¶ Objetivo e Legislação
O Termo de Referência (TR), é o documento técnico que detalha a necessidade de compra da Administração Pública e serve como base para a elaboração do edital de licitação (instrumento convocatório) ou para a contratação direta.
Segundo os termos do Art. 6º, inciso XXIII, da Lei Federal nº 14.133/2021 que versa sobre Licitações e Contratos Administrativos, e o Decreto Estadual nº 28.874 de 25 de janeiro de 2024 que regulamenta as contratações públicas no âmbito do Estado de Rondônia, o TR deve descrever de forma clara o objeto a ser contratado, incluindo justificativas, requisitos técnicos, estimativas de custo, critérios de aceitação e execução, entre outros pontos necessários para garantir uma contratação eficiente, segura e compatível com o interesse público.
¶ Como Fazer
O Termo de Referência deverá ser elaborado pelo setor ou área responsável pelos processos de aquisição de bens e serviços da entidade ou órgão demandante, ou seja, o setor de compras.
A área técnica responsável pela aquisição do bem ou serviço deverá auxiliar o setor de compras em relação as especificações do bem ou serviço a ser contratado, e a assinatura do gestor da área técnica deve constar no TR, juntamente à assinatura do Diretor Técnico do órgão ou entidade demandante.
A formalização do TR deverá ser feita no Sistema SEI! e, após sua elaboração, deverá ser enviado para o órgão superior responsável pelas aquisições do estado.
No sistema SEI existe o modelo de documento padrão para Termo de Referência (TR), sendo necessário apenas selecioná-lo ao criar um novo documento, conforme imagem abaixo:
Termo de Referência
¶ Campos para a Elaboração do Termo de Referência
Segundo o Art. 42 do Decreto Estadual nº 28.874/2024, que regulamenta as contratações públicas no âmbito do Estado de Rondônia, o TR conta com uma lista de parâmetros e elementos descritivos que devem ser incluídos na sua elaboração, no que couber. Desses itens, alguns serão incluídos apenas em casos de utilização de contratação utilizando o Sistema de Registro de Preços, o que será devidamente informado abaixo.
Abaixo será enumerado os itens que compõe o documento de Termo de Referência presente no Sistema SEI! para utilização pela Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic). Também serão informados os incisos do Art. 42 que correspondem aos campos do documento.
¶ 1) DA IDENTIFICAÇÃO:
Identificar a unidade orçamentária (órgão ou entidade) demandante do processo de aquisição de bem ou serviço. Este item não consta explícito no DE nº 28.874/2024, porém é obrigatório por questões de facilidade de identificação da origem do TR.
¶ 2) DA INTRODUÇÃO E BASE LEGAL:
Informar a modalidade de licitação escolhida e a legislação de referência que será observada no processo de aquisições.
Conforme inciso XIII do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 3) DA JUSTIFICATIVA PARA DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE LICITATÓRIA
Justificar a escolha de dispensa ou inexigibilidade de licitação, informando o dispositivo legal no qual o caso específico se enquadra, e explicitando:
3.1 Da Situação de Dispensa (nos casos de dispensa)
3.2 Da Escolha do Fornecedor ou Prestador de Serviços
3.3 Da Justificativa de Preço
3.4 Dos Requisitos de Habilitação
Conforme incisos I, II, III, IV e V do Art. 47 do Decreto Estadual nº 28.874/2024
Campo obrigatório somente em casos de dispensa ou inexigibilidade, em outros casos não será utilizado.
¶ 4) DA JUSTIFICATIVA PARA ESCOLHA DO SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS
Justificar a escolha do Sistema de Registro de Preços, informando o dispositivo legal no qual o caso específico se enquadra.
Conforme inciso I, caput 1º, do Art. 42.
Campo obrigatório nos casos de utilização de Sistema de Registro de Preços, em outros casos não será utilizado.
¶ 5) DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
Informar os órgão ou entidade gerenciador (quem conduz e administra), detetor (quem tem a titularidade) e participantes da ata; bem como informações de prazo de vigência, possibilidade de prorrogação e previsão (justificada) da possibilidade de adesão por órgãos e entidades não participantes, com as condições dessa adesão, exceto quando corresponderem àquelas previstas em instrumentos padronizados a serem utilizados na licitação, hipótese em que deverão ser descritas apenas as condições relativas ao caso concreto.
5.1 Dos Órgãos ou Entidades Gerenciadores da Ata
5.1.1 Obrigações
5.2 Dos Órgãos ou Entidades Detentores da Ata
5.2.1 Obrigações
5.3 Dos Órgãos ou Entidades Participantes da Ata
5.4 Da Vigência e Prorrogação
5.5 Da Possibilidade de Adesão
5.5.1 Condições
Conforme incisos II, III, IV, VI, VI e VII, caput 1º, do Art. 42.
Campo obrigatório nos casos de utilização de Sistema de Registro de Preços, em outros casos não será utilizado.
¶ 6) DO OBEJETO:
Definir o bem ou serviço a ser adquirido, incluindo os quantitativos e as unidades de medida; bem como a classificação do bem ou serviço, de modo a embasar a modalidade de licitação escolhida.
Conforme inciso I do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 7) DO MODELO DE EXECUÇÃO:
Definir como o contrato deverá produzir os resultados esperados desde o início até o seu encerramento, incluindo:
7.1 Dos Resultados Pretendidos
7.2 Do Prazo
7.3 Do Local de Entrega
7.4 Das Condições de Recebimento e da Forma de Entrega
7.4.1 Provisória
7.4.2 Definitiva
Conforme inciso VII do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 8) DAS ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS:
Descrever a solução como um todo, considerando todo o seu ciclo de vida, seus requisitos e suas especificações técnicas.
Para os processos de contratação de serviços que envolvam Solução de TIC, também deverá ser informado, dentre outros que se fizerem necessários, os seguintes parâmetros e elementos descritivos:
- Glossário de termos específicos de TIC;
- Justificativa da métrica utilizada;
- Arquitetura tecnológica;
- Nível mínimo de serviço - NMS;
- Transferência de conhecimento;
- Documentação da Solução;
- Medição de demandas; e
- Considerações sobre contagem de pontos de função.
Conforme inciso VI e XXVIII do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 9) DA GARANTIA:
Indicar a especificação da garantia do produto a ser exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso.
Conforme inciso VIII do Art. 42.
¶ 10) DA JUSTIFICATIVA PARA CONTRATAÇÃO:
Fundamentar a necessidade da contratação para a Administração Pública, o quantitativo a ser contratado e, se for o caso, do tipo de solução escolhida, que poderá consistir na referência ao ETP correspondente, quando este for realizado e divulgado previamente.
Informar também o valor máximo estimado unitário e global da contratação, acompanhado de anexo contendo memórias de cálculo e documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, salvo se adotado orçamento em caráter sigiloso (caso que deverá ser devidamente justificado no TR).
Neste item também deverá ser descrita a fundamentação para a indicação de marca, caso seja necessário e esteja dentro do que a legislação permite (vide manual de contratações).
10.1 Do Interesse Público na Despesa
10.2 Das Quantidades
10.3 Da Justificativa para a Indicação de Marca
10.4 Dos Valores
10.4.1 Da Planilha de Composição de Custos e Formação de Preços (de acordo com a necessidade prevista ou não no ETP)
10.5 Da Adoção de Orçamento Sigiloso (se for o caso)
Conforme inciso II, IX e X e XXX do Art. 42.
Campo obrigatório, com exceção do item 7.4.1 (referente ao inciso XXX).
¶ 11) DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA:
Classificação orçamentária da despesa, exceto em casos de processo para formação de registro de preços, onde deverá ser incluído apenas o código do elemento de despesa correspondente.
Conforme inciso XI do Art. 42.
¶ 12) DA JUSTIFICATIVA DO PARCELAMENTO OU NÃO:
Justificar o parcelamento ou não da contratação, sendo possível referenciar o ETP, e devendo considerar:
- A viabilidade da divisão do objeto em lotes;
- O aproveitamento das peculiaridades do mercado local, com vistas à economicidade, sempre que possível, desde que atendidos os parâmetros de qualidade; e
- O dever de buscar a ampliação da competição e de evitar a concentração de mercado.
Conforme inciso IV do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 13) DO PAGAMENTO:
Descrever os critérios e prazos de medição e de pagamento.
Conforme inciso XXV do Art. 42.
¶ 14) DA SUBCONTRATAÇÃO, CESSÃO E/OU TRANSFERÊNCIA:
Informar sobre a permissão ou justificativa para a vedação de subcontratação, cessão e/ou transferência na contratação pretendida.
Conforme inciso XXIII do Art. 42.
¶ 15) DA PARTICIPAÇÃO DE EMPRESAS REUNIDAS SOB A FORMA DE CONSÓRCIO:
Justificar a adoção ou não, nas hipóteses previstas pela Lei Complementar Federal nº 123/2006, de reserva de cota ou a exclusividade da licitação para os beneficiários da norma.
Conforme inciso XII do Art. 42.
¶ 16) DOS REQUISITOS PARA CONTRATAÇÃO:
Informar:
- Os requisitos de comprovação da qualificação técnica e econômico-financeira, devidamente justificados quanto aos percentuais de aferição adotados, quando for o caso;
- Previsão de haver vistoria técnica prévia, quando for o caso;
- Requisitos da contratação, limitados aos necessários e indispensáveis para o atendimento da necessidade pública, com especificação de procedimentos para transação contratual, quando for o caso.
Conforme incisos XVI e XIX do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 17) DAS OBRIGAÇÕES:
Informar sobre as obrigações da contratada e da contratante, exceto quando corresponderem àquelas previstas em instrumentos padronizados a serem utilizados na licitação, hipótese em que deverão ser descritas apenas as obrigações específicas relativas ao objeto pretendido.
17.1 Da Contratante
17.2 Da Contratada
Conforme incisos XX e XXI do Art. 42.
Campo obrigatório.
¶ 18) DA PROPOSTA:
Informar:
18.1 Do Prazo de Validade da Proposta
18.2 Das Condições da Proposta
18.3 Da Exigência de Amostra, Exame de Conformidade ou Prova de Conceito
18.4 Dos Critérios de Julgamento das Propostas (quando se tratar de licitação de melhor técnica ou de técnica e preço)
Conforme incisos XIV e XV do Art. 42.
¶ 19) DAS SANÇÕES:
Prever as sanções administrativas, exceto quando corresponderem àquelas previstas em instrumentos padronizados a serem utilizados na licitação, hipótese em que deverão ser descritas apenas as penalidades específicas relativas ao objeto pretendido, bem como os percentuais de multa a serem preenchidos nos referidos documentos padronizados.
Conforme incisos XXVI do Art. 42.
¶ 20) DO CONTRATO:
Informar:
20.1 Do Prazo do Contrato e Assinatura
20.2 Da Prorrogação do Contrato - se for o caso
20.3 Da Garantia Contratual - quando exigida
20.4 Do Acompanhamento, Gestão e Fiscalização (descrever como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade no caso concreto, exceto quando corresponder àquele previsto em instrumentos padronizados a serem utilizados na licitação, hipótese em que deverão ser descritas apenas as condições específicas da gestão do objeto pretendido).
Conforme incisos XVII, XVIII, XXII, XXIV do Art. 42.
A informação de prazo para assinatura do contrato (inciso XVIII) é obrigatória.
¶ 21) DA PROPRIEDADE, SIGILO E SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES:
Informar sobre direitos autorais, propriedade intelectual, sigilo e segurança dos dados, se for o caso.
Conforme inciso XXVII do Art. 42.
¶ 22) DOS RISCOS, IMPACTOS E MEDIDAS MITIGADORAS
No caso de processo de contratação em que for realizada análise de riscos (incluindo riscos ambientais) o TR deve contemplar, quando aplicável, as medidas de tratamento necessárias para mitigação, conforme regulamento próprio.
Conforme caput 2º do Art. 42, e conforme Art. 6º do Decreto Estadual nº 21.264/2006.
Ao finalizar o Termo de Referência, o processo deverá ser encaminhado para a mesa SEI SETIC-GAB para conhecimento e deliberação por parte do Sr. Diretor Executivo.