| Versão | Atualizado em: 15/03/2024 |
¶ Perfil do Gestor
É o servidor devidamente designado através de portaria, assinada pelo titular da pasta com permissão para cadastrar os serviços da sua Instituição.
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Requisitos Perfil Gestor
- Servidor Público;
- Portaria de designação do perfil gestor;
- Estar devidamente cadastrado com dados de cargo e lotação no sistema E-estado (Para confirmar se seus dados estão cadastrados corretamente, procure o seu RH).
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Atribuição do Perfil Gestor
- Realizar o gerenciamento da carta de serviço de sua Instituição voltado ao público alvo;
- Cadastrar os serviços prestados por sua instituição ao cidadão;
- Editar as informações pertinentes ao serviço;
- Atualizar as informações pertinentes aos serviços cadastrados;
- Solicitar o perfil atendente para os colaboradores dos departamentos vinculados ao seu órgão.
¶ Perfil Atendente
É o servidor, estagiário ou atendente terceirizado designado que atenderá os serviços de sua lotação ou departamento.
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Requisitos Perfil Atendente
- Possuir dados cadastrais no sistema E-estado atualizado.
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Atribuição do Perfil Atendente
- Avaliar as solicitação de serviço;
- Realizar o atendimento dos serviços de acordo com sua lotação;
- Realizar a gestão das avaliações realizadas pelos usuários ao final do serviço.
¶ Acessar o Sistema
Acesse o sistema Alpha através do link: Alpha Sistemas
O login e senha será a mesma utilizada para acessar o Sauron/Sei. Os sistemas credencidos no nome do servidor ficam em https://meuacesso.sistemas.ro.gov.br/
Para iniciar o cadastro dos serviços, pressione o botão "Serviço", aqui você terá acesso as informações de Gestor:
¶ Cadastrar Serviço para o Cidadão
Nesta tela, você deverá selecionar no menu Painel, a opção "Carta de Serviços", localizado na parte superior do lado esquerdo da sua tela, conforme destacado abaixo.
Observação: Os campos com “*” são obrigatórios e deverão ser preenchidos.
Nesta tela, você deverá clicar no botão “+ Novo Serviço”, para realizar o cadastro de serviços oferecidos pela Instituição, no portal você deve escolher conforme destacado abaixo:
Nesta tela, você deverá selecionar a opção “Para o Cidadão”, conforme destacado abaixo.
Nesta tela, preencha os dados básicos do serviço. No campo "Nome do serviço", insira a descrição do serviço que você deseja cadastrar, em letras maiusculas:
Exemplo: SOLICITAÇÃO DE ACESSO AO PALÁCIO RIO MADEIRA PARA VISITANTES.
No campo "Descrição", informe a descrição do serviço e a sua finalidade:
Exemplo: Solicitação de acesso as dependências do palácio rio madeira após as 13:30.
No campo “Previsão Legal”, insira as normas que sustentam o serviço da Instituição.
No campo “Hipótese de Tratamento”, selecione a Base Legal da LGPD (Lei 13.709) que autoriza o manuseio dos dados do cidadão: Execução de politicas públicas (Art. 7º, IV, ou Art. 11, II, ‘b', LGPD):
No campo “Documentação Necessária”, liste os documentos exigidos para a solicitação do serviço (Ex: RG, CPF, comprovante de endereço, etc.), evite abreviações:
O gestor de serviço deverá destacar o texto do campo "Documentação Necessária", ao selecionar o texto e clicar no símbolo "B", que corresponde a função negrito e deverá selecionar a opção "Lista de marcadores" para colocar o texto em tópicos.
¶ 📝 Instruções de Preenchimento:
No campo “Documentação Necessária”, liste os documentos exigidos para a solicitação do serviço (Ex: RG, CPF, comprovante de endereço, etc.).
¶ ⚙️ Instruções de Formatação (para o Gestor):
O gestor de serviço deve formatar o texto da seguinte forma:
Destacar o Título: Selecione o texto e clique no símbolo "B" (Negrito).
Organizar o Conteúdo: Selecione a lista de documentos e clique na opção "Lista de marcadores" para exibi-los em tópicos.
No campo “Quem Pode Solicitar”, descreva o perfil do público-alvo que pode usufruir do serviço (Ex: Cidadão, Empresa, Servidor Público):
Nesta tela, no campo “Categoria”, você deverá realizar a classificação de acordo com o serviço cadastrado, essas categorias representam diferentes setores de atividade econômica e social do órgão que está sendo cadastrado o serviço:
Após preencher o campo Categoria, clique no botão "Próximo".
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Cadastrar departamento responsável
Nesta tela, cadastre o departamento responsável pelo atendimento no campo “Departamento”, e selecione os locais de prestação do serviços (é possível adicionar mais de um departamento que realize alguma etapa do atendimento):
Nesta tela, você deverá selecionar o endereço escolhido:
Após selecionar o endereço, clique no botão "Salvar".
Atenção: O departamento responsável por atualizar os endereços do órgão é o Chefe do Recursos Humanos - RH.
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Forma de Atendimento
No campo “Tempo de Espera para o Atendimento”, informe o prazo de atendimento do serviço. Este tempo deve incluir:
1. Serviço Presencial: O tempo entre receber a senha e ser chamado.;
2. Serviço Online: O tempo de análise (aprovação ou reprovação) da solicitação. O formato pode ser em horas, dias, meses ou anos. Exemplo: 1 hora.
No campo “Prazo para realização do serviço”, informe o tempo total necessário para a execução do serviço, desde o seu início até o término:
Exemplo: 2 horas.
No campo "Forma de Atendimento", selecione como o serviço é oferecido na departamento (presencial, online, híbrido, etc.).
¶ ⚙️ Instruções de Preenchimento da Forma de Atendimento
Atenção: Os serviços são disponibilizados conforme o cadastro realizado pelo gestor. Siga as instruções detalhadas abaixo para o preenchimento:
Presencial: Ao selecionar esta opção, o serviço é disponibilizado para agendamento pelo cidadão. O atendente poderá consultar os agendamentos realizados para efetuar o atendimento presencial no local indicado;
Externo: Ao escolher esta opção, o gestor indica que o usuário será redirecionado para outro sistema, site ou plataforma para obter o atendimento necessário;
Online (na Própria Plataforma): Esta opção permite que os atendentes realizem todo o atendimento e a finalização do serviço dentro da própria plataforma.
¶ Atendimento Presencial
Forma de atendimento "Presencial", deverá ser preenchido o campo:
Prioridade de Atendimento: De acordo com a Lei nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que prevê atendimento prioritário às pessoas com deficiência física, idosos com idade igual ou superior a 60 anos, gestantes, lactantes e pessoas acompanhadas por crianças de colo.
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Definição de limite diário para atendimento Presencial
Para definir o limite diário do atendimento presencial, após o término de todas as etapas, será necessário selecionar o departamento e depois a área responsável pelo atendimento.
Nesta página você deverá selecionar o campo “Editar Limite”, para informar o quantitativo diário de atendimento.
Agendamentos: mostra as solicitações de atendimentos diários.
Inativar: Inativa os agendamentos.
Após informar o limite diário de agendamento, deverá selecionar o campo “Salvar”.
¶ Atendimento Externo
Forma de atendimento "Externo", deverá ser preenchido o campo:
Prioridade de Atendimento: De acordo com a Lei nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que prevê atendimento prioritário às pessoas com deficiência física, idosos com idade igual ou superior a 60 anos, gestantes, lactantes e pessoas acompanhadas por crianças de colo;
Externo: O gestor deverá inserir o link do sistema para o qual o cidadão será levado para atendimento. A Instituição disponibilizará o link para atendimento do serviço.
¶ Atendimento Online
Forma de atendimento "Online", deverá ser preenchido o campo:
Prioridade de Atendimento: De acordo com a Lei nº 10.048, de 8 de novembro de 2000, que prevê atendimento prioritário às pessoas com deficiência física, idosos com idade igual ou superior a 60 anos, gestantes, lactantes e pessoas acompanhadas por crianças de colo.
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Cadastro de Etapas do Serviços
Nesta tela, você deverá cadastrar as "Etapas". As etapas representam o passo a passo de processamento do pedido do cidadão pela organização. Para começar, clique no botão "Adicionar Nova Etapa".
¶ 📝 Cadastro de Detalhes da Etapa
Nesta tela, preencha os seguintes campos para detalhar a etapa do serviço:
Nome da Etapa: Descreva o título da etapa do serviço;
Exemplo: Análise de Documentos.
Descrição: Informe a descrição completa da etapa e a sua finalidade;
Informações Adicionais: Preencha com informações complementares necessárias (campo opcional).
No campo "Estimativa de Prazo de Atendimento", preencha o tempo necessário para a realização desta etapa do serviço. Após o preenchimento, clique no botão "Salvar".
Após ser cadastrado todas as etapas do serviço, caso seja necessário desativar uma das etapas, basta clicar no botão "Desativar", no canto superior direito, conforme destacado.
Caso seja necessário alterar a ordem das etapas, clique, segure e arraste.
Para realizar alterações ou adicionar informações as etapas cadastradas, basta clicar no ícone destacado no canto superior a direita:
Após adicionar todas as etapas do serviço, clique no botão "Concluir" para finalizar o cadastro. Você será, então, redirecionado para a tela “Detalhes do Serviço”:
¶ Inserir anexos
O campo Anexos é destinado à inserção de documentos ou formulários que o cidadão precisa acessar durante o serviço. O gestor deve utilizar este campo para disponibilizar qualquer material de apoio ao usuário, basta clicar na opção “Anexos” e adicionar os anexos que deseja publicar:
¶ Cadastrar Informativos
¶ 📢 Cadastro e Gestão de Informativos
O campo Informativos é destinado a cadastrar comunicados e alertas pontuais sobre o serviço (Ex: serviço fora do ar por tempo determinado).
Para cadastrar um novo informativo:
Clique na opção "Informativos";
Clique em "Cadastrar Informativo";
Digite a informação que deseja repassar.
Importante: Todo informativo possui um período de validade. Certifique-se de que o comunicado seja retirado ou atualizado assim que a situação (problema/alerta) for resolvida.
O informativo será exibido desta forma para o cidadão no Portal do Cidadão:
¶ Publicar o serviço no Gov.Br
O campo Governo Federal é utilizado para publicar o serviço no Gov.br, tornando-o acessível na plataforma do Governo Federal. Para publicar, clique em Governo Federal e, em seguida, em Publicar:
¶ Cadastrar Taxas
¶ 💰 Cadastro de Taxas (DAREs)
Este campo é destinado ao cadastro de serviços que requerem a emissão de DAREs (Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais ou similar) para pagamento de taxas pelo cidadão. Se o serviço exigir o pagamento de tributos ou taxas, ele deve ser cadastrado aqui.
¶ 🔢 O que é o Código de Receita?
O Código de Receita é um código numérico fundamental que identifica o tipo específico de tributo, taxa ou contribuição a ser pago ao órgão público (como Receita Federal, secretarias estaduais ou municipais de fazenda).
¶ 🛠️ Como Cadastrar a Taxa:
Clique na opção "Taxas";
Clique em "Cadastrar Fato Gerador";
Escolha uma das duas formas de cálculo para cadastrar o código:
- Pelo Valor da Taxa: Utilizado quando a taxa possui um valor fixo para o serviço;
- Pela UPF (Unidade Padrão Fiscal): Utilizado quando o cálculo da taxa é baseado na UPF, que é um indexador monetário (como o de Rondônia) usado para corrigir e calcular valores de tributos e multas.
¶ Cadastro de Formulário do Serviço Online
Ao selecionar a opção de Atendimento Online, o gestor deve cadastrar o formulário de solicitação. Na tela “Detalhes do Serviço”, clique no ícone "+ Criar Formulário".
Nesta tela, deverá ser preenchido o formulário do serviço, com as informações necessárias para prosseguimento do serviço.
Deverá clicar no ícone de olho para visualizar os campos “Dados Pessoais” e “+ Nova Pergunta”.
- Dados Pessoais: São dados que o governo possui do cidadão, para que o governo não necessite solicitar o mesmo documento várias vezes;
- Nova Pergunta: São dados necessários para prosseguimento do atendimento que o governo não possui.
OBERVAÇÃO: O nome da STEPs pode ser editada clicando no ícone de caneta ou apagada clicando na lixeira, observe na imagem abaixo:
ATENÇÃO: Para o formulário do serviço, deverá ser acrescentado o campo "Dados Pessoais", que é agregado para evitar a repetição de solicitações de documentos diversos para a realização do serviço, ou somente criar as solicitações
Ao clicar em “Dados Pessoais”, será redirecionado para uma tela com várias opções de dados que podem ser adicionados no formulário, sendo elas: Dados básicos, endereço, contato, filiação, dependentes, escolaridade, dados bancários, documentos.
Selecione apenas dados que o serviço necessite da informação.
Nesta tela, preencha os "Dados Básicos":
Observação: As marcações acima são meramente ilustrativas, portanto o responsável pelo cadastro deverá selecionar os campos que forem necessários para a realização do serviço.
Nesta tela, selecione os dados básicos de "Endereço":
Caso o serviço não necessite desta informação, não é válido o seu preenchimento.
Aqui, selecione os dados básicos de "Contato":
Nesta tela, poderá selecionar os dados básicos de "Escolaridade":
Nesta tela, poderá preencher o campo "Dados Bancários":
Nesta tela, poderá selecionar os dados básicos de "Documentos":
Após preencher os campos supracitados, clique no botão "Salvar".
Caso o formulário necessite de dados além do que possui no passo a passo anterior, selecione a opção "+ Nova Pergunta":
Na tela "Criar Pergunta", deverá ser preenchido os campos:
Texto da Pergunta: É a pergunta de como deve exibir no formulário;
Exemplo 1: Anexe sua certidão de nascimento;
Exemplo 2: Número do código único da conta de energia.
No Campo Tipo de Pergunta: Deverá ser selecionado dentre as opções, o tipo que melhor se adequa a pergunta:
Neste campo, selecione se a pergunta é "Opcional", ou não:
O campo, selecione a opção em que se adequa as normas da Lei Geral de Proteção de Dados:
DADO PESSOAL: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
DADO PESSOAL SENSÍVEL: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
Ao final, clique no botão "Salvar".
Nesta tela, irá aparecer todas as informações adicionadas durante o cadastro do formulário. Poderá ser excluída caso necessário:
Clique no botão "Excluir".
Após realizar as alterações no formulário, clique no botão "Voltar".
¶ Publicação do Serviço
Para confirmar a publicação de todos os serviços cadastrados, clique no botão "Publicar" nesta tela:
Após isso, confirme a publicação dos serviços cadastrados.
Observação: Após clicar na opção publicar, o serviço ficará disponível para que o cidadão realize a solicitação do serviço.
Nesta tela, irá aparecer a mensagem de Sucesso, confirmando a publicação do serviço:
Para confirmar e finalizar, clique no botão "OK".
¶ Despublicação do Serviço
Caso o gestor de serviços necessite desativar ou alterar o serviço já publicado, deverá selecionar o campo "Despublicar".
Para confirmar a despublicação do serviço, selecione "Despublicar".
Para confirmar e finalizar, clique no botão "OK".
Atenção: Em caso de dúvidas quanto aos cadastros, solicitações e agendamentos entre em contato com a Gerência de Transformação Digital através do
WhatsApp: 69 3212-9520.