Descrição |
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| Data de elaboração | 07/07/2020 | ||||||
| Responsável pelo estudo | Time Amazonas | ||||||
| Equipe do estudo | Amazonas | ||||||
| Alvo | Gestão de Bens de Consumo | ||||||
| Origem | O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização. | ||||||
| Objetivo | O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas o cadastro de bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema. | ||||||
| Documentação correlata |
0024.206177/2020-00 0024.291588/2020-84 |
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| Observações | Cliente: Priscila Contadora da PGE | ||||||
| Versão | -/- | ||||||
¶ Introdução
O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema de gestão de bens de consumo no Estado de Rondônia. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento do sistema, e/ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.
O objetivo do cliente é o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de bens de consumo, que compreende não apenas o cadastro de bens, mas sim, a realização de toda atividade no sistema, fazendo com que os relatórios, acompanhamentos, e valores dos produtos de entrada e saída do estoque estejam sempre atualizadas, assim as informações necessárias, nasceria dentro do próprio sistema.
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:
- Entrevistas com técnico: Foi realizada entrevista aberta com o stakeholder do projeto;
- Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos, informações qualitativas do sistema eletrônico de informações e as leis que regem a Instituição.
Em entrevista feito em home office com o stakeholder do projeto Priscila - Contadora/PGE, e demais convidados como SEJUCEL, IDEP defende a importância do projeto visto que portaria nº 542/GAB/SEFIN referente a bens de consumo, exigem a preparação de sistemas e outros com obrigatoriedade dos registros contábeis de implantação e acompanhamento dos bens, tendo o cronograma até ao final de ano de 2020, conforme link: Diário Oficial - Secretaria de Estados de Finanças, atualmente esse atividade é executada manualmente por elas.
¶ Análise de Problemas
Neste tópico foram aplicadas algumas ferramentas para detecção dos problemas informados pelo cliente como: A voz do cliente, matriz de problemas e captação de informações via Sistema Eletrônico de Informações.
¶ Voz do Cliente - VOC
A ferramenta visa descrever as necessidades dos clientes e como enxergam seus produtos e serviços, deste modo foi aplicado com as Instituições entrevistadas, SEDUC, PGE, SEJUCEL e IDEP, a onde explanaram suas dores no processo de bens de consumo.
¶ Matriz de problemas
A ferramenta visa complementar a partir das informações levantadas pelo "VOC" e também de reuniões realizadas com a SUPEL e SUPER(SEFIN) onde são descritos os pontos críticos de cada problema levantado pelo cliente e definidas possíveis soluções para a tomada de uma decisão.
Problemas |
Descrição do Problemas |
Soluções |
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Falta de Segurança na informações lançadas na planilha Excel |
Falta de confiabilidade nas informações lançadas no controle de estoque. |
1. Desenvolver o minimo produto viável |
Falta de controle dos bens de consumo |
Por o controle ser feito por planilha no Excel, e dados lançados não serem confiáveis, não conseguem mensurar o desperdício de material |
1. Desenvolver o minimo produto viável |
Não existe definições de papéis |
Não existe a definição de funções conforme retratado pela Instituição, torna-o fluxo de trabalho desordenado |
1. Mapear fluxo e identificar funções |
Não existe controle de desperdício de material |
Atualmente não existe um controle dos materiais que são desperdiçados ou que passam mais de 2 anos em estoque paralisado, gerando custo para organização. |
1. Mapear fluxo e criar indicadores |
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- Não existe instrução normativa a nível de estado - A de baixa imediato no Siafen pelo almoxarifado - Não existe padrão contábil: tem instituições que utilizam contabilização fixa e outras ponderada |
Envolver os atores principais para formulação de diretriz do processo de bens de consumo. |
1. Criar um escopo de plano de ação onde envolverá a participação do time 300 |
¶ Coleta dos problemas referente aos sistemas pelos clientes
Sistemas Gerenciamento de Estoque - SGE
Com linguagem PHP e Banco sql server.
Os problemas detectados:
- Não gera guia de saída dos produtos, com isso, quando é entregue o material, não registra o responsável que o item;
- Falta de segurança nas informações lançadas, a entrada dos produtos no almoxarifado não batem com a saída dos produtos.
- Os valores no estoque não correspondem;
- Não soma item por item, somente calcula a média mais não faz a soma dos valores de item por item;
- Não separa produtos por programas de Estado, os produtos lançados no sistema compõe-se de modo geral para o almoxarifado, não possui grupos para incluir os produtos, como os programas de educação estadual e federal,visto que existe produtos destinados especialmente para estes programas.
- Tecnologia obsoleta
- Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócio
Antigo E- Estado
Com linguagem PHP e Banco PostgreSQL
Os problemas detectados:
- Tecnologia obsoleta
- Código sem padrão de baixa qualidade que inviabilizaria a manutenibilidade
- Custoso para atualiza-lo do que criar outro para atender as novas regras de negócio
¶ Levantamento dos dados qualitativos
Nesta etapa coletamos dados do Sistema Eletrônico de Informações, através do processo 0030.1851032/2020-35 encaminhado pela Sefin à todas as secretarias. A onde está sendo verificado o mecanismo de controle de bens de consumo pelas mesmas, até o momento 22 Instituições responderam ao questionamento. Estas informações confirmam os problemas levantados pelos clientes entrevistados pelo time de negócios.
As perguntas realizadas foram:
A pergunta buscou retirar da Instituição a seguinte informação: Se atualmente possui um formato de trabalho onde é possível extrair informações a serem analisadas de entrada e saída do processo bens de consumo. Sendo 98% das secretarias disseram que "Sim", os outros 1% disseram que"Não" e 1% "não responderam".
A pergunta visou levantar se as Instituições atualmente possuem sistemas para controle do processos de bens de consumo, onde 60% responderam que utilizam "Excel", 20% responderam que utilizam o Sistema de Gerenciamento de Almoxarifado, 10% responderam que utilizam o Sistema ALXW de empresa terceirizada, 5% responderam que utilizam o Sistema Almoxarifado WEB e 5% responderam que utilizam o Sistema de Gestão Integrada.
Podemos observar com os dados coletados que grande partes das secretarias que responderam as perguntas, usam a ferramenta Excel para controlar as entradas e saídas de bens de consumo.
¶ Definição do Escopo
Neste tópico o time de negócios visa limitar o escopo do macroprocesso, identificando a necessidade do cliente, onde foi aplicada a ferramenta, SIPOC(Supplier, Input, Process, Outputs e Customer), onde é verificado os fatores que impactam diretamente a execução do trabalho.
¶ Identificação do Macroprocesso
A ferramenta visa definir o escopo do macroprocesso de bens de consumo, SIPOC, significa "Fornecedor-Entrada-Processo-Saída- Cliente", usada para verificar se as entradas do processo correspondem as saídas do processo, bem como se as saídas do processo correspondem às saídas dos processos anteriores. A metodologia pretende reduzir e restringir as variações do processo e seus respectivos resultados, com o objetivo de atender variações dentro do limite definido pelo cliente.
ALMOXARIFADO DAS SECRETARIAS (PGE) |
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S |
I |
P |
O |
C |
- Gerência Adm.Finanç(Comissão: Financeiro e Orçamentário) |
- Sistema Eletrônico de Informação: Termo de Referência - Contrato da Empresa Vencedora - Nota de Empenho |
Acompanhamento do Processo de Licitação do bens de consumo |
- Sistema Eletrônico de Informação: Contrato da Empresa Vencedora - Nota de Emprenho |
- Comissão de Recebimento (Almoxerifado) |
- Empresa Fornecedora de Material |
- Nota Fiscal, Nota de Empenho |
Recebimento de Bens de Consumo |
Sistema Estoque Fácil: Especificação do Objeto, Unidade, Preço, Quantidade, Nº da Nota Fiscal, Nº de Empenho, Tipo de Convênio, Data inicial da Nota Fiscal, Data de Lançamento |
- Comissão de Recebimento (Almoxerifado) |
- Setor Solicitante da Instituição |
- Sistema Eletrônico de Informação: Solicitação de Requisição de Bens de Consumo (Quantidade, Item, Descrição do Item) |
Pedido de Bens de Consumo |
Sistema Eletrônico de Informação: Lebaração de Requisição (Item por Item) o que estiver em estoque. Sistema Estoque Fácil: Lançamento de Saída OBS: Baia no SIAFEN quando sai do estoque, grande parte final do mês. |
- Almoxerifado / Setor Solicitante da Instituição |
- Almoxerifado |
- Planilha: com Bens de Consumo (com valor geral), retirado do SIAFEN edos Sistema Estoque Fácil (Mensal) Entrada e Saída de Bens. |
Controle Contábil |
- Relatório de Conformidade Contábil(Mensal e Anual) - Planilha: Plano de constas (Balanço Patrimonial) Instrução Normativa Nº 13/2004 (Anexo: TC 13), Encaminhado Sistema de Gestão de Auditoria Pública. |
- Super(SEFIN) - TCE/RO |
SUPER (SEFIN) |
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|---|---|---|---|---|
S |
I |
P |
O |
C |
- Setor de Contabilidade (Instituições) |
- Relatório de Conformidade Contábil - Decreto de Encerramento do Exercício |
Prestação de Contas |
- Relatório do Consolidade - Direta e Indireta das Contas Públicas |
- TCE/RO - SIGAP - Secretaria dos Souro Nacional - SINCONV |
Conforme levantado pelo time de negócios a aplicação da ferramenta, visou definir o macroprocesso, compreendendo o inicio e ao final do processo. Assim auxiliando na decisão quanto a solicitação do cliente.
¶ Conclusão
Entende-se a necessidade do cliente em buscar um solução através de um desenvolvimento de software para controle contábil porém, o desenvolvimento de um sistema para o monitoramento de bens de consumo ao cliente solicitante a Procuradoria de Geral do Estado, não agrega valor ao processo, através de entrevistas realizadas pelo time de negócios foi identificado que o verdadeiro dono do processo é a Secretaria de Estado de Finanças, cabe a ela apontar as diretrizes desse projeto. E conforme os dados qualitativos relatados, mais Instituições decorrem do mesmo problema do cliente solicitante, contudo somente a automatização do processo bens de consumo, não garante a efetiva resolução dos problemas do cliente e os benefícios apresentado pelo mesmo.
Sugestão:
1. Criar o minimo produto viável para o cliente solicitante para resolução imediato do seu problema;
2. Realizar tratativas com a SEFIN referente ao projeto;
3. Sistematizar bens de consumo em todo estado:
- Criar uma comissão de bens de consumo do Estado
- Envolver todos os atores;
- Definir padrão processo e ritos;
- Revisar catalogo de material feito pela Supel