¶ Objetivo e Legislação
O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, e tem como principais objetivos padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação. A principal função do DOD é indicar a necessidade inicial da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio. Ele se trata de um documento preliminar formalizado no momento em que se decide inicializar os trâmites processuais da aquisição.
¶ Preenchimento e Campos que Compõem o DOD
Para exemplificar como dever ser o preenchimento do DOD vamos nos utilizar da metodologia 5w2h respondendo às perguntas: O que será feito? Por que será feito? Onde será feito? Quando será feito? Por quem será feito? Como será feito? Quanto vai custar?
O que será feito? O preenchimento do DOD é o primeiro passo em um processo de aquisição, sendo assim, com sua formalização estaremos ativamente iniciando um processo de aquisição ou contratação de bens/serviços;
Por que será feito? Segundo o Art. 18, caput da Lei 14.133 de 01 de abril de 2021, “a fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação”. Dessa forma o objetivo do DOD é fortalecer o processo de planejamento, transparência e promoção da economicidade no contexto das aquisições governamentais.
Onde será feito? A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!
Como será feito? A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!, sendo utilizado o documento padrão “Documento de Oficialização de Demandas”, a utilização do documento padrão visa facilitar o preenchimento visto já vir com os campos necessários a serem preenchidos;
No sistema SEI existe o modelo de documento padrão para Documento de Oficialização de Demanda (DOD), sendo necessário apenas selecioná-lo ao criar um novo documento, conforme imagem abaixo
¶ Campos Obrigatórios do DOD
a) Identificação da Unidade Demandante: Dados referentes a coordenação e gerência/núcleo que estão demandando a contratação objeto do processo, caso o coordenador não seja o elaborador do DOD é necessário que seja dado ciência no conteúdo do documento ou que seja assinado de forma conjunta, visto ser crucial ao processo de aquisições a ciência dos responsáveis por cada área/coordenação.
b) Identificação do Servidor responsável pelo acompanhamento da demanda: Visando garantir o bom prosseguimento do processo é necessário destacar um servidor que fará o acompanhamento da demanda, o objetivo dessa indicação é que o servidor tenha conhecimento técnico do objeto que será adquirido/contratado, podendo assim responder possíveis dúvidas que surjam no decorrer do processo.
c) Identificação da Demanda: descrição do objeto que será adquirido ou contratado de forma sucinta, mas que permita a identificação clara do que deverá ser adquirido, na identificação da demanda é imprescindível informar:
- nome do item (bem ou serviço);
- descrição;
- marca e modelo de referência, quando houver;
- quantidade prevista.
Importante salientar que a identificação do objeto nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.
d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC: como dito anteriormente, o processo de aquisição deve partir de um planejamento e ter comprometimento com os objetivos e necessidades do negócio, sendo assim, nesse campo deve ser elencado se a aquisição está diretamente ligada a alguma batalha ou eixo de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS, disponível clicando aqui ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC.
e) Motivação/Justificativa: Motivação para aquisição/contratação do bem ou serviço levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio. Importante salientar que a identificação da motivação nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.
f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação: resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição.
Ao finalizar o documento de oficialização de demanda o processo deverá ser encaminhado para a mesa SEI SETIC-DETICGAB para conhecimento e deliberação por parte do sr. Diretor Executivo