
||
|
POP carimbado (não necessita de atualização) |
|||||
|
Gestão de equipamentos |
Informação da compra de novo equipamento (verbal) |
Validar processos |
Relatório de validação do processo original |
Setor solicitante |
|
|
Setor da Fhemeron (Coordenador) |
Informação de validação de um novo procedimento (verbal) |
Relatório de validação do processo cópia |
Gestão da Qualidade |
||
|
Gestão da Qualidade |
- |
Auditoria Interna (Fhemeron Coordenador) |
Relatório de auditoria (via SEI) |
Presidência |
|
|
Gestão da Qualidade |
Auditoria externa (Hemocentro do Interior) |
Relatório de auditoria do interior de todos Hemocentros (via SEI/e-mail) |
Presidência |
||
|
Gerência de Unidades Descentralizadas - GERUD |
|||||
|
Relatório de auditoria do interior (via SEI) |
Hemocentro |
||||
|
Solicitante (Fhemeron Coordenador) |
Documento para ser ajustado (via e-mail) |
Controlar documento |
Documento ajustado (via e-mail) |
Solicitante (Fhemeron Coordenador) |
|
|
Informativo da mudança (tabela no word) |
Gestão da Qualidade |
||||
|
Fhemeron |
Documento para ser ajustado |
Arquivar documento |
Documento arquivado em pasta (ano de arquivo e o tipo de documento) |
Almoxarifado |
|
|
Sorologia |
Copia do resultado positivo do doador (quantidade de doações realizadas e os dados do doador) |
Realizar retrovigilância |
Ficha de retrovigilância (n° da bolsa e as iniciais do doador, data de doação) |
Processamento |
|
|
Processamento |
Ficha de retrovigilância contendo a rastreabilidade da bolsa no setor (por exemplo, a bolsa foi expurgada ou distribuída) |
Ficha de retrovigilância contendo os dados da bolsa do doador positivado protocolada (por exemplo, a bolsa foi expurgada ou distribuída) |
Agência Transfusional |
||
|
Agência Transfusional |
Requisição de hemocomponentes (cópia) |
Ofício (contém a rastreabilidade da bolsa) |
Hospital |
||
|
Ficha de retrovigilância (cópia) |
|||||
|
Hospital |
Ofício (se a bolsa foi transfundida, se o paciente veio a óbito e etc.) |
Mapa geral (informações da retrovigilância realizada) |
Vigilância (Estadual e Municipal) |
||
|
Gestão da Qualidade |
- |
Realizar pesquisa de satisfação (Hospitais externos) |
Ofício (avaliação de serviços de transfusão de sangue) |
Hospitais externos |
|
|
Hospitais externos |
Ofício respondido |
Documento compilado com as respostas da pesquisa de avaliação (via SEI) |
Presidência |
||
|
Serviço Social |
Relatório de pesquisa de satisfação interna |
Analisar pesquisa de satisfação interna |
Lista de presença original (resumo da reunião, com assinatura dos participantes) |
Recursos Humanos |
|
|
Lista de presença cópia (resumo da reunião, com assinatura dos participantes via SEI) |
Presidência |
||||
|
Técnica responsável |
|||||
|
Coordenador administrativo |
¶ Retrovigilância (Doador - Receptor)
Compreende-se retrovigilância como parte da hemovigilância que trata da investigação retrospectiva relacionada à rastreabilidade das bolsas de doações anteriores de um doador que apresentou viragem de um marcador/soroconversão ou relacionada a um receptor de sangue que veio a apresentar marcador positivo para uma doença transmissível.
O serviço de hemoterapia responsável pela produção dos hemocomponentes deve proceder a investigação de retrovigilância quando os testes de triagem laboratorial resultar reagente/positivo ou inconclusivo em um doador de sangue que em doações prévias apresentava resultado não reagente/negativo (soroconversão), para os vírus: HIV, HTLV, HCV E HBV.
Na data de 05 de dezembro do ano de 2022, o time Dark Souls reuniu-se com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Painel de Dores e Ideações. A reunião possibilitou melhor entendimento das dificuldades enfrentadas no atual setor e possíveis soluções para sanar as dores do processo. Segue abaixo as dores coletadas, a análise do problema e as soluções idealizadas:
- Painel de dores
_1.png)
- Painel de ideações
_2.png)
¶ Retrovigilância (Receptor - Doador)
A Retrovigilância do receptor - doador se inicia a partir da positividade de um marcador em receptor de sangue através de exames solicitados por quaisquer motivos. Para isso, a Fhemeron receberá do Hospital/Clínica um ofício com os resultados sorológico confirmatório do receptor, ficha de notificação preenchida e cópia da etiqueta de transfusão, comunicando a suspeita de transmissão sorológica.
A Fhemeron dará início a investigação identificando os doadores que produziram os hemocomponentes envolvidos e verificará se há doações posteriores referentes aos doadores, onde será possível identificar se os resultados foram reagentes para dar continuidade na investigação ou não reagentes se encerrando o caso comunicando ao Hospital/Clínica que o doador não é um possível transmissor.
Na data de 26 de janeiro de 2023, o time Dark Souls reuniu-se com a Dra. Ana Carolina, que atualmente ocupa o cargo de médica Hematologista da FHEMERON, para aplicar a ferramenta de Declaração do Problema.
| Declaração do Problema | |
| O problema |
Ao necessitar verificar histórico de doações e transfusões do doador/receptor, é necessário procurar em arquivos físicos. |
| Afeta |
O setor de Retrovigilância, ao necessitar iniciar uma investigação de retrovigilância, necessita procurar os documentos em arquivo físico. |
| Cujo impacto é |
Morosidade e o desperdício de tempo para rastrear as informações do doador/receptor. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO terá um perfil para uso exclusivo da Retrovigilância, podendo acessar cadastro do doador/receptor, exames e ficha de doação, podendo também filtrar informações essenciais. |
| Declaração do Problema | |
| O problema |
Falta ou morosidade na comunicação do Hospital/Clínica com a Retrovigilância. |
| Afeta |
A retrovigilância que necessita de resposta dos ofícios encaminhados ao Hospital/Clínica para dar continuidade ou finalização a retrovigilância. |
| Cujo impacto é |
Não conseguir finalizar a retrovigilância por falta de informações. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO irá manter um histórico do receptor, onde o Hospital/Clínica precisará manter atualizado todas informações da transfusão. E o responsável pela retrovigilância terá acesso a esse histórico para avaliar os casos de retrovigilância. |
| Declaração do Problema | |
| O problema |
O médico não tem conhecimento do porquê o doador foi convocado, pois no sistema não consta informações, podendo receber o doador e verificar que o mesmo está com exames tudo conforme. |
| Afeta |
Departamento médico ao receber doador e não saber do que se trata a consulta médica. |
| Cujo impacto é |
O desperdício de tempo, tanto para o médico quanto para o doador, pois não sabem o motivo da convocação. |
| Uma solução bem sucedida |
O sistema SIHRO terá um campo para descrever observações, podendo visualizar o porquê do doador ter sido convocado mesmo que a última doação esteja conforme. |
¶ Gestão de Atendimento ao Doador
A realização de atendimento ao doador, acontece quando se vê a necessidade de entrar em contato com o mesmo para convocação de comparecimento ao Hemocentro, com a finalidade de recebimento de orientações médicas ou realizando uma nova coleta de amostra de sangue em casos específicos como: 1ª doação de aférese, detecção de hemoglobina S ou quando as amostras de sangue dos exames sorológicos do doador apresentam lipemia.
A ferramenta SIPOC foi aplicada no Setor de Consultório Médico, no dia 09/01/2023, juntamente a responsável pelo Setor de Consultório Médico, a médica Ana Carolina Gonzaga, com o intuito de identificar os processos que estão agrupados no Macroprocesso
- Gestão de Atendimento ao Doador.
| Setor |
S |
I |
P |
O |
C |
|
Supplier |
Input |
Process |
Output |
Customer |
|
|
Fornecedores |
Entradas |
Processos |
Saída |
Clientes |
|
|
GESTÃO DE ATENDIMENTO AO DOADOR - 1ª DOAÇÃO DE AFÉRESE (PLAQUETAS, HEMÁCIAS DUPLAS E PLASMAFÉRESE) |
Coleta (Enfermagem) |
Identificado o doador em potencial |
Captar doadores internos |
Nome do doador em potencial colocado na lista de de convocação |
Serviço Social |
|
Serviço Social |
Lista de convocação de doadores em potencial |
Convocar doador |
Doador convocado registrado no livro de plaquetas aférese (agendamento é realizado através deste livro) |
Serviço Social |
|
|
Serviço Social |
- |
Orientar doadores de doação de aférese |
Doadores orientados sobre os procedimentos de coleta aférese |
Doador |
|
|
Doador |
Documento de identificação pessoal |
Informar convocação |
- |
Recepção |
|
|
Recepção |
- |
Recepcionar doadores |
- |
Pré - Triagem |
|
|
Pré - Triagem |
- |
Realizar Pré - Triagem |
Avaliação clínica do candidato a doador de sangue por aférese |
Triagem |
|
|
Triagem Clínica |
Avaliação clínica do candidato a doador de sangue por aférese |
Realizar Triagem Clínica |
Solicitação de exame de hemograma |
Consultório Médico |
|
|
Consultório Médico |
Resultado do exame de hemograma |
Realizar atendimento ao doador |
Avaliação clínica do candidato a doador de sangue por aférese |
Triagem |
|
|
Avaliação clínica do candidato a doador de sangue por aférese |
|||||
|
Triagem |
Avaliação clínica do candidato a doador de sangue por aférese |
Realizar Triagem Clínica |
Doador encaminhado para sair da Coleta |
Coleta |
|
|
Realizar contagem de retirada para doação |
|||||
|
Termo para assinatura de doação |
|||||
|
GESTÃO DE ATENDIMENTO AO DOADOR QUE APRESENTOU HEMOGLOBINA S |
Imunohematologico |
Teste de hemoglobina S com resultados positivos |
Notificar resultados positivos de hemoglobina S |
Memorado contendo os nomes dos doadores que apresentaram resultados positivos |
Serviço Social |
|
Memorado contendo os nomes dos doadores que apresentaram resultados positivos |
Consultório Médico |
||||
|
Laudos Médicos |
|||||
|
Serviço Social |
Memorando (hemoglobina S) |
Entrar em contato com os doadores |
Contato realizado por telefone e/ou WhatsApp |
Doador |
|
|
Doador |
Documento de identificação pessoal |
Informar convocação |
- |
Recepção |
|
|
Recepção |
- |
Encaminhar para Consultório Médico |
- |
Consultório Médico |
|
|
Consultório Médico |
Laudo Médico |
Orientar doador |
Doador orientado |
Doador |
|
|
GESTÃO DE ATENDIMENTO AO DOADOR - APRESENTOU LIPEMIA |
Sorologia |
Tubos de sangue que apresentaram lipemia |
Elaborar memorando |
Memorando elaborado contendo os nomes dos doadores que apresentaram resultados lipêmicos |
Serviço Social |
|
Serviço Social |
Memorando elaborado contendo os nomes dos doadores que apresentaram resultados lipêmicos |
Entrar em contato com os doadores |
Contato realizado por telefone e/ou WhatsApp |
Doador |
|
|
Doador |
Documento de identificação pessoal |
Informar convocação |
- |
Recepção |
|
|
Recepção |
- |
Encaminhar para Coleta |
- |
Coleta |
|
|
Coleta |
- |
Realizar recoleta de amostra de doação |
Tubos de sangue identificados com códigos de doação |
Sorologia |
|
|
Sorologia |
Tubos de sangue identificados com códigos de doação |
Avaliar amostra |
Aprovado - Realizar testes sorológicos |
Sorologia |
|
|
Reprovado - Reconvocação do doador |
Serviço Social |
||||
|
Serviço Social |
- |
Entrar em contato com os doadores |
Contato realizado por telefone e/ou WhatsApp |
Doador |
|
|
Doador |
Documento de identificação pessoal |
Informar convocação |
- |
Recepção |
|
|
Recepção |
- |
Encaminhar para Consultório Médico |
- |
Consultório Médico |
|
|
Consultório Médico |
- |
Orientar doador |
Doador orientado |
Doador |
Através dos links abaixo é possível acessar os processos otimizados com as melhorias idealizadas, referente ao Sistema Integrado de Hemorrede do Estado de Rondônia - SIHRO
¶ Redesenhos dos fluxos de entrada e saída de doadores clique aqui
¶ Redesenhos dos fluxos de tratamento e distribuição da bolsas de hemocomponentes clique aqui
¶ Referências Bibliográficas
COUTINHO, Thiago. Aprenda o que é e a importância da VOC (Voz do Cliente) para a busca de melhorias, 2020. Disponível em:<https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-voc >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
SANTOS, Virgilio F. M. dos. Voz do consumidor: Manual de VOC para decolar sua empresa, 2023. Disponível em:<https://www.fm2s.com.br/voz-consumidor-voc/ >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
Brasil, Ministério da Saúde. Guia para o uso de Hemocomponentes, 2010. Disponível em:<https://bvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/guia_uso_hemocomponentes.pdf >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
Medicina NET, 2010. Procedimentos Especiais para os Hemocomponentes, 2010. Disponível em:<https://www.medicinanet.com.br/conteudos/biblioteca/2222/procedimentos_especiais_para_os_hemocomponentes.htm >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
Pelotas, Santa Casa. Manual de Orientação de Hemoterapia, 2017. Disponível em:<http://novo.heufpel.com.br/wp-content/uploads/sites/5/2018/04/arquivo-manual-hemoterapia.pdf >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
Biagini, Silvana. Albiero, André. Manual de Transfusão, 2018. Disponível em:<http://www.prosangue.sp.gov.br/uploads/arquivos/MANUAL%20DE%20TRANSFUS%C3%83O%202018.pdf >. Acesso em: 31 de junho de 2023.
Brasil. Ministério da Saúde> Gabinete do Ministro. Portaria nº 158 de 4 de fevereiro de 2016. Redefine o regulamento técnico de procedimentos hemoterápicos. Disponível em:<https://bvsms.saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2016/prt0158_04_02_2016.html >. Acesso em: 31 de junho de 2023.