¶ Tipo de processo
O primeiro campo a ser preenchido quando se inicia um processo o Tipo de Processo. Com o seu correto preenchimento, quem recebe o processo pode rapidamente saber sobre o que o processo se trata. Além disso, é mais fácil achar o processo na busca avançada e é possível a emissão de relatórios de acompanhamento por cada tipo de processo.
As orientações são as seguintes:
- Encontrar o tipo correto de Processo. Em regra, os processos de RH iniciam com a palavra Pessoal. Se o assunto que você procura não aparece na primeira tela, clique no botão
para que o sistema carregue os demais tipos; - Não abrir processos de RH com tipo “Comunicação: Interna” ou “Comunicação: Externa”. Como o próprio nome já diz, esses tipos de processo servem apenas para comunicação. Escolha o tipo de processo correto.
- Se algum processo chegar na sua unidade com o Tipo preenchido incorretamente, você pode alterá-lo clicando no botão
.
¶ Especificação
Após a abertura do processo, o sistema redireciona para a seguinte tela, na qual são preenchidas suas demais informações:
O primeiro campo é a ESPECIFICAÇÃO.
Nele, você pode digitar alguma informação relevante que possa ajudar o servidor que vai visualizar o processo. O texto que você colocar aqui vai aparecer quando o servidor passar o mouse sobre o número, conforme exemplo a seguir:
As orientações são as seguintes:
- Preencha esse campo de maneira sucinta, de uma maneira que quem for analisar o processo possa, rapidamente, entender mais sobre ele.
¶ Interessados
O preenchimento dos interessados é de especial importância. Se corretamente preenchido, esse campo possibilita que os processos vinculados a determinado servidor sejam facilmente encontrados na busca avançada.
As orientações são as seguintes:
- Se o processo for referente a até 5 (cinco) servidores, relacione todos eles como interessados;
- Para relacioná-los como interessados, digite o CPF do servidor e espere o nome carregar. Não digite o nome, visto que podem haver homônimos (pessoas com o mesmo nome) que podem ser inseridos erroneamente como interessados.
- Se o processo tratar de assuntos de mais de 5 servidores, não é necessário relacionar cada um. Nesses casos, por se tratar de algo geral, recomenda-se que a unidade mantenha esse processo em Acompanhamento Especial, para que possa controlá-lo melhor. Para inserir um processo em Acompanhamento Especial, basta clicar no botão
. - Se um processo chegar no seu setor sem interessado, você pode inseri-los clicando no botão .
¶ Observações
Nesse campo, o setor pode colocar mais informações sobre o processo. Essas informações aparecerão quando o processo for tramitado para outros setores, portanto são uma boa maneira de explicar melhor algum ponto específico.
As orientações são as seguintes:
- Descreva brevemente as informações que possam ajudar quem for analisar o processo;
- Para inserir uma nova observação, clique no botão .
¶ Nível de acesso
O nível de acesso determina quem pode acessar o processo. Em regra, os processos de RH, por conterem dados pessoais, tais como Matrícula e CPF, devem ser classificados como restritos, com a hipótese Informação Pessoal. Desse modo, somente os servidores com acesso aos setores no qual o processo tramitou conseguirão visualizá-lo.
As orientações são as seguintes:
⦁ Coloque o processo como “Restrito”, na hipótese “Informação Pessoal”;
⦁ Se um processo chegar na sua unidade com Nível de Acesso “Público”, você pode alterá-lo para restrito clicando no botão.
¶ Concessão de acesso externo
Caso o interessado não tenha acesso ao SEI (como no caso de ex-servidores ou seus representantes), o processo deve ser disponibilizado para ele da mesma forma. Para isso, deve se usar o botão 
.
As orientações são as seguintes:
- O interessado deve se cadastrar no site sei.ro.gov.br, preenchendo os dados de CPF, RG e seu órgão expedidor, telefones fixos e celular, endereço, e-mail e senha.
- Depois disso, deve enviar, para o e-mail cadastrosei@setic.ro.gov.br, cópias de documentos pessoais (CPF, RG e comprovante de residência).
- Após o envio dos documentos pessoais e aprovação, o usuário externo conseguirá acessar os processos aos quais tem acesso.
¶ Conclusão do processo
Em regra, o processo deve ser concluído no setor em que foi aberto. Desse modo, a pessoa que abriu o processo estará ciente que o processo foi finalizado.
As orientações gerais são as seguintes:
- Não concluir o processo na sua unidade. Despache-o para a unidade de origem, para que quem iniciou o processo tenha ciência de sua conclusão;
- No despacho para a unidade de origem, deixe claro que o processo já foi resolvido, e inclua a informação “após a ciência
da unidade de origem, conclua-se o processo 
”. Desse modo, a unidade de origem terá a certeza que o processo já se exauriu.