¶ RH - Sincronizar frequência do servidor e IPs do Relógio do Ponto
O Guardião da frequência é uma ferramenta que auxilia no processo de acompanhamento e correção da sincronização de frequência. Esta ferramenta pode ser utilizada para acompanhar e sincronizar a frequência do servidor, por meio da importação do registro de pontos para a API de frequência.
A ferramenta foi criada para auxiliar os RHs e Chefes Imediatos a sincronizarem as frequências dos servidores, caso necessário.
A SINCRNIZAÇÃO PELO GUARDIÃO DA FREQUÊNCIA
Perfil de Gerente
Para solicitar a requisição de sincronização de frequência faz necessário preencher corretamente, conforme indicado na imagem. E após o preenchimento, clique no botão "Buscar".
Obs: Todos os campos devem ser preenchidos somente com números, sem espaços letras ou caracteres especiais.
Após a busca, o sistema exibirá as informações do servidor e seus registros de frequências.
Caso as frequências sejam exibidas no Guardião da Frequência sem a matrícula e não estejam sincronizadas para folha de frequência revise o problema relacionado ao registros.
Caso seja o departamento que não esteja cadastrado nas estações no Sistema Integrado de Frequência - SIF, realize o cadastro do departamento na estação o qual o servidor registra seu ponto. O responsável pelo cadastro deve possuir o perfil de técnico no SIF.
Manual de cadastro das estações: https://wiki.setic.ro.gov.br/home/base_conhecimento/manuais/sistemas/acesso_manualtecnico_sif
Após o Cadastro do departamento, adicione a matrícula no campo "Nova matrícula" e clique e sincronizar.
Se o servidor não possui nenhum registro de frequência no mês, o sistema exibirá a mensagem: “Frequências não encontradas”.
Perfil de RH
Para solicitar a requisição de sincronização de frequência faz necessário informar corretamente, conforme imagem a seguir, e após o preenchimento, clique no botão "Buscar".
Obs: Todos os campos devem ser preenchidos somente com números, sem espaços letras ou caracteres especiais.
REQUISITOS PARA SINCRONIZAÇÃO
Para que a sincronização seja realizada com sucesso, sendo por meio de ponto biométrico e/ou ponto digital, é necessário que as informações do servidor estejam cadastradas corretamente no ponto eletrônico, e-Estado e Sistema Integrado de Frequência - SIF (estações, departamento e unidade orçamentária), obedecendo o organograma, ou seja, a unidade precisa estar alinhada no organograma, representando a sua devida estrutura.
Para além disso, Caso o IP do ponto seja alterado, faz se necessário substituí-lo pelo antigo, ou recadastra-lo nas estações no SIF. Recomendamos DESABILITAR o DHCP para que os IPs não sejam alterados frequentemente de maneira automática.
Sincronização por PIS
No caso de ponto biométrico, o servidor deve ter:
Ⅰ - O PIS cadastrado corretamente no e-Estado e no ponto eletrônico;
Ⅱ - Departamento cadastrado no e-Estado;
Ⅲ - Departamento cadastrado nas estações do SIF;
Ⅳ - Servidor deve estar vinculado ao seu departamento no SIF;
Ⅴ - O departamento deve estar vinculado a sua respectiva unidade orçamentária.
Ⅵ - Ter o tipo de frequência selecionada como BIOMÉTRICO;
Sendo o ponto digital, o servidor deve ter:
Ⅰ - O PIS cadastrado no e-Estado;
Ⅱ - Possuir acesso ao Portal do Servidor;
Ⅲ - Departamento cadastrado no e-Estado;
Ⅳ - Servidor deve estar vinculado ao seu departamento no SIF;
Ⅴ - Ter o tipo de frequência selecionada como DIGITAL;
Ⅵ - O departamento deve estar vinculado a sua respectiva unidade orçamentária;
Sincronização por CPF
No caso de ponto biométrico, o servidor deve ter:
Ⅰ - O CPF cadastrado corretamente no e-Estado e no ponto eletrônico;
Ⅱ - Departamento cadastrado no e-Estado;
Ⅲ - Departamento cadastrado nas estações do SIF;
Ⅳ - Servidor deve estar vinculado ao seu departamento no SIF;
Ⅴ - O departamento deve estar vinculado a sua respectiva unidade orçamentária.
Ⅵ - Ter o tipo de frequência selecionada como BIOMÉTRICO;
Sincronização Por matrícula ("relógios antigos" com sincronização por PIS)
No caso de ponto biométrico, o servidor deve ter:
Ⅰ - A matrícula cadastrada corretamente no e-Estado e no ponto eletrônico;
Ⅱ - Departamento cadastrado no e-Estado;
Ⅲ - Departamento cadastrado nas estações do SIF;
Ⅳ - Servidor deve estar vinculado ao seu departamento no SIF;
Ⅴ - O departamento deve estar vinculado a sua respectiva unidade orçamentária.
Ⅵ - Ter o tipo de frequência selecionada como BIOMÉTRICO;
Obs: O formato da Matrícula deve ser 999300123450
Registros pelo Portal do Servidor
Sendo o ponto digital, o servidor deve ter:
Ⅰ - O CPF cadastrado no e-Estado;
Ⅱ - Possuir acesso ao Portal do Servidor;
Ⅲ - Departamento cadastrado no e-Estado;
Ⅳ - Servidor deve estar vinculado ao seu departamento no SIF;
Ⅴ - Ter o tipo de frequência selecionada como DIGITAL;
Ⅵ - O departamento deve estar vinculado a sua respectiva unidade orçamentária;
OUTROS REQUISITOS DE SINCRONIZAÇÃO
Servidores com perdas de digitais temporárias ou definitivas
A seguir está evidenciado a instrução para o cadastro de senha:
► Desabilitar a verificação da digital;
► Adicionar a referência (CPF ou Matrícula);
► Cadastrar senha com seis dígitos (campo indicado pela seta na imagem abaixo);
► Salvar as informações inseridas.
Servidores com duplo vínculo (2 MATRÍCULAS NA MESMA UNIDADE E NO MESMO DEPARTAMENTO)
Para esse item, comunicamos que existe a opção de registro de ponto digital, dessa forma, o servidor pode escolher a matrícula que deseja registrar o ponto.
Existe ainda, a opção de 1 matrícula registar pelo Portal do Servidor e a Segunda matrícula registrar o Ponto pelo relógio biométrico.
Atualização Cadastral
No caso de Atualização Cadastral, recomendamos que os RHs setoriais aceitem a atualização enviada pelo servidor no fim do mês somente após a homologação da frequência e a emissão do BAF, pois caso haja atualização do PIS, não resultará na perda das frequências relacionadas ao PIS antigo.
Servidor que realiza trabalho em unidade diferente da de Origem
Nesse caso, sugerimos que cadastre o servidor na unidade, departamento e relógio de ponto do órgão em que o mesmo prestará seus serviços, considerando que registrará o ponto biométrico.
FERIADOS
Todo início de ano, com a publicação dos feriados anuais do estado de Rondônia, a SEGEP é responsável por realizar a criação desse calendário no sistema e-Estado, com o intuito de que reflita nas folhas de frequências dos servidores e outros serviços do Estado.
Se os departamentos do organograma estiverem com os municípios, ou seja, endereços cadastrados corretamente, o feriado refletirá automaticamente. Caso não, os endereços deverão ser cadastrados corretamente nos departamentos do organograma do estado para refletir na folha de frequência. Essa ação é realizada pelo RH setorial por intermédio do e-Estado, seguindo o seguinte fluxo:
ORGANOGRAMA > DEPARTAMENTOS (tela lateral esquerda)
Após o processo acima, o usuário seguirá as seguintes instruções:
(1) selecionar a unidade, (2) selecionar o departamento, (3) clicar em buscar, (4) selecionar o departamento, (5) clicar em "alterar" ou "editar", (6) selecionar a opção "endereço", (7) mudar o endereço, (8) clicar em "salvar".
Ao cadastrar e salvar o endereço, os feriados cadastrados no sistema irão refletir na frequência do servidor lotado na sua devida unidade de atuação.
Por fim, se as frequências estiverem homologadas, faz-se necessário remover a homologação para que o feriado apareça na folha de frequência do servidor. Após isso, a homologação pode ser realizada novamente.
O Cadastro no sistema do PONTO
Sendo Por PIS ("relógios antigos")
No campo de cadastro do PIS, para o ponto eletrônico é obrigatório doze dígitos, no entanto, o PIS contêm onze dígitos. Sendo assim, recomenda-se a inserção de um zero a esquerda para que o relógio valide o número do PIS.
No campo do PIS existe um validador por cor, caso digite doze alterará a cor para verde, caso não possua a quantidade correta, ou seja, menos que doze, o campo ficará em vermelho. Como é possível ver na imagem abaixo:
Sendo Por CPF ("relógios antigos")
Para a sincronização por CPF nos relógio “antigos” segue os seguintes passos:
No campo de cadastro do PIS, adicione 9 + o número do CPF.
No campo do PIS existe um validador por cor, caso digite doze alterará a cor para verde, caso não possua a quantidade correta, ou seja, menos que doze, o campo ficará em vermelho.
Sendo Por CPF ("relógios Novos")
No campo de cadastro do PIS, deverá escrito CPF e para o ponto eletrônico é obrigatório onze dígitos.
No campo do PIS existe um validador por cor, caso digite onze alterará a cor para verde, caso não possua a quantidade correta, ou seja, menos que onze, o campo ficará em vermelho. Como é possível ver na imagem abaixo:
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Manuais do SIF:
TÉCNICO: https://wiki.setic.ro.gov.br/pt-br/home/spaces/code/migration/sif/sif/manual/tecnico
RH E GERENTE: https://wiki.setic.ro.gov.br/home/base_conhecimento/manuais/sistemas/chefes_sif