| Data de elaboração | 16/07/2021 |
| Responsável pelo estudo | -/- |
| Equipe do estudo | Dark Souls |
| Alvo | -/- |
| Origem | -/- |
| Objetivo | -/- |
| Documentação correlata | -/- |
| Observações | Cliente: Delner Freire e Maico Moreira |
| Versão | 1.0 |
¶ Glossário de Termos
SETIC - Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
*COGE - Coordenadoria de Gestão Estratégica
CGER - Comitê de Gestão do Escritório Remoto
LGPD - Lei de proteção de Dados
SEPAT - Superintendência Estadual de Patrimônio e Regularização Fundiária
ACP - Ação Civil Pública
CODE - Coordenadoria de Desenvolvimento de Software
CAGD - Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados
INPI - Instituto Nacional da Propriedade Industrial
¶ CGER - Comitê de Gestão do Escritório Remoto
A fim de atender ao compliance do Home Office, foi instituído através da Portaria nº 40 (0010699834) o comitê "Responsáveis por planejar, gerir, acompanhar e avaliar a implantação do regime de trabalho remoto", composto pelos seguintes servidores da SETIC:
MATRÍCULA |
NOME |
CARGO |
|---|---|---|
300164179 |
ANA PAULA DA SILVA RODRIGUES |
Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental |
300148594 |
FERNANDA MATIAS CAVALCANTE BRUNO |
Técnica em Políticas Públicas e Gestão Governamental |
300148414 |
FREDERICO NAKAHARA SILVA |
Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental |
300148614 |
HENRIQUE DOUGLAS DE ARAUJO FREIRE COSTA |
Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental |
300155718 |
PEDRO ALEXANDRE DE SÁ BARBOSA |
Gestor da Central de Formação e Gestão do Conhecimento |
Ao longo do ano de 2020 o Comitê orientou os servidores e seus chefes imediatos, quanto à elaboração de plano de trabalho, relatório e dúvidas sobre o processo de home office. Após o envio do processo ao Comitê, este fez a análise de verificação de conformidade.
Deste modo, durante a análise, caso fosse detectada alguma não conformidade, o Comitê despachava ao servidor solicitando a correção da mesma, caso contrário, elaborava-se uma nota, a fim de certificar a conformidade do processo, tudo objetivando alcançar a regularidade do procedimento como um todo.
Destaca-se que, durante esse período, foram produzidos pelo Comitê 32 Despachos, 175 Notas e 1 Relatório, conforme imagem abaixo:
Fernanda Matias e Henrique Douglas disseram que: "Atualmente, devido a demandas prioritárias, não estamos tendo o devido controle do HO, conforme havíamos planejado. O ideal seria reuniões semanais para tratar desses assuntos, porém, neste ano de 2021 fizemos apenas 1 (uma) reunião para analisar os processos", ocasionando 37 processos na mesa, aguardando análise e nota do comitê.
Apesar do comitê ser composto por 5 pessoas, apenas 2 estão ativos com essas demandas (Henrique e Fernanda).
¶ Servidores no regime de Home Office
Atualmente a SETIC possui 153 servidores, destes 28 estão em home office , de acordo com o DECRETO N. 21.971, DE 22 DE MAIO DE 2017, Art. 24.O limite máximo de servidores em Escritório Remoto é fixado em 30% (trinta por cento) por Órgão, dessa forma a SETIC está de acordo com o decreto.
SERVIDOR |
SETOR |
MOTIVO |
|---|---|---|
Alef Carvalho da Silva |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Cleber Juliano de Souza Macedo |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Diego Barros de Oliveira |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Diego Gonçalves de Almeida |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Denise Jeane da Silva |
CODE |
DECRETO 26.134 |
Claudio Antonio Rodriguês Leal |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Julien Martins Czelusniak Suzuki |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Emanuel Rufino Alcantara de Lima |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Moises Santos Rodrigues |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Rafael Passos dos Santos |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Alan da Silva Souza |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Raissa Sousa Stodulski |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Isis Maria de Oliveira Veloso Barroso |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Ana Paula da Silva Rodrigues |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Giseli Vieira Caires |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Adriano Bonazoni Sol Sol de Oliveira |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Isabella Carvalho Teixeira da Fonseca |
INFRA |
-/- |
Sara Grécia Nogueira |
INFRA |
-/- |
Eduardo Falkemback Zimmer |
INFRA |
-/- |
Marcos Aurelio Fontes da Silva Junior |
INFOVIA |
DECRETO 21.971 |
Glauce Salazar da Silva |
CAF |
DECRETO 21.971 |
Raaby Liandry de Souza Teixeira |
CODE |
DECRETO 21.971 |
João Cícero Romão Gomes de Oliveira |
CODE |
DECRETO 21.971 |
André Henrique Cortez |
CODE |
DECRETO 21.971 |
João Batista Da Silva Junior |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Lucas Gabriel de Lima Gonçalves |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Michel Farias Ferreira |
CODE |
DECRETO 21.971 |
Lucas da Silva Andrade |
CODE |
DECRETO 21.971 |
CODE |
18 |
COGE |
5 |
INFRA |
3 |
INFOVIA |
1 |
CAF |
1 |
TOTAL |
28 |
É importante destacar quais os deveres do Comitê de Gestão do Escritório Remoto - CGER. Desta forma, conforme o artigo 27, do Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017:
Art. 27 - São deveres do Comitê de Gestão do Escritório Remoto - CGER:
I - analisar os resultados apresentados pelas Unidades participantes em avaliações com periodicidade máxima semestral, e propor os aperfeiçoamentos necessários;
II - apresentar relatórios anuais ao Titular da Unidade ou Órgão, com descrição dos resultados auferidos e dados sobre o cumprimento das metas estabelecidas;
III - analisar e deliberar, fundamentadamente, sobre dúvidas e casos omissos;
De acordo com o Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017, "Art. 30. São deveres das chefias imediatas das Unidades participantes do Escritório Remoto:
I - elaborar o Plano de Trabalho do servidor em regime de Escritório Remoto;
II - acompanhar o trabalho e a adaptação dos servidores;
III - aferir e monitorar o cumprimento das metas estabelecidas;
IV - encaminhar relatório ao CGER, a cada 6 (seis) meses, apontando as dificuldades verificadas e quaisquer outras situações detectadas que possam auxiliar no desenvolvimento do Escritório Remoto, bem como os resultados alcançados, inclusive no que concerne ao incremento da produtividade;
V - informar o CGER sempre que um servidor for incluído ou excluído no regime de Escritório Remoto; e VI - informar o Setor de Pessoal da Unidade sempre que um servidor for incluído ou excluído no regime de Escritório Remoto para fins de cessação ou concessão de auxílio-transporte."
Segundo a PO de DEV Euriane Nogueira, durante o home office os servidores são obrigados a fazer 20% a mais do que no trabalho presencial. Durante a sprint planejada o PO do time acompanha toda a capacidade e desempenho do time. Após o final da sprint é realizado o relatório de sprint, seguindo os critérios estabelecidos nos art. 23 e 31 do referido decreto 21971.
Art. 20. As metas de desempenho dos servidores no regime de Escritório Remoto serão, no mínimo, 20% (vinte por cento) superiores aquelas previstas para os servidores que executem as mesmas atividades nas dependências do Poder Executivo.
O compliance se apresenta, portanto, como uma importante ferramenta estratégica hábil a prevenir e mitigar os riscos relacionados ao modelo home office, garantindo, assim, o sucesso do resultado operacional, financeiro e reputacional da organização.
Por fim, de acordo com os decretos 21.971 e 26.134 o Home Office está em compliance no que diz respeito ao aspecto formal do processo, contudo não foi possível verificar o aspecto material, ou seja, se os servidores estão realmente cumprindo a jornada de trabalho de acordo com o estabelecido no plano de trabalho, pois conforme o Decreto nº. 21.971, de 22/05/2017, "Art. 30. São deveres da chefia imediata, conforme supracitado.
¶ Parecer referente aos Processos de Home Office
Com o intuito de analisar se os processos de Home Office estão ocorrendo de acordo com o DECRETO N. 21.971, DE 22 DE MAIO DE 2017, foi realizado uma revisão nos processos finalizados no ano de 2020 pelo Comitê de Gestão do Escritório Remoto - CGER.
Tendo como base o decreto que ampara o Home Office, a comissão designada realizou a análise de 183 processos no decorrer do ano de 2020, destes, o time de negócios selecionou por amostragem 10 (5,46%) processos para revisão da conformidade da legislação, sendo 4 processos do Time Dark Souls, 3 do Time Caveiras e 3 do Time Blackops.
Analisando o dashboard acima, das 10 amostragens revisadas, 3 (30%) não atingiram a pontuação acrescidas de no mínimo 20% nas entregas, conforme critérios estabelecidos no art. 20 do referido decreto 21.971:
Art. 20. As metas de desempenho dos servidores no regime de Escritório Remoto serão, no mínimo, 20% (vinte por cento) superiores aquelas previstas para os servidores que executem as mesmas atividades nas dependências do Poder Executivo.
Time Dark Souls: Dos 4 (quatros) processos revisados, verificou-se que o time teve 1 (uma) sprint cancelada antes do time-boxed, devido a dificuldade em agendar reuniões com o cliente "SEGEP", verificou-se ainda que o time produz 22 pontos por sprint e entregou mais do que os acréscimos de 20% nos demais processos revisados.
Time Caveira: Dos 3 (três) processos revisados, verificou-se que o time produz 40 pontos por sprint e entregou mais do que os acréscimos de 20%.
Time Blackops: Dos 3 (três) processos revisados, verificou-se que o time produz 90 pontos por sprint, em 2 (dois) processos o time não conseguiu entregar o acréscimo de 20%. Todavia, o time justificou a NÃO entrega da pontuação estabelecida durante a sprint e o Comitê analisou e deferiu tal justificativa. (0011575707), (0013715865).
Foi conferido nos processos revisados possuem em seu plano de trabalho a descrição das atividades a serem desempenhadas, as metas a serem alcançadas e o prazo que o servidor estará sujeito ao regime de Home Office, além dos relatórios por Sprint e assinaturas do chefe imediato e da autoridade competente, estando as amostras em conformidade.
Por fim, considerando que no decorrer do ano de 2020 o governador estabeleceu no DECRETO N° 25.853, DE 2 DE MARÇO DE 2021 - Institui o Sistema de Distanciamento Social..., reitera a declaração de estado de calamidade pública em todo o território estadual e revoga o Decreto n° 25.782, de 30 de janeiro de 2021, considerando ainda a impossibilidade de aplicação do art. 31 do Decreto n° 21.971, conclui-se que o Home Office está de acordo com a legislação.
¶ Monitoramento do Home Office
Com o intuito de verificar como as coordenadorias da SETIC estão monitorando o Home Office dos servidores, tendo como base o DECRETO N. 21.971, DE 22 DE MAIO DE 2017, foi realizado um levantamento junto às coordenações CODE, COGE e INFRA, a fim de mensurar a forma de monitoramento e produção dos times.
Segundo Euriane Nogueira (responsável pelo Home Office da CODE), o monitoramento é feito com base nas sprints planejadas e consequentemente nas entregas realizadas pelo time, considerando ainda o acréscimo de 20%, conforme rege o art 20, do decreto supracitado.
De acordo com Henrique Douglas (responsável pelo Home Office da COGE), para definir a produção do time em Home Office, foi utilizado como indicador a média de pontos de 5 sprints presenciais acrescidas dos 20%. Para acompanhamento da produtividade do time, o Product Owner, realiza reuniões rápidas (Scrum Daily) para verificar o desenvolvimento das atividades e saber se o time está com impedimentos nas demandas propostas.
Após a finalização da sprint, é gerado o relatório referente ao plano de trabalho planejado para aquele período e a produção das atividades realizadas, caso o time não atinja a pontuação definida, deverá justificar no documento os fatores que impossibilitaram a não conclusão da sprint. Posteriormente o documento é assinado pelo chefe imediato e despachado para o Comitê de Home Office.
Gabriel Carrijo ( responsável pelo Home Office da INFRA), informou que atualmente apenas 3 servidores estão em Home Office, e estes, exercem a função de atendimento conforme demandas solicitadas, não impactando na produtividade das entregas. Para acompanhamento das tarefas e atividades de rotina, ou novas demandas que não possuam uma categoria pré determinada nos sistema de atendimento, além de registrar as atividades inerentes ao home Office, foi construída uma nova categoria no GLPI contendo esses tipos de solicitações. Nesse espaço são registradas Reuniões, Atividades novas, Rotinas trazidas em decorrência do trabalho remoto e Relatórios que antes eram acompanhados presencialmente. Todos os trabalhos produzidos em home Office, ficam registrados na Ferramenta Doki Wiki e pode ser verificado nos dasboards que foram customizados com a metodologia de inteligência de negócios, onde os dados são atualizados em tempo real, conforme abaixo:
No decurso do diagnóstico, o time identificou que as funções de monitoramento do Home Office foram delegadas informalmente para os PO's (CODE e COGE), sendo tal função, responsabilidade da chefia imediata, dessa forma entende-se que estão contrariando o que estabelece o art 30 do referido Decreto.
É importante frisar sobre o princípio da Segregação de Função, que consiste na separação de funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações, evitando o acúmulo de funções por parte de um mesmo servidor.
¶ LGPD - Lei de proteção de Dados - Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018
A fim de atender ao compliance da LGPD foi designada uma Comissão Tática Operacional (CTO), responsável por desenvolver o plano de ações necessárias para que o órgão entre em conformidade com as exigências da LGPD, devendo seguir uma ordem de prioridade.
As ações elencadas abaixo são as necessárias para alcançarmos o nível de maturidade "Em Aprimoramento" (penúltimo nível dentre os cinco existentes), baseando-se na ferramenta de diagnóstico da Secretaria de Governo Digital (SGD), do Ministério da Economia, Governo Federal, até o final deste ano (2021):
¶ Meta de Conformidade até Dezembro de 2021
Por fim, conclui-se que atualmente a LGDP da SETIC está com 32 % em compliance com a Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, com a meta de chegar em 76% em Dezembro do corrente ano, conforme o plano de ação.
Segundo Tiago Aguiar: “ Não temos uma previsão para está em 100% com a compliance, pois é necessário, equipamentos, softwares e etc, além de realizar o planejamento com o comitê (CTO)”.
¶ Gestão de Patrimônio
Com o objetivo de saber se a Gestão de Patrimônio está em compliance com DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019, que regulamenta a gestão patrimonial, foi realizada uma reunião com a Gestora do Patrimônio Fernanda Matias, com o intuito de coletar informações relacionadas as conformidades.
No momento, a gestora de patrimônio está aguardando o novo Regimento Interno da SETIC para dar procedimento à distribuição das cargas de acordo com o setor responsável( processo 0024.156863/2021-03). Como forma paliativa, foi realizada a transferência dos bens no sistema E-estado, a fim de manter o controle dos bens patrimoniais. Após a finalização e publicação do regimento interno, os bens serão transferidos para os responsáveis, conforme o novo fluxo do organograma do regimento interno, de acordo com o abaixo descrito:
Art. 6º. São responsáveis pela gestão dos bens móveis:
IV – o Chefe de Setor: qualquer servidor investido dessa função, cuja atribuição será a responsabilidade pelos bens móveis do Setor, ao qual seja responsável;
Com o propósito de padronizar o processo de Gestão de Patrimônio/Almoxarifado, foi realizado pelo time de Análise de Negócios Dark Souls, procedimentos de mapeamento e redesenho dos processos de bens de consumo e bens permanentes quanto ao recebimento, incorporação, solicitação e entrega dos bens pelo Patrimônio da SETIC, os quais foram realizados levantamento das atividades e dos problemas de cada processo e ainda trabalhada otimizações, não somente na parte de fluxo dos processos, mas também relacionada a documentação e controle dos mesmos, onde os novos procedimentos já estão sendo utilizados.
Outro ponto levantado pela gestora, foi em relação aos trâmites relacionados ao setor da INFOVIA, que atualmente conta com mais de 300 clientes que estão em posses desses bens, porém não há nenhum documento que comprove a responsabilidade dessas posses. De acordo com a fala da Gestora, "já está sendo elaborado o termo de Cedência para os clientes, apenas aguardando a assinatura do Superintendente e posterior incorporação dos bens pela SEPAT."
Em relação ao processo de desfazimento de bens, a Gestão de Patrimônio está aguardando um chamamento público, que está sob a responsabilidade da Superintendência de Patrimônio e Regularização Fundiária - SEPAT, logo, é necessário aguardar o chamamento para dar a destinação, ou realizar um chamamento no âmbito da SETIC. Quanto ao condicionamento do desfazimento à realização de chamamento público (quando a destinação for estranha à Administração Pública), a Procuradoria Geral do Estado - PGE já se manifestou em dois momentos, conforme Informação nº 12/2020/PGE-PCC (0011246569) e Parecer nº 165/2020/PGE-PCC (0011591251).
De acordo com a gestora de patrimônio, os bens não localizados já estão em processo de sindicância (processo 0024.206080/2020-99) e aguardando a nomeação da comissão responsável:
Art. 54. Os bens móveis não localizados no dia da verificação física, sem justificativa do seu responsável, ou com justificativa não aceita pela comissão de inventário, serão considerados extraviados e, nessa condição, serão tomadas as providências necessárias.
1º. Após a verificação de bens não localizados pela Comissão inventariante, a responsabilidade pela localização do referido bem será da Unidade Gestora, Unidade Administrativa e Setor ao qual o bem pertence e solidariamente através do servidor responsável pelo mesmo.
2º. Ao término do inventário, não localizados os bens extraviados, a Comissão inventariante incluirá no relatório de inventário da Unidade Gestora os dados dos bens desaparecidos e as respectivas informações acerca da última localização e do responsável por eles, encaminhando-o ao titular da Unidade Gestora para instauração de processo administrativo, a fim de apurar as responsabilidades.
Diante disso, a Gestão de Patrimônio está caminhando para adequar sua rotina com a DECRETO N. 24.041, DE 8 DE JULHO DE 2019, visto que, o patrimônio deve controlar todo o ciclo de vida dos bens.
¶ ACP - Ação Civil Pública
A fim de atender ao compliance da ACP levando em consideração os fatos da Ação Civil Pública n° 0014538-77.2012.8.22.0001 (em andamento), proposta pelo Ministério Público em razão da notícia de que muitos servidores públicos haviam sido nomeados para o exercício de cargos em comissão, sem observância das regras previstas no artigo 37, V, da Constituição Federal.
Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte:
V - as funções de confiança, exercidas exclusivamente por servidores ocupantes de cargo efetivo, e os cargos em comissão, a serem preenchidos por servidores de carreira nos casos, condições e percentuais mínimos previstos em lei, destinam-se apenas às atribuições de direção, chefia e assessoramento;
Cargos comissionados são cargos que a Constituição Federal denomina como sendo de livre nomeação e exoneração, consoante o disposto no art. 37, inciso II. São cargos públicos a que o Administrador tem o poder nomear livremente, desde que preenchidos determinados preceitos legais.
Segundo o Supremo Tribunal Federal, os cargos em comissão devem ser criados por Lei e se destinam a funções de chefia, direção e assessoramento. Ou seja, os cargos comissionados não podem exercer funções meramente burocráticas, técnicas ou operacionais, que são atribuições especificamente de servidores efetivos.
Diante ao exposto, foi realizado pelo time de Modernização Pública os 300 um estudo com o objetivo de ponderar as viabilidades da Superintendência para tais realizações. De forma que possa haver um prévio alinhamento entre necessidades e possibilidades de realização e subsidiar o Superintendente Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação e demais gestores na tomada de decisão frente ao cenário.
As referidas necessidades, objeto do estudo, deu-se na verificação de forma dividida por Coordenadorias que compõem a SETIC. Sendo elas as coordenadorias: Administrativa e Financeira, de Gestão e Estratégia, de Análise e Gestão de Dados, da Segurança da Informação, de Desenvolvimento de Software e de Infraestrutura e Serviços.
As informações foram obtidas com os respectivos gestores das coordenadorias, os quais fizeram a análise das necessidades destas frente ao cumprimento das demandas diárias. Ponderando competências desenvolvidas, fluxos de trabalho e equivalência dos números de servidores.
¶ Coordenação de Gestão e Estratégia
O gestor da Coordenação de Gestão e Estratégia apresenta, hoje, como necessidade as seguintes quantidades de Pessoal para a viabilização das atividades de competência desta Coordenadoria: 6 (seis) Técnicos em Políticas Públicas e Gestão Governamental (TPPGG) de escolaridade de nível médio; 2 (dois) Especialistas em Políticas Públicas e Gestão Governamental (EPPGG) e 1 (um) Analista de Sistemas.
¶ Coordenação de Análise e Gestão e Análise de dados
O gestor da Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados expressou que atualmente encontram dificuldades em dar vazão aos projetos devido o número reduzido da equipe e o significativo aumento de demandas. Com isso, a coordenação precisaria de mais 3 (três) servidores públicos - desses, 2 (dois) seriam para trabalhar com Banco de Dados e 1 (um), com Business Intelligence.
¶ Coordenadoria de Segurança da Informação
O Gestor da Coordenadoria de Segurança da Informação informou que hoje a Coordenadoria apresenta a necessidade da composição de mais 5 (cinco) Analistas de Infraestrutura e Tecnologia da Informação e Comunicação para agregar no desempenho das atividades diárias.
¶ Coordenadoria de Desenvolvimento de Software
O Gestor da Coordenadoria de Desenvolvimento de Software ressaltou que com a adequação à Ação Civil Pública a coordenadoria corre o risco de perder 14 (quatorze) dos servidores atuantes e considerando, ainda, a sua missão em desenvolver de forma ordenada e qualificada softwares para o Governo do Estado de Rondônia e a crescente demanda de serviços a fim de dar andamento aos projetos priorizados, manutenção aos projetos já criados e inovar tecnologicamente os pedidos que ainda não foram priorizados, a necessidade atual desta Coordenadoria consiste em 14 (quatorze) Analistas.
¶ Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços
O Gestor da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços informou que considerando a adequação à Ação Civil Pública possui o risco de perder 7 (sete) servidores que ocupam cargos em comissão, sendo 2 (dois) Analistas e 5 (cinco) Técnicos. E que em função às demandas reprimidas e a nova estruturação possui a necessidade de contratação de mais 5 (cinco) analistas. Sendo assim, a necessidade atual desta Coordenadoria consiste no total de 12 (doze) colaboradores, sendo 7 (sete) Analistas e 5 (cinco) Técnicos.
Ainda em 2020, diante a necessidade de adequar a programação orçamentaria da SETIC, com vista a contratação temporária de excepcional interesse público, de mais 20 (vinte) Analistas de Tecnologia da Informação e Comunicação - TI, para atuar na área de desenvolvimento de softwares com a utilização de metodologias Ágeis, auxiliados por servidores certificadamente especializados na aplicação de tais métodos, foi realizado um Processo Seletivo Simplificado SETIC/RO para tal contratações.
Por fim, no dia 24/06/2021 foi assinado o DECRETO N° 26.184, DE 24 DE JUNHO DE 2021 ed. suplementar 127.1 - Transforma e renomeia cargos da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC e revoga o Decreto n° 22.665, de 14 de março de 2018 com publicação no DIOF do dia 19/07/2021 dos servidores que foram exonerados e renomeados.
Diante ao exposto, conclui-se que a SETIC está em Compliance aos CDS não se enquadrando mais na ACP supracitada.
O Estudo Técnico completo referente à necessidade de recursos humanos por coordenadorias e modalidades de provimento de cargos conforme viabilidade legal está disponível no processo nº 0070.039624/2021-26.
¶ Novo Organograma - SETIC
A fim de atender ao compliance do Organograma, que corresponde aos novos cargos, regulando sua estrutura organizacional, suas finalidades, sua competência e suas atividades, foi elaborado pelo time de Modernização Pública os 300, o Regimento Interno da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC, que tem suas competências legais estabelecidas no artigo 114-A da Lei Complementar nº 965, de 20 de dezembro de 2017, acrescido pela Lei Complementar nº 1.062, de 4 de junho de 2020, que a instituiu.
Assim, para que o novo organograma entre em vigor, a servidora Barbara Rosas - Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental, ficou encarregada de revisar o regimento interno da nova estrutura organizacional para posterior apresentação para o Superintendente Delner Freire.
Abaixo está a estrutura organizacional que contempla todas as suas unidades orgânicas, de forma a facilitar a visualização do todo.
¶ Estrutura Organizacional
Art. 4º. A Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC, dirigida por seu(a) Superintendente, possui a seguinte estrutura orgânica:
I - Gabinete - GAB;
II - Assessorias diretamente ligadas ao Superintendente:
a) Controle Interno - CI;
b) Assessoria Jurídica - ASJUR;
c) Assessoria Especial - ASESP;
d) Assessoria de Comunicação - ASCOM.
III - Comitês e Comissões:
a) Comitê Consultivo da Carreira de Gestão Governamental - COMTCCGG;
b) Comitê de Gestão do Escritório Remoto - COMTGER;
c) Comitê de Gestão de Risco e Política de Segurança do Data Center - COMTGRPS;
d) Outros colegiados previstos em normas e regulamentos.
IV - Diretoria Técnica - DITEC;
V - Coordenadorias:
a) Coordenadoria Administrativa e Financeira - CAF;
1. Assessoria de Contabilidade - ASCON;
2. Gerência de Compras - GCOM;
3. Gerência de Almoxarifado e Patrimônio - GAP;
4. Gerência de Administração - GADM;
5. Gerência de Recursos Humanos - GRH.
b) Coordenadoria de Desenvolvimento de Software - CODE;
1. Gerência de desenvolvimento 1 - GD1;
2. Gerência de desenvolvimento 2 - GD2;
3. Gerência de desenvolvimento 3 - GD3;
4. Gerência de desenvolvimento 4 - GD4;
5. Gerência de desenvolvimento 5 - GD5;
6. Gerência de desenvolvimento 6 - GD6;
c) Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços - CINFRA;
7. Gerência de Data Center - GDC;
8. Gerência de Suporte e Conectividade - GSUP;
8.1. Núcleo de Suporte Nível I - NSUP1;
8.2. Núcleo de Suporte Nível II - NSUP2;
9. Gerência de VOIP - GVOIP;
10. Gerência de INFOVIA - GINFOVIA;
11. Gerência de Serviços - GSERV
d) Coordenadoria de Segurança da Informação - COSEGI;
1. Gerência de Operações – GOPS;
2. Gerência de Prevenção de Incidentes – GPREVI.
e) Coordenadoria de Análise e Gestão de Dados - CAGD;
1. Gerência de Banco de Dados - GBD;
2. Gerência de Inteligência de Dados - GID;
3. Gerência de Desenvolvimento Orientado a Dados - GDOD.
f) Coordenadoria de Gestão e Estratégia - COGE:
1. Assessoria de Planejamento Estratégico - ASPE;
2. Gerência de Gestão de Projetos - GPROJ;
3. Gerência de Gestão de Processos - GGP;
4. Gerência de Modernização Pública - GMP;
4.1 Núcleo de Análise de Negócios - NAN;
4.2 Núcleo de Otimização de Processos - NOP
Por fim, conclui-se que atualmente o novo organograma da SETIC está em fase de revisão, para verificar se o documento possui todas as informações necessárias sobre o regimento. De acordo com Barbara Rosas, “provavelmente na próxima semana já começaremos as revisões no regimento interno e apresentaremos para o Superintendente avaliar o documento”.
¶ Diagnóstico da ferramenta Documento Sistemas
BookStack (mais conhecida como documento.sistemas) é uma plataforma simples, auto-hospedada e fácil de usar para organizar e armazenar informações.
Recursos
1. Livre e de código aberto
2. Interface fácil e simples
3. Pesquisável e conectado
4. Configurável
5. Requisitos Simples
6. Recursos poderosos
7. Multilíngue
8. Editor de Markdown Opcional
9. Autenticação Integrada
O BookStack v21.05 foi lançado, trazendo novos recursos e aprimoramentos da interface do usuário, incluindo um sistema de favoritos e navegação mais fácil no livro.
Com o intuito de levantar informações relacionadas às funcionalidades da ferramenta BookStack (documentos.sistemas), foi realizado no dia 21/07/2021 um Kickoff com o responsável pela ferramenta na SETIC e PO do time BlackOps Hendrei de Souza Maia.
Hendrei informou que a ferramenta documentos.sistemas é Open Source, ou seja, é código aberto, podendo ser adaptada conforme a necessidade. Informou ainda que a ferramenta recebe atualizações periodicamente através da empresa desenvolvedora e que a ferramenta foi implementada de forma local na SETIC (todos os dados de armazenamento e backup são realizados e mantidos pela SETIC.
Com o objetivo de coletar mais informações sobre a ferramenta, enviamos algumas perguntas qualitativas, conforme abaixo descrito:
Há sustentabilidade (atualização, armazenamento, backup) da ferramenta Documentos.sistemas?
R: Sim, as ferramentas são atualizadas periodicamente pela desenvolvedora da ferramenta. Além disso, a ferramenta foi implementada de forma local na SETIC, ou seja, os dados de armazenamento e backup são realizados e mantidos pela SETIC.
Quais são as funcionalidades da ferramenta Documentos.sistemas?
R: Opensource, interface simples e intuitiva, conteúdo de fácil busca, é bastante configurável, leve/performático, gestão de acesso, funcionalidades de auditoria (quem criou o documento, última edição...), suporte a autenticação via LDAP/AD.
A ferramenta é paga ou gratuita?
R: A ferramenta é gratuita, disponível em versão Open Source com licenciamento MIT.
Há limitações no tamanho do documento a ser inserido na ferramenta?
R: Por padrão, o limite para tamanho de documentos é de 10MB, que é um tamanho bem razoável para documentos a serem inseridos. Porém, caso necessário, é possível configurar a ferramenta para suportar valores maiores.
Há algum tipo de limitação na ferramenta?
R: Atualmente duas limitações foram encontradas, que necessitam de um estudo para entender se é de fato uma limitação ou se existe alguma solução, que são: documentos muito extensos retorna erro quando é clicado no botão de salvar (verificar com time de negócios) e a questão do editor de texto padrão da ferramenta ser relativamente simples, não tendo opções como: customizar fonte adotada no texto e customizar número da fonte do texto.
É possível importar um documento para PDF/WORD?
R: Sim, atualmente é possível exportar documentos para os seguintes formatos: PDF, HTML e TXT.
No editor de texto da ferramenta não tem a opção de formatação do tamanho da fonte, é possível inserir?
R: Atualmente, não existe essa opção para aumentar o texto conforme desejado, como por exemplo, tamanho 12 de fonte ou algo assim. Porém, de acordo com o link: Github.com/BookStackApp/BookStack/issues/462, é possível realizar a formatação do tamanho da fonte através de código html. Assim, algo mais fácil e intuitivo é necessário um estudo mais profundo para verificar, como por exemplo, se é possível trocar o editor de texto padrão da ferramenta para um que contenha essa funcionalidade.
No editor de texto da ferramenta não tem muitas opções de tipo de fontes, é possível inserir?
R: Conforme a documentação oficial do produto: bookstackapp.com/docs/admin/visual-customisation Aparentemente é possível sim realizar a customização da fonte para o texto, onde a mesma é realizada através de inserção de código HTML. Porém, é necessário um estudo para verificar se, de fato, é possível ter esta funcionalidade ou se é possível utilizar algum outro editor de texto, que contenha tal funcionalidade.
Percebemos que qualquer pessoa (interno e externo) pode ter acesso às informações disponibilizadas na ferramenta, isso fere algum princípio da LGPD?
R: A ferramenta possui funcionalidade para controle do conteúdo que está disponível na ferramenta, onde, por exemplo, é possível restringir o acesso a um livro/documento/prateleira. Como o link abaixo, onde para acessar a página de Serviços DevOps, a pessoa DEVE estar logada, caso não esteja, uma tela de erro é retornada para a pessoa. servicos-devops
É possível que os documentos sejam restritos na ferramenta?
R: Sim, é possível.
Quais os tipos de reclamações mais freqüentes sobre a ferramenta?
R: Não ocorreu reclamações sobre a ferramenta, porém, foi sugerido, algumas vezes, se seria possível utilizar um editor de texto com mais funcionalidades para ser utilizado na ferramenta. Ou seja, algo além disso, não chegou para o time BlackOps.
Quando há necessidade de atualização ou inserção de uma nova funcionalidade quem faz essa inclusão?
R: É realizada automaticamente, conforme boas práticas seguidas pelo time BlackOps, de sempre manter ferramentas atualizadas. Além disso, inserção de novas funcionalidades é realizada pela criadora da ferramenta, ou seja, o time BlackOps não insere novas funcionalidades, só customiza ou habilita ou disponibiliza as mesmas.
Atualmente quais os setores na SETIC utilizam a ferramenta documentos sistemas?
R: CODE, CAGD e COGE.
Caso haja outra ferramenta com funcionalidades mais atualizadas, seria possível migrar as informações para essa outra ferramenta? Se sim, qual seria o grau de dificuldade? Se não, por quê?
R: Sim, seria possível. Existe vários caminhos para isso, porém, seria necessário testar para saber. Portanto, é inviável e muito complexo estimar o grau de dificuldade para isso, visto que ferramentas podem operar de formas diferentes ou ter problemas de compatibilidade com os arquivos gerados no Documentos. Porém, no pior caminho possível, seria possível exportar todos os documentos escritos no "Documentos" para PDF e inserir/anexar esses documentos em uma eventual nova ferramenta. Por fim, conclui-se que a ferramenta BookStack, disponível em: documentos.sistemas.ro.gov.br, é uma ferramenta própria para gestão do conhecimento e atualmente atende perfeitamente as necessidades da SETIC, além de não trazer custos a secretaria. Link da ferramenta BookStack: bookstackapp.com
¶ Diagnóstico da ferramenta WIKI
Com o intuito de levantar informações relacionadas a funcionalidade da ferramenta WIKI, foram coletadas informações com os servidores Gener Feitosa- Analista de Redes de Computadores e Ives Batista- Analista de Sistema.
De acordo com Gener Feitosa, a Gêrencia de Infraestrutura no ano de 2019, necessitava de uma ferramenta versátil e simples de usar, para gerenciar seus nichos de serviços. Como alternativa, foi escolhida a DokuWiki é um software wiki de código aberto e não requer um banco de dados.
As principais funcionalidades disponibilizadas pela WIKI são:
Recursos básicos
Sintaxe simples
Incorporação de sintaxe HTML
Revisões de página ilimitadas
Mudanças recentes
Suporte de diff colorido lado a lado
Upload e incorporação de imagens e outras mídias
Links Interwiki personalizáveis
Opcional Camel Case apoio
O conteúdo pode ser categorizado em namespaces, facilmente navegável por meio de um índice automático
Configuração simples
Alta usabilidade
A edição de seção permite a edição de pequenas partes de uma página
A barra de ferramentas e as teclas de acesso facilitam a edição para iniciantes e profissionais
Fácil navegação por breadcrumbs
Geração automática de índice
Bloqueio para evitar conflitos de edição
Salvar automaticamente para evitar perda de conteúdo durante a edição
Controle de acesso e medidas anti-spam
Suporte simples para páginas somente leitura
Listas de controle de acesso estendidas
Lista negra de spam
Indexação Atrasada
Ofuscação de endereço de e-mail e suporte rel = nofollow
Internacional
Suporte para mais de 50 idiomas
Completa UTF-8 suporte
Suporte de romanização para URLs mais agradáveis
Vinculação plural automática opcional para wikis em inglês
Rápido
Pesquisa rápida de texto completo baseada em índice
Pagecaching para renderização mais rápida
Interface aprimorada com Ajax
Extensível
Layout personalizável por meio de modelos (mais de 100 já disponíveis)
Os recursos podem ser estendidos por meio de plug- ins (mais de 1200 já disponíveis)
Grande apoio da comunidade se você precisar de ajuda
Integração Fácil
Nenhum banco de dados necessário, ele usa arquivos de texto simples
Distribuição de mudanças recentes como feeds RSS ou ATOM
Back-ends de autenticação para integração com LDAP, MySQL, Postgres e outros
Open Source e código-fonte bem documentado
Além dessas funcionalidades supracitadas, foram incorporadas na ferramenta a Inteligência de Negócios para acompanhamento da alta gerência das métricas de atendimento, precificação de serviços, acompanhamentos de processos, documentação assim como pesquisa de satisfação. Com isso, as atividades realizadas são visualizadas e monitoradas em tempo real, aumentando a qualidade do atendimento dos serviços disponibilizados e auxiliam nas tomadas de decisões.
Por fim, conclui-se que a ferramenta WIKI é uma plataforma própria da gestão da informação, atendendo perfeitamente as necessidades da Gerência de Infraestrutura, onde centraliza, padroniza e compartilha a documentação técnica e gerencial de forma colaborativa. A implementação da ferramenta não acarretou custos com aquisição de licenças ou software, visto que é baseada em software livre podendo ser alterada de acordo com necessidade da instituição tendo seu código aberto. Foi implementado em container no datacenter da SETIC onde o mesmo consome apenas o espaço do programa base e arquivos de configuração.
Link da ferramenta WIKI: dokuwiki.org/dokuwiki
¶ Sistemas da SETIC que possuem Registro de Propriedade Intelectual
Com o intuito de levantar informações relacionada a quais sistemas (software) da SETIC possuem registro de propriedade intelectual, foi realizada uma conversa com o coordenador de gestão estratégica David Lucas, onde o mesmo informou que atualmente na SETIC, nenhum sistema possui registro de propriedade intelectual. Segundo David: " não foi realizado esse registro anteriormente por falta de tempo e pessoas para executarem essas ações e também não eram prioridade. Todavia, atualmente, a servidora Monique Martins está com a incumbência de realizar as ações necessárias para que a SETIC inicie os trâmites de registros de propriedade intelectual dos sistemas SOLAR e VISAON.
Com base no relatório extraído no pipefy - Portfólio de Produtos (CODE), atualmente a SETIC possui mais de 100 sistemas sem registro de propriedade intelectual.
fonte: app.pipefy.com/databases/jEFjpK8h
¶ Registro de Sistema no INPI
Com o intuito de saber quais são os esforços para se registrar um sistema no INPI, foi realizado alguns benchmarkings a fim de entender melhor sobre o registro de software no INPI, quais são os benefícios desse registro e quais são os riscos de não se registrar um sistema.
Programa de computador, ou software, é um conjunto organizado de instruções escritas em linguagem de programação (código-fonte) para que seja realizada uma ou mais tarefas. Tais instruções são convertidas em uma linguagem que um equipamento seja capaz de executar (código-executável ou código-objeto).
O programa de computador no Brasil é protegido por direito autoral e há uma lei específica que regula a proteção e a comercialização do software. Trata-se da Lei n. 9.609, mais conhecida como a Lei do Software.
A proteção aos direitos autorais independe de registro, contudo o registro do programa de computador garante uma maior segurança jurídica a seu titular.
Ainda, é possível que um software seja patenteado, se constituir uma invenção ou um modelo de utilidade e preenchidos os requisitos de novidade, atividade inventiva e aplicação industrial. O programa de computador em si não é patenteável, ou seja, o código fonte não pode ser patenteado, porém, se estiver atrelado a um hardware e, no conjunto (software + hardware), cumpram os requisitos determinados por lei, é possível obter a patente.
Ainda que software seja protegido por direito autoral e, portanto, independa de registro, o Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) permite o registro de programas de computador, por meio do sistema eletrônico e-Software do Instituto.
Por meio do registro, os direitos do titular são assegurados internacionalmente, a partir de um processo totalmente online e com decisão automatizada.
Segundo o INPI, o Registro de um software custa atualmente R$ 185 reais e é feito de forma eletrônica através do site do Instituto.
O registro garante maior segurança jurídica ao seu detentor, caso haja alguma disputa judicial e seja necessário comprovar a titularidade do programa.
Por meio deste artigo, apresentamos algumas vantagens e desvantagens do registro de software e o modo de requerê-lo perante o INPI.
¶ Quais são os benefícios?
1. Prova da autoria/titularidade do software, em caso de demanda judicial;
2. Segurança jurídica ao negócio;
3. Maior proteção contra concorrência desleal, cópias ilegais e pirataria;
4. Vantagens em due diligence e transações jurídicas de M&A/possibilidade de vender com segurança o seu software, procedendo à transferência de direitos patrimoniais;
5. O registro de programa de computador é válido por 50 anos a partir da sua criação ou de 1º de janeiro do ano subsequente à sua publicação.
¶ Quais são as desvantagens?
No caso de desenvolvimento de novas versões do software original, o interessado deverá requerer um novo pedido de registro. Em outras palavras, o registro protege o código do programa de computador e não a função por ele desempenhada.
Assim, a cada nova atualização, como é gerado um novo código, deverá ser realizado um novo registro para garantir a proteção sobre o software atualizado. Dependendo do número de atualizações, isso pode tornar o processo caro e até mesmo inviável.
Apesar do baixo custo de registro de software, se comparado a outros serviços do INPI, a necessidade de registrar continuamente as atualizações do mesmo software pode ser custoso e não valer a pena em todas as situações.
Dessa forma, o registro pode ser mais interessante para o caso de um software estratégico da empresa.
¶ Como funciona o procedimento de registro de software no INPI?
1º passo: documentação
Antes de solicitar o registro, o requerente deve realizar a criptografia do texto ou do arquivo do que contenha o código-fonte do programa de computador, utilizando um algoritmo apropriado para transformar tal código em um resumo digital hash. Esse resumo deverá ser inserido no formulário eletrônico de depósito. Também será necessário incluir a Declaração de Veracidade (DV), que será criada no sistema da Guia de Recolhimento da União (GRU).
OBS.: O resumo hash poderá incluir outros ativos de direito autoral, como música, telas, vídeos, animações, personagens e outros ativos que integram, junto com o software, a obra criada. Isso é muito comum no caso de games, por exemplo.
Recomenda-se o uso de algoritmo SHA-512 ou algoritmo mais recente para a obtenção do resumo digital hash.
2º passo: emissão da guia
Para solicitar o registro, é necessário emitir a Guia de Recolhimento da União (GRU) de código 730. O pagamento da guia deve ser feito antes de dar entrada no pedido e o seu número deve ser guardado.
Os valores das taxas do INPI para os serviços relativos a programas de computador podem ser encontrados www.gov.br/inpi/pt-br/servicos/tabelas-de-retribuicao/tabela-programa-de-computador
No momento da emissão da GRU, o requerente deverá também fazer o download da Declaração de Veracidade (DV) e assiná-la digitalmente, para incluí-la no pedido.
Como deve ser feita a assinatura da DV?
Se o titular for uma pessoa física, deverá assinar a DV com o e-CPF; se pessoa jurídica, com o e-CNPJ ou NF-e, no padrão ICP-Brasil. Caso o pedido seja feito por meio de procurador, este deverá assinar a DV e anexar a procuração no ato do preenchimento do formulário eletrônico.
¶ Atenção
A Declaração de Veracidade deverá ser baixada, assinada e novamente anexada; não deverá ser gerado um novo PDF, pois na DV consta a assinatura digital do INPI que é validada no processo de envio por meio do formulário eletrônico. Portanto, o documento nunca deverá ser copiado para a montagem de um novo arquivo.
3º passo: emissão da guia
Após o pagamento da GRU, o requerente poderá realizar o pedido, acessando o e-Software e preenchendo o formulário online. Neste momento, o requerente deverá inserir o resumo hash e a Declaração de Veracidade assinada digitalmente.
Para mais detalhes sobre o preenchimento do formulário online, consulte o Manual do Usuário e o passo a passo, ambos do INPI, para o depósito eletrônico de programa de computador.
4º passo: acompanhamento
Após verificado o pagamento, o tempo médio para o registro ser publicado é de até 10 dias contados da data do pedido. O certificado será disponibilizado para download no portal do INPI em média de 7 dias úteis da decisão.
O requerente poderá acompanhar o andamento do processo (i) consultando a Revista da Propriedade Industrial (RPI), publicada às terças-feiras, ou (ii) acessando o sistema de busca do INPI em busca.inpi.gov.br/pePI.
Link do INPI para registro www.gov.br/inpi/pt-br.
Para mais informações, consulte o Manual do Usuário e o passo a passo do registro de software em Arquivos programa de computador / ApresentaoeSoftware.
¶ Qual a legislação aplicável?
1. Lei n. 9.609/1998 – Lei de Software;
2. Decreto n. 2.556/1998 – institui o INPI como órgão oficial para a realização de registro de programa de computador;
3. Instrução Normativa n. 074/2017 – procedimentos relativos ao registro de programa de computador;
4. Resolução n. 200/2017 – Tabela de Retribuição.
Por fim, tendo como base a Lei de Software n. 9.609/1998 art. 2 inciso: "§ 3º A proteção aos direitos de que trata esta Lei independe de registro" e considerando ainda o diálogo com a PO Euriane Nogueira, que informou que "constantemente os sistemas estão sendo atualizados", conclui-se que não é vantajoso realizar o registro no INPI, visto que a cada atualização no código fonte do sistema, deverá realizar um novo registro no INPI.
¶ Notas
[1] BRASIL. Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998.
Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências.
Art. 7º, XII. Disponível em: planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9610
[2] BRASIL. Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998.
Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências.
Art. 18. Disponível em: planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9610
[3] BRASIL. Lei nº 9.279, de 14 de maio de 1996. Art. 10, V. Disponível em: planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9279
¶ Fonte
planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9609
Programa de computador / ApresentaoeSoftware
¶ Parecer referente as ferramentas Documentos.sistemas e WIKI
Com o intuito de identificar quais ferramentas de gestão do conhecimento, BookStack (documentos.sistemas) e WIKI, atualmente utilizadas na SETIC, melhor atenderia a necessidade da secretaria, foi realizada algumas reuniões com os servidores Hendrei de Souza Maia Product Owner do time BlackOps (CODE), Gener Feitosa- Gerência de Serviços e Ives Batista- Analista de Infraestrutura de TI, a fim de coletar informações norteadoras para elaboração deste de parecer.
Em reunião realizada no dia 27/07/2021, com Gêner e Hendrei, representantes respectivamente dos produtos: Doku Wiki e do Bookstack (Documentos.sistemas), de acordo com Hendrei, Product Owner responsável pela ferramenta BookStack, a ferramenta é apenas de gestão de conhecimento, com interface simples e fácil. A simplicidade tem sido a principal prioridade ao construir o BookStack. O editor de página tem uma interface WYSIWYG simples e todo o conteúdo é dividido em três grupos simples do mundo real: livros, capítulos e páginas.
Já o Gener e Ives responsáveis pela WIKI, diz que a ferramenta é apropriada para gestão da informação, não tem uma interface muito amigável e não é fácil para inserir documentações. Com o intuito de agilizar os processos de documentações, quando há necessidade de inserir algum documento, o interessado abre um chamado para criação da estrutura do documento no WIKI ou envia o material para um técnico inserir o documento conforme desejado. Gener diz ainda, que a ferramenta WIKI foi customizada para gestão de negócios e serviços, com integração à plataforma de inteligência de negócios, automatizada para o GLPI e INFOVIA que faz com que os dados estejam disponíveis em tempo real.
Foi realizado uma pesquisa de satisfação referente as ferramentas supracitadas, onde foi utilizada a metodologia NPS- Net Promoter Score, para mensurar o grau de satisfação dos servidores com as ferramentas utilizadas, conforme abaixo:
O cálculo NPS
O resultado é obtido ao calcular o NPS, subtraindo a porcentagem de detratores, da porcentagem de promotores.
Respostas de 0 a 6 - Detratores, são aqueles que estão insatisfeitos, que não tiveram uma boa experiência com os serviços/bens.
Respostas de 7 a 8 - Neutros, são aqueles que o utilizam os serviços/bens, porém não são muito entusiasmados.
Respostas de 9 a 10 - Promotores, são aqueles que estão satisfeitos com os serviços/bens utilizados.
De acordo com as notas do Net Promoter Score é possível classificar as empresas em 4 Zonas de Classificação, que em termos gerais exemplificam o quão bem a empresa está em relação a satisfação dos clientes. As zonas são:
1. Zona de Excelência – NPS entre 76 e 100
2. Zona de Qualidade – NPS entre 51 e 75
3. Zona de Aperfeiçoamento – NPS entre 1 e 50
4. Zona Crítica – NPS entre -100 e 0
Em relação a ferramenta Wiki, dentre os 6 usuários respondentes, a maioria são promotores, ou seja, estão satisfeitos com a ferramenta, se enquadrando na zona de qualidade. Outro ponto relevante, esta relacionado com a qualidade e desempenho da ferramenta, que alcançou a zona de excelência, que é a ideal, demonstrando que os servidores tiveram uma percepção altamente positiva na utilização da ferramenta. Salienta-se que os respondentes são servidores da equipe técnica responsáveis pela customização e inserção de documentos na ferramenta.
Quanto a ferramenta Documento.sistemas, foi enviada a pesquisa de satisfação para COGE/CODE/CAGD, onde obtivemos 18 respostas. A pesquisa demonstrou que a maioria dos servidores são neutros, ou seja, são imparciais, se inserindo na zona de aperfeiçoamento. Um dado expressivo da pesquisa, foi em relação a satisfação da organização de forma ordenada e formatação de texto da ferramenta, que obteve um NPS de -0,2 e -22,3 respectivamente, se enquadrando na zona crítica, ou seja, estão insatisfeitos com o editor de texto e com a estrutura das informações da ferramenta.
Por fim, conclui-se que o Doku Wiki tem muitas funcionalidades e suporte a plugins, porém, a ferramenta é pouco intuitiva, sendo extremamente complexo realizar o trabalho que a CODE/COGE/CAGD realiza no Documentos. Assim, foi visto que uma possível padronização iria prejudicar alguma das Coordenadorias, sendo o melhor caminho, por enquanto, a continuação da utilização das duas ferramentas o Doku Wiki e do Bookstack.
Foi informado pelo Gener, que a Coordenadoria de Infraestrutura está interessada em buscar um possível substituto para o Doku Wiki, assim, recomendamos que a CODE/COGE/CAGD designe um representante para se tornar parte interessada nessa possível nova ferramenta, representando os interesses de ambas coordenadorias.